Pour ceux qui semblent toujours neiger par les factures entrantes, ou pour ceux qui souhaitent simplement obtenir un meilleur paiement mensuel et annuel de leurs factures, de nouvelles options logicielles peuvent aider à rationaliser le paiement des factures pour les consommateurs et les ménages modernes. De nos jours, les éditeurs de logiciels proposent constamment des programmes novateurs pour aider au paiement des factures et à d’autres tâches financières. Les meilleurs d'entre eux ont des fonctionnalités supplémentaires pour faciliter la tenue des registres, le suivi des factures et le paiement. Voici quelques moyens de garder une trace des factures avec un logiciel et de réduire le temps passé à analyser ce que vous devez sur les utilitaires et autres ressources et services facturés en permanence.

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  1. 1 Collectez toutes vos factures papier. Pour les factures en format papier, l'utilisation d'un logiciel nécessite la saisie manuelle des montants facturés sur papier.
    • Pensez au stockage de vos factures papier. Certaines personnes estiment qu’elles n’ont pas besoin de garder ces documents en main, mais pour d’autres, avoir les factures papier peut être utile pour des raisons fiscales ou autres. Proposez une façon organisée de ranger les factures dans des chemises et des contenants plus grands ou des classeurs pour obtenir les meilleurs résultats.
  2. 2 Rechercher dans la facturation électronique. De nombreuses entreprises proposent désormais la facturation électronique pour organiser et rationaliser les paiements de factures. Avec ces alternatives, le payeur de factures peut parfois combiner le site de paiement de factures en ligne avec des logiciels financiers pour obtenir un enregistrement plus facile des paiements électroniques.
  3. 3 Choisissez votre logiciel de suivi des factures. Trouvez une variété de programmes disponibles auprès de divers fournisseurs et choisissez ceux qui vous aideront le mieux à surveiller votre situation financière.
    • Choisissez la complexité appropriée pour les logiciels de suivi des factures. Obtenir le bon niveau de complexité est essentiel pour ce type d’outil financier. Assurez-vous que le logiciel de facturation que vous choisissez dispose de suffisamment de détails pour vous fournir les informations dont vous avez besoin, sans contrôles d’utilisateur extrêmement compliqués ni configurations de stockage de données extrêmement complexes.
  4. 4 Saisissez toutes les informations de facturation dans le logiciel. Assurez-vous d'avoir compilé toutes vos factures papier ou vos factures électroniques et saisissez-les soigneusement dans votre logiciel.
  5. 5 Lire les résultats et suivre les totaux. Utilisez les fonctionnalités disponibles sur vos logiciels pour analyser vos paiements mensuels de factures et utiliser davantage les informations financières à votre disposition.
    • Créez des indicateurs de date d'échéance. Une caractéristique très populaire du logiciel de paiement de factures est celle des indicateurs créés pour aider les payeurs de factures à reconnaître une date d'échéance ou un état de compte en souffrance. Le codage couleur facilite souvent ce type de fonctions supplémentaires utiles.
  6. 6 Utilisez des enregistrements de logiciels pour les déclarations de revenus et autres comptabilités à long terme. Une autre utilisation importante du logiciel de paiement de factures est la capacité de la plupart des programmes à fournir des données de paiement de factures historiques pour des rapports fiscaux annuels ou à analyser un certain nombre d’années financières pour une petite entreprise ou un ménage.