Si votre ligne de travail exige que vous contactiez des clients par téléphone, il y a de fortes chances que vous vous retrouviez avec beaucoup de messages vocaux. Mais que diriez-vous exactement après le bip? Essayer de se souvenir de toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin peut s'avérer éprouvant et les détails importants sont omis. Laissez les messages improvisés et dispersés en proposant un système permettant de laisser les messages vocaux. En parcourant une liste de contrôle rapide dans votre tête, vous pouvez vous assurer que vous avez fourni toutes les informations dont vous avez besoin pour transmettre au destinataire et améliorer vos chances d'obtenir un rappel.

Première partie de trois:
Vous identifier

  1. 1 Utilisez le ton juste de la voix. Dès que vous commencez à enregistrer votre message, parlez d'une voix claire et audible. Ne pas murmurer ou parler trop vite. Faites de votre mieux pour paraître intéressé et énergique pour attirer l'attention de votre auditeur. Même si le destinataire ne peut pas vous voir, votre tonalité générale apparaîtra au téléphone, alors assurez-vous de transmettre le bon.[1]
    • Énoncez tout ce que vous dites. Une mauvaise réception peut déformer votre voix et vous faire couper. Même une voix ordinaire peut se brouiller au téléphone.
    • La qualité de votre voix devrait refléter la manière de l'appel. Par exemple, il est bon de paraître excité lorsque vous quittez un message vocal pour féliciter votre neveu pour l'obtention de son diplôme d'études secondaires. Si vous offrez des condoléances à un ami en deuil, vous devriez garder votre ton solennel et respectueux.
  2. 2 Mentionnez votre nom Donnez votre nom au destinataire en premier lieu. De cette façon, la personne que vous appelez saura immédiatement qui vous êtes. Un simple "ceci est (votre prénom)" fera dans la plupart des situations, ou une introduction "mon nom est (nom complet)" si la personne que vous appelez ne vous a jamais rencontré auparavant. Les amis et les proches vous reconnaîtront sans avoir à vous identifier. Si c'est un appel professionnel, ils auront un nom à associer à la voix et au message, ce qui aidera à ouvrir une ligne de communication plus personnelle.[2]
    • Cette étape semble être une donnée, mais elle est souvent oubliée par les appelants lorsqu'ils sont mis sur la sellette.
    • Si vous avez un titre d'emploi ou une description de vous-même qui pourrait s'avérer utile au destinataire dans un appel de suivi, inscrivez-le après votre nom, par exemple: "Je m'appelle Dr. Holdsworth, "C'est Gloria Carpenter, je suis Chloé de la mère de l'école."
  3. 3 Laissez votre numéro de téléphone. Récitez votre numéro de téléphone immédiatement après votre nom. La plupart des appelants attendent la fin de la messagerie vocale pour fournir leurs informations de contact, mais si le destinataire ne les détecte pas la première fois, ils seront obligés d'écouter à nouveau le message en entier. N'oubliez pas de parler lentement et énoncez en laissant votre numéro de téléphone pour qu'il soit compréhensible.[3]
    • Un moyen simple d’offrir votre numéro de téléphone au début du message est de dire quelque chose comme «ceci est (votre nom), mon numéro est (votre numéro de téléphone)» ou «mon nom est (nom) appelant de (numéro) . ”
    • Malgré la prédominance des fonctions d'identification de l'appelant, il est toujours conseillé de laisser votre numéro de téléphone au cas où votre numéro ne serait pas enregistré ou que vous demandiez à ce que votre appel soit renvoyé sur un autre poste.
  4. 4 Établissez une connexion Lorsque vous écoutez des messages vocaux ou des messages professionnels provenant d'expéditeurs inconnus, les utilisateurs commenceront à se méfier ou à se désintéresser s'ils ne savent pas qui vous êtes et pourquoi vous appelez. Mettez-les à l'aise en mentionnant un ami commun ou une référence qui vous a fourni son numéro. Encore une fois, cela rend l'appel plus personnel. La messagerie vocale semblera moins invasive et vous serez plus susceptible de recevoir une réponse.[4]
    • Essayez de faire une courte introduction qui permettra à l'auditeur d'entrer, par exemple: "J'ai reçu votre numéro de Pat, qui dit que vous êtes intéressé à vendre votre bateau."
    • Même si vous ne téléphonez pas, établir une connexion peut aider votre destinataire à se sentir plus à l'aise. "C'est Bob, votre voisin d'en face" est plus sympathique que "Voici Robert Henderson".

Deuxième partie de trois:
Déclaration de votre entreprise

  1. 1 Pensez à ce que vous allez dire à l'avance. Ayez une idée précise de ce que vous allez dire avant de quitter votre boîte vocale. Cela ne devrait pas poser trop de problème si vous appelez avec une intention spécifique, mais entendre le bip à l'autre extrémité et savoir qu'ils sont enregistrés peut amener beaucoup de personnes à dessiner un blanc. Divisez l'information en points de balle et frappez chacun avant de raccrocher.[5]
    • Pour les messages vocaux particulièrement pressants ou importants, envisagez de rédiger un script détaillé à l'avance.
    • Si vous vous en sortez, concentrez-vous simplement sur votre nom, votre numéro de rappel et la raison de votre appel en quelques mots.
    • Image que vous envoyez un message vocal avec un intérêt romantique à propos de la date de la nuit dernière. Le fait de décrire mentalement votre message avant de l'enregistrer peut faire la différence entre se vanter comme étant cool, calme et recueilli, et une épave balbutiante et nerveuse.
  2. 2 Gardez votre message bref. Limitez votre message vocal à 20-30 secondes. Il y aura rarement une occasion où un message vocal doit être plus long. Vous ne voulez pas ennuyer le destinataire avec une introduction ou une histoire trop longue et sinueuse. Restez concis et précis. Un message court peut en fait susciter la curiosité et persuader une personne de rappeler quand elle n’en aurait pas autrement.[6]
    • D'un autre côté, si vous laissez un message vocal trop court, votre destinataire peut penser qu'il est sans importance et le supprimer sans même l'écouter.Cela est particulièrement probable si vous appelez d'un numéro non inscrit.[7]
    • L'idée de laisser un message vocal est de forcer quelqu'un à vous rappeler, pas à décharger toutes les informations que vous alliez partager avec lui pendant l'appel.
  3. 3 Ouvrir avec les informations les plus importantes. Coupez à la poursuite et expliquez clairement la raison de votre appel. Si vous ne faites que toucher la base, dites-le. Si vous avez une offre de vente ou si vous suivez une transaction ou si vous confirmez un rendez-vous, faites-le savoir au destinataire. Votre interlocuteur perdra rapidement tout intérêt et pourra supprimer le message si vous ne l'informez pas de votre objectif.[8]
    • Vous avez peu de temps pour faire passer votre message. Si vous frappez autour du pot, votre interlocuteur peut abandonner le message avant d’arriver à une information cruciale.
    • Il est préférable de donner des nouvelles difficiles, comme «papa est à l'hôpital», d'utiliser le reste du message pour consoler et expliquer, que de danser autour du sujet et de provoquer l'inquiétude de votre interlocuteur.
  4. 4 Être personnel et organique. Résistez à l'envie de vous enfoncer dans une «voix de téléphone» au son générique. Soyez simplement poli, soyez vous-même et parlez naturellement. Les gens peuvent dire quand quelqu'un essaie de leur vendre quelque chose ou de se défaire d'une certaine manière, et ils seront beaucoup plus susceptibles de vous donner l'heure du jour s'ils ont l'impression de les aborder sur un pied d'égalité.[9]
    • Sonner comme si vous lisiez un script donnera à votre auditeur l'impression qu'ils ne sont qu'un autre appel à faire.

Troisième partie de trois:
Se déconnecter

  1. 1 Poser une question ou une demande spécifique. À la fin de votre message, précisez pourquoi vous souhaitez que le destinataire vous rappelle. Posez-leur une question précise ou faites une demande qui les motivera à décrocher le téléphone. S'ils se sentent confus ou incertains quant à votre intention après avoir écouté votre messagerie vocale, cela n'a pas été fait.[10]
    • Essayez des phrases comme «faites-moi savoir comment vous avez aimé cette recette que je vous ai envoyée» ou «je suis intéressé à entendre vos idées sur cette proposition».
    • Les gens sont plus motivés pour entrer en contact avec une demande que si vous leur dites simplement «rappelez-moi».
  2. 2 Répétez votre nom et vos coordonnées. Terminez votre message en donnant à nouveau à votre interlocuteur un nom et un numéro de téléphone. Répétez votre numéro de téléphone deux fois afin qu'il n'y ait aucune chance qu'ils obtiennent un chiffre erroné ou qu'ils ne le notent pas. Assurez-vous d'inclure également tous les détails qui peuvent être utiles lorsque le destinataire vous renvoie votre appel, par exemple, le moment où vous serez disponible ou non, et l'heure optimale à appeler.[11]
    • Épeler votre numéro de téléphone plus de deux fois à la fin d'un appel est excessif et pourrait même être interprété comme impoli.
    • Vous n'aurez pas à vous soucier de cette étape si votre message est informel pour un ami ou un parent.
  3. 3 Évitez les terminaisons longues. Quand il est temps de raccrocher, ne traînez pas ou prolongez inutilement le message. À moins que ce ne soit un appel personnel à un être cher, nul besoin de souhaiter une journée merveilleuse à quelqu'un. L'attention du destinataire s