Les meilleures façons de donner une référence positive à un employé

À mesure que le marché du travail devient de plus en plus concurrentiel, une recommandation positive et élogieuse d’un employeur précédent ou actuel pourrait être l’outil le plus précieux pour une personne à la recherche d’un emploi. Si vous voulez fournir une référence positive à un employé, vous devez réfléchir sérieusement à la manière dont vous présenterez cette personne. En considérant ce que vous allez dire ou écrire pour la personne et en la présentant de la manière la plus positive et professionnelle possible, vous pouvez aider un employé ou une autre personne à trouver le travail de ses rêves.

Méthode One of Two:
L'écriture

1 Proposez d'écrire une lettre positive. Si quelqu'un vous contacte pour lui fournir une référence, considérez d'abord sa demande. Si vous avez eu une bonne expérience avec la personne et pouvez appuyer positivement sa candidature à un poste, proposez-lui de lui écrire une lettre positive. Cependant, il est important que vous soyez honnête, car votre réputation pourrait être endommagée si la personne n'agit pas comme vous l'avez décrit lors de son nouvel emploi.
- Ne proposez pas d'écrire une lettre si vous ne pouvez rien écrire de sincèrement positif. Vous ne voulez pas nuire aux chances de la personne d'obtenir un emploi.^[1]
- N'acceptez que de fournir une référence si vous avez travaillé avec la personne pendant une période plus longue. Il est difficile de comprendre les capacités et le style de travail de quelqu'un en quelques mois.^[2]
- Assurez-vous que vous êtes la personne appropriée pour fournir la référence. Cela peut nécessiter de vérifier les politiques de votre entreprise sur les références.
2 Découvrez la position et les détails du travail. Demandez à la personne de vous donner des informations sur le travail pour lequel elle postule et toute autre donnée pertinente à connaître, y compris son CV.^[3] Vous devez également collecter toutes les informations pertinentes pour le travail de la personne, telles que les évaluations de performance.^[4]
- Demandez à la personne pour qui vous écrirez une lettre de référence de vous parler de l'emploi pour lequel vous la recommanderez, d'un curriculum vitae à jour et d'autres informations telles que comment elle pense avoir contribué à votre entreprise ou à vos projets et comment elle pourrait en bénéficier. nouveau lieu de travail.^[5]
- Pensez à lire votre correspondance avec la personne pour évaluer son professionnalisme et son fonctionnement. Vous pouvez également utiliser les évaluations de performances à cette fin.^[6]
3 Rédiger une lettre préliminaire. Avant de fournir à la personne une référence positive pour votre ancien employé ou collègue, utilisez les informations que vous avez recueillies pour rédiger une lettre préliminaire. Cela vous aidera à vous assurer que votre référence est positive et complète.
- Une lettre de référence devrait comporter entre une et deux pages. Si vous écrivez plus longtemps, l'employeur potentiel peut ne pas lire l'intégralité du texte et pourrait manquer des informations essentielles sur le candidat.^[7]
- Une brève introduction doit indiquer le nom de la personne, le travail pour lequel elle postule et si vous le recommandez pour le poste.^[8] Par exemple, vous pourriez écrire «C'est avec plaisir que je recommande Christopher Smith pour le poste de directeur de marque. Christopher a apporté une contribution significative à mon travail / cette entreprise et je pense qu'il pourrait être un atout important pour votre équipe. »
- Le corps de la lettre peut comporter 1 à 3 paragraphes et doit indiquer combien de temps vous avez connu la personne, à quel titre vous avez travaillé ensemble, discuter et mettre en évidence ses compétences et comment cette personne pourrait bénéficier à l’employeur potentiel.^[9] Vous voulez fournir des preuves concrètes de la raison pour laquelle la personne est le meilleur candidat pour le poste.^[10]
