La gestion des documents sur Mac est un problème croissant, car de plus en plus d'utilisateurs universitaires et professionnels utilisent aujourd'hui les ordinateurs Mac comme leur meilleur partenaire. Il est important d'apprendre à gérer efficacement les documents sur Mac.

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  1. 1 Ayez un emplacement central dans lequel vous stockez vos documents. Où stockez-vous vos documents et fichiers? Il est facile d'enregistrer un fichier sur le bureau ou tout autre dossier à portée de main, mais ce sera un cauchemar si vous récupérez les fichiers la prochaine fois. Donc, la toute première chose est de stocker des documents dans un endroit où vous stockerez toujours les documents. Même cela coûte peu plus de clics. En faisant cela, vous avez établi les bases de la gestion des documents sur Mac.
  2. 2 Être capable de les récupérer. Mark and retrieval, le deuxième facteur de gestion du document sur Mac. Pour que vous puissiez trouver vos fichiers quand vous en avez besoin, créer un symbole est essentiel. Eh bien, pour les utilisateurs de Mac, «Spotlight» est assez facile à trouver, comme les titres, la date de création de fichier, etc. Les métadonnées aident beaucoup. Les "métadonnées" contiennent de nombreuses informations sur le document, telles que le sujet, les auteurs, le type, l'heure, la taille ou l'ISBN. Pour ces méta-informations, vous pouvez utiliser les logiciels de gestion de documents. En utilisant les «DMS» et les «métadonnées», vous pouvez trouver vos fichiers par sujet, type, taille, date ou même des mots-clés dans le contenu! Aussi simple que d'utiliser le projecteur!
  3. 3 Avoir la sécurité Comment faire pour que votre création ou vos fichiers personnels soient piratés ou publiés partout sur Internet? Il existe deux méthodes pour faire cela. Vous pouvez modifier le privilège utilisé par le fichier. Ou vous pouvez facilement mettre cela dans le dossier Sécurité du logiciel de gestion de documents, que le dossier ne peut être ouvert que par votre mot de passe personnel.
  4. 4 Avoir une méthode de distribution. La «Distribution», en tant qu’entreprise ou projet d’aujourd’hui, nous ne pouvons pas simplement garder nos créations dans notre Mac, nous devons publier ou envoyer les documents à d’autres membres de la famille. La manière de livrer notre travail à d'autres en toute sécurité et correctement est l'un des aspects importants du système de gestion de documents. Habituellement, il existe trois méthodes différentes: 1). 2) réseau. 3) .hard copie. Et le moyen le plus pratique, le plus rapide et le plus respectueux de l'environnement est de partager votre document par le biais du réseau. Il existe de nombreux services de partage de documents Internet célèbres et gratuits, tels que Google doc et slideshare.com. De plus, le partage des fichiers sur un réseau local ou de bureau est également nécessaire. Normalement, avec une liste de partage intelligente dans un bon logiciel de gestion de documents, tous les moyens et méthodes de sortie sont pris en charge.
  5. 5 Être capable de suivre vos documents. La «traçabilité», il est important que vous enregistriez l’historique de navigation de vos documents partagés, comme qui et quand il a été vu par votre coéquipier et vos collègues. En cochant l'enregistrement de navigation dans le logiciel de gestion de documents, vous verrez toutes les figures associées à toutes les activités concernant vos documents.