Comment déposer un grief

Un grief est défini comme une plainte écrite formelle. La plainte allègue une faute, une inégalité ou une injustice commise par une personne ou une entreprise contre une autre. Il y a beaucoup de situations dans lesquelles vous pourriez vouloir déposer un grief: parce que votre employeur vous a traité de manière injuste, parce qu'une entreprise a fourni des biens ou services inférieurs, ou parce que votre contrat d'assurance vous a été refusé. Le format et les procédures des politiques de règlement des griefs varieront considérablement. Néanmoins, il y a des éléments communs au dépôt d'un grief.

Première partie de quatre:
Documenter la plainte

1. 1 Notez tout ce dont vous vous souvenez de l'incident. Dès que possible, documentez ce qui s'est passé. Par exemple, si une promotion vous a été refusée, notez votre mémoire de la réunion où vous avez reçu une explication orale.
   • Notez les noms des employés du magasin ou de toute autre personne contre laquelle vous avez une plainte. Demandez le prénom et le nom: les représentants du service clientèle ne donnent souvent qu'un prénom.
   • Notez le jour et l'heure, ainsi que l'emplacement de l'incident. Si vous souhaitez déposer un grief contre le conducteur d'une entreprise de transport, vous devez noter non seulement le numéro de la plaque d'immatriculation mais également le lieu de l'incident.
2. 2 Conserve les documents. Gardez toute communication entre vous et la partie contre laquelle vous avez un grief. Conservez non seulement des communications formelles, telles que des lettres, des factures et des reçus, mais également des communications informelles telles que des notes manuscrites ou des e-mails.
   • Conservez vos documents dans un endroit sûr, comme un coffre-fort ou dans un coffre-fort. De plus, vous pouvez numériser tous les documents afin de toujours avoir une copie électronique.
3. 3 Parlez aux témoins. Si quelqu'un a observé l'incident, parlez-leur. Par exemple, si quelqu'un a été témoin de harcèlement au travail, vous devriez noter qui il était. Si un étranger constate un mauvais service dans un magasin, essayez d’obtenir son nom et ses coordonnées.
   • Parler aux témoins est également un bon moyen de juger si vous avez mal compris la situation. Par exemple, plusieurs témoins ont peut-être entendu quelqu'un dire quelque chose de différent de ce que vous avez entendu.
4. 4 Rechercher des preuves entre les mains de tiers. De nombreuses entreprises ont des caméras de sécurité qui enregistrent ce qui se passe dans le magasin ainsi que le parking. De nombreuses villes ont également installé des caméras qui prennent des photos des intersections. Le cas échéant, vous pouvez demander cette preuve.
   • À ce stade, vous devriez simplement demander la preuve. Même si le magasin ne veut pas vous remettre une copie, demandez-lui de la conserver. Si vous déposez une plainte, vous pouvez obtenir une copie avec une citation à comparaître.
   • Vous pouvez parfois obtenir une vidéo à partir d'un tableau de bord de la police en remplissant un formulaire de demande de droit de savoir.^[1] Contactez le service de police pour obtenir toute vidéo qu'ils pourraient avoir.

Deuxième partie de quatre:
Résolution informelle

1. 1 Rencontrez de manière informelle votre superviseur. Certaines entreprises exigent que leurs employés rencontrent leur superviseur de manière informelle pour discuter de leur grief. Cela devrait arriver avant que toute paperasse soit déposée.
   • Même si vous n'êtes pas obligé de vous rencontrer de manière informelle, cela peut être une bonne idée de le faire. Bien souvent, l’autre partie ignore comment ses actions ou ses déclarations sont perçues par les autres. En articulant comment vous avez été lésé et ce que la personne ou l'entreprise peut faire pour soulager ces sentiments, vous les avertirez de leur comportement.
   • Vous pouvez également chercher une solution informelle en dehors du contexte de l'emploi. Si vous avez une plainte auprès d'une entreprise, vous pouvez vous arrêter et parler à un employé ou à un employé, qui pourra éventuellement vous rembourser.
   • Réunir de manière informelle est également un excellent moyen de connaître les politiques à suivre pour déposer un grief formel. Si vous ne recevez pas une résolution satisfaisante de manière informelle, demandez qui vous devriez contacter pour déposer une plainte officielle.
2. 2 Apportez des copies des pièces justificatives. La personne que vous rencontrez peut souhaiter voir toute la documentation que vous avez.
   • Un vendeur voudra voir un reçu ainsi qu'un échantillon des marchandises que vous prétendez être inférieures.
   • N'apportez que des copies. Préserve les originaux à la maison ou dans un autre espace sécurisé. Si vous remettez les originaux à une autre personne, il risque de les perdre.
3. 3 Pensez à utiliser un médiateur. Certaines entreprises et organisations ont formé des médiateurs au sein de leur personnel. Vous pouvez utiliser un médiateur lors de la phase de résolution informelle.^[2]
   • En raison des coûts de la médiation, vous ne voudrez peut-être pas faire appel à un médiateur, sauf si l'organisation ou l'entreprise vous en fournit un gratuitement. Les médiateurs formés peuvent coûter plus de 1 000 dollars par jour.^[3]
   • La médiation reste une possibilité après le dépôt d'une plainte officielle. À ce moment-là, il est beaucoup plus probable que l'entreprise ou l'organisation paiera la facture.
   • Si vous souhaitez régler une plainte avec un magasin, un professionnel (comme un avocat) ou un fournisseur de soins de santé, vous ne devriez pas payer pour un médiateur. Au contraire, vous devriez simplement vous présenter à une réunion.
4. 4 Renseignez-vous sur les prochaines étapes. La personne que vous rencontrez peut ne pas être en mesure de résoudre le problème immédiatement. Même si vous devez attendre une décision, vous devriez vous renseigner sur les prochaines étapes au cas où vous ne seriez pas satisfait du règlement proposé.
   • Si vous vous plaignez auprès d'un commis de magasin ou d'un autre représentant du service à la clientèle, vous devez immédiatement demander à parler à un superviseur si vous ne parvenez pas à régler votre plainte.

Troisième partie de quatre:
Dépôt d'un grief

1. 1 Contactez le service approprié. Si vous n'êtes pas satisfait de la résolution proposée par votre superviseur, contactez le nom de la personne ou du service que votre superviseur vous a indiqué.
   • Si vous appartenez à un syndicat, vous devriez également vérifier avec votre représentant syndical. Les règles syndicales prévoient souvent une représentation lors du processus de règlement des griefs.Vous voudrez les impliquer tôt.
2. 2 Étudiez les règles et les procédures. Chaque entreprise ou entreprise a ses propres règles et règlements. Par exemple, vous devrez peut-être déposer dans un certain délai. En outre, la société indiquera qui vous devez contacter en premier. Vous devriez recevoir un document expliquant les procédures. alternativement, l'entreprise peut vous diriger vers un site Web.
   • Suivez les procédures spécifiées. Si vous ne le faites pas, l'entreprise peut simplement ignorer votre grief et vous devrez recommencer le processus.
3. 3 Sécuriser une copie du formulaire de grief. Le formulaire peut être imprimé ou en ligne. Vous devriez remplir le formulaire sous quelque forme que ce soit qui vous rend le plus confortable.
   • Certains formulaires en ligne peuvent ne pas vous fournir une impression des informations que vous avez soumises. Au lieu de cela, vous pourriez seulement obtenir un code de confirmation. Si vous avez le choix entre un formulaire en ligne ou une copie papier, vous devez remplir la copie papier pour avoir un dossier.
4. 4 Remplissez le formulaire de grief. Chaque formulaire de réclamation est différent, mais tous devraient demander des informations similaires:
   • Votre nom, adresse et informations de contact, telles que le téléphone et l'e-mail.^[4] Si vous vous plaignez d'un fournisseur de soins de santé ou d'une société émettrice de cartes de crédit, votre numéro de compte et votre date de naissance vous seront demandés.^[5]
   • Le nom de la personne dont vous vous plaignez (le cas échéant).
   • Les noms des témoins qui peuvent appuyer votre grief avec des faits pertinents.^[6]
   • La nature du grief. Souvent, vous recevrez un espace pour taper votre plainte.^[7]
   • Votre signature et votre date.
   • Conservez une copie de votre formulaire rempli et ne joignez que des copies de tout document ou preuve.
5. 5 Déposer tôt. Vous devez respecter les délais pour déposer un grief. Celles-ci varient selon l'entreprise ou l'organisation, mais elles doivent être décrites dans les politiques et procédures que vous avez obtenues lorsque vous avez initié le processus de règlement des griefs.
   • Si vous devez poster un formulaire de grief, vérifiez si la date limite s'applique à la date de réception du formulaire de grief ou à la date de son envoi.
   • Envoyez le formulaire de courrier certifié pour que vous sachiez qu'il est arrivé.
6. 6 Participer à l'enquête. Un enquêteur de la société chargé d’examiner votre grief peut vous contacter. La personne peut souhaiter vous interviewer en personne ou par téléphone.
   • Vous pouvez vous préparer en examinant vos documents, y compris ce que vous avez écrit peu après l'incident. Ces documents peuvent vous rafraîchir la mémoire.

Partie quatre de quatre:
Poursuivre les prochaines étapes

1. 1 Appel de la décision de l'entreprise. Si l'entreprise ne fournit pas de solution satisfaisante, vous devez vérifier si vous pouvez faire appel de la décision. Tout processus d'appel devrait être inclus dans la lettre expliquant la décision de l'entreprise.
   • Parfois, les délais sont courts. Vous devez localiser le délai immédiatement et vous y conformer.
2. 2 Envisager un mode alternatif de résolution des conflits. Bien qu'une entreprise puisse ne pas se porter volontaire pour vous indemniser, elle peut proposer une médiation ou d'autres formes de RED, telles que la négociation ou l'arbitrage. Les entreprises proposent souvent aux ADR de rester en dehors des tribunaux car les ADR coûtent souvent moins cher qu’un procès à part entière.
   • Reconnaissez que l’ADR peut être contraignant. L'arbitrage, en particulier, est comme un procès: vous présentez des preuves à un arbitre et acceptez d'être lié par la décision. Vous ne pouvez pas faire appel au tribunal si vous n'aimez pas le résultat.
   • La médiation et la négociation ne sont généralement pas contraignantes. Vous pouvez vous éloigner des discussions si vous n'êtes pas satisfait des résultats.^[8]
3. 3 Rencontrer un avocat. Il existe de nombreuses voies légales à suivre en fonction de votre grief. Un avocat peut donner de bons conseils quant à la poursuite de l’ADR ou à la poursuite d’une plainte plus formelle.
   • Par exemple, si vous accusez votre employeur de discrimination ou de représailles, votre avocat vous conseillera lors du dépôt d’une plainte auprès de la Commission pour l’égalité d’emploi ou avec un conseil d’État équivalent.
   • Si votre plainte concerne un service de qualité inférieure ou des produits achetés auprès d'une entreprise, votre mandataire peut vous aider à déposer une réclamation pour violation de contrat.
   • Si vous souhaitez contester le refus de couverture en vertu d’un contrat d’assurance, votre avocat peut vous aider à intenter une action en justice.