- Vous pouvez également discuter du caractère de la personne dans le corps de la lettre, mais vous devez faire attention à ne pas inclure d'informations personnelles, qui pourraient non seulement nuire à un employeur potentiel, mais pourraient également être illégales.^[11]
- Vous devez terminer avec un bref paragraphe récapitulatif en notant que vous recommandez fortement la personne et en vous proposant de vous rendre disponible si l'employeur potentiel a des questions.^[12] Par exemple, «Sur la base de mon expérience avec Christopher Smith, je le recommanderais pour le poste de directeur de marque avec Brand Management, Inc. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me contacter par e-mail ou par téléphone.
4 Utilisez des mots positifs et exploitables. Lorsque vous rédigez et révisez ultérieurement votre lettre de référence, vous devez vous assurer d'utiliser un langage à la fois positif et utilisable pour décrire le candidat. Cela peut aider l'employeur potentiel à mieux comprendre le candidat et à lui donner une image plus positive.^[13]
- Utilisez des verbes tels que collaborer, coopérer et promouvoir.^[14]
- Utilisez des noms tels que l'équipe, les ressources et la responsabilité.^[15]
- Utilisez des adjectifs tels que fiable, intelligent, bon enfant, diligent.^[16]
- Vous pouvez mettre ces mots ensemble dans des expressions telles que «Christopher et moi avons collaboré à un projet de marketing et il a été un atout important pour gagner plusieurs nouveaux clients. C'est un membre d'équipe responsable et amical qui aura un impact positif sur votre entreprise. »^[17]
5 Soyez honnête et n'exagérez pas. Vous voulez vendre le candidat le mieux possible tout en étant honnête sur ses qualifications. Il y a une limite entre l'honnêteté et l'exagération et vous voulez éviter cela afin que les employeurs potentiels ne trouvent pas votre lettre malhonnête.^[18]
- Vous n'avez pas nécessairement besoin de dire que la personne est la meilleure ou la plus grande, à moins de l'être. Au lieu de cela, envisagez d'écrire quelque chose comme «Christopher est l'un des collègues les plus responsables et les plus collégiaux avec qui j'ai eu le plaisir de travailler.» Lorsque vous évaluez les compétences et les capacités techniques de quelqu'un, vous écrivez parmi les 5% de chefs de marque avec lesquels j'ai travaillé. ”
6 Révisez et copiez votre lettre. Une fois que vous avez rédigé une lettre préliminaire, révisez le texte pour le renforcer et affinez tous les domaines nécessitant un développement supplémentaire. Cela vous permettra également de copier les modifications de la lettre pour toute erreur d'orthographe, de ponctuation ou de grammaire.
- Assurez-vous que le brouillon révisé comporte les éléments appropriés d'une introduction, d'un corps et d'une clôture qui soient honnêtes, incorporent un vocabulaire positif et présentent la meilleure image possible du candidat.^[19]
- Pensez à lire la lettre à haute voix pour entendre d'éventuelles erreurs et pour vous assurer qu'elle semble professionnelle.^[20]
- Assurez-vous que les informations que vous fournissez dans la lettre sont adaptées au nouvel emploi.^[21]
7 Formatez votre lettre. Avant de pouvoir envoyer une lettre de référence, vous devez la formater correctement. Cela peut aider à s'assurer que l'employeur potentiel prend votre lettre de référence au sérieux.^[22]
- Assurez-vous que la lettre est sur le papier à en-tête de l'entreprise.^[23]
- Sur la première ligne de texte, inscrivez la date de la lettre de référence.
- Immédiatement sous la date, indiquez l'adresse de l'employeur potentiel. Adressez-le soit au superviseur éventuel du candidat, soit au service des ressources humaines.
- Indiquez votre adresse de contact sous les informations de l'employeur potentiel.
- Après votre salutation, assurez-vous de signer votre nom à l’encre noire et d’imprimer votre nom en dessous. Vous pouvez inclure votre titre, email et numéro de téléphone si vous le souhaitez.
8 Relisez une dernière fois. Avant d'envoyer la lettre de référence, relisez le texte une dernière fois. Cela peut aider à vous assurer que vous n'avez commis aucune erreur ou omis des informations importantes.

But
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Méthode 1 Quiz

Lesquels des éléments suivants font tous partie d’une bonne lettre de référence?

Méthode deux sur deux:
Donner une référence verbale

1 Vérifiez la politique de votre entreprise concernant les références verbales. Certaines entreprises n'autorisent que les employés à diffuser des informations de base telles que la durée d'emploi. Certains ne permettent que des références écrites. Confirmer la politique de référence de votre entreprise peut vous aider à fournir la meilleure référence verbale possible.
2 Acceptez de fournir une référence verbale. Si un employé ou un collègue vous demande de lui donner une référence, assurez-vous que vous pouvez accepter positivement la demande. Si vous avez eu une bonne expérience avec la personne et pouvez appuyer sa demande, proposez-lui de fournir une référence à l'employeur potentiel.
- Ne proposez pas de servir de référence si vous ne pouvez pas dire quelque chose de positif à propos de la personne. Vous ne voulez pas subvertir ses chances d'obtenir le travail.^[24]
- N'acceptez que de parler à un employeur potentiel si vous avez travaillé avec la personne pendant un certain temps. Il peut être difficile de répondre à des questions sur une personne ou ses compétences dans quelques mois.^[25]
- Assurez-vous que vous êtes la personne appropriée pour fournir la référence, ce qui peut nécessiter de vérifier auprès de votre patron ou les politiques de l'entreprise sur les références.
3 Demandez à la personne des informations à utiliser pour votre référence. Vous aurez besoin d'informations de base sur le travail pour lequel vous postulez et sur toute autre donnée pertinente que vous devez connaître.^[26]
- Demander des informations sur le travail potentiel du candidat et un CV mis à jour. Vous voudrez peut-être même une évaluation de la façon dont elle pense avoir contribué à votre entreprise ou à vos projets et comment elle pourrait bénéficier de son nouveau lieu de travail.^[27]
- Vous devez également collecter toutes les informations pertinentes pour le travail de la personne, telles que les évaluations de performance.^[28]
- Pensez à lire votre correspondance avec la personne pour évaluer son professionnalisme et son fonctionnement. Vous pouvez également utiliser les évaluations de performances à cette fin.^[29]
4 Programmer une conversation téléphonique. La plupart des références verbales sont fournies par téléphone et vous voudrez prévoir un rendez-vous avec l'employeur potentiel du candidat. Le fait de mettre de côté un moment précis pour discuter du candidat peut aider à garantir que vous êtes en mesure de donner une référence complète, professionnelle et positive.
- Soit le candidat donne vos coordonnées à l'employeur potentiel ou demande au candidat les données appropriées à la nouvelle entreprise.
- Assurez-vous de planifier le rendez-vous pour un moment où vous êtes détendu et pas pressé de faire une réunion.
5 Composer des notes pour la référence du téléphone. Une fois que vous avez eu la possibilité de planifier une réunion et de recueillir des informations pertinentes, dessinez des notes sur le candidat. Cela peut vous aider à ne pas oublier les informations importantes sur les compétences ou le comportement du candidat pendant la conversation.
- Comme vous ne saurez pas quelles questions l'employeur peut poser, assurez-vous d'écrire des notes sur divers aspects du candidat, y compris comment vous les connaissez et pour combien de temps, en quelle qualité vous avez travaillé ensemble et une évaluation de leurs compétences.
6 Répondez aux questions de manière approfondie et honnête. Une référence verbale vous obligera souvent à répondre aux questions d'un employeur potentiel sur le candidat. Avoir des notes et répondre aux questions de manière aussi détaillée et honnête que possible peut aider le candidat à décrocher le poste.
- Assurez-vous de ne pas exagérer les qualifications de la personne. Vous ne devez pas nécessairement dire «il est le plus grand jamais», mais peut objectivement dire «il est l'un des meilleurs collègues / employés que j'ai jamais eu».
- Rappelez-vous que hésiter sur une réponse peut donner l'impression que vous êtes malhonnête.
7 Incorporer des mots et des phrases positifs et descriptifs. Lorsque vous répondez aux questions de l'employeur potentiel, veillez à incorporer des mots qui rendent le candidat attrayant. Cela peut donner au candidat l'avantage sur les autres pour le travail.^[30]
- Vous pouvez utiliser divers verbes, noms et adjectifs pour décrire la personne. Plus vous pouvez être descriptif, plus il est utile pour l'employeur potentiel.^[31]
- Par exemple, vous pouvez dire que des choses comme «Christopher est un résolveur de problèmes très créatif» ou «elle communique clairement ses idées».^[32]
- Assurez-vous d'utiliser un langage qui intègre également les compétences dont la personne aura besoin dans son nouveau poste.
8 Évitez les sujets personnels. Ne parlez que de choses pertinentes pour la performance professionnelle de la personne, telles que ses compétences supérieures en leadership ou sa capacité à résoudre des conflits entre collègues. Ne parlez pas de sa vie personnelle, car cela pourrait le rendre - et vous - moins professionnel aux yeux des employeurs potentiels.
- Ne discutez de rien, y compris la religion, l'état civil, l'âge ou la santé.
- Fournir des informations personnelles pourrait compromettre les chances du candidat d'être embauché. Cela peut également être illégal selon le type d'informations que vous divulguez.
9 Terminez la conversation de référence. Terminez la référence du téléphone une fois que vous avez répondu aux questions de l'employeur potentiel. Vous pouvez poser des questions si vous pensez que cela est nécessaire ou éclairer davantage la personne. Assurez-vous de remercier l'employeur potentiel et proposez de fournir des informations supplémentaires si nécessaire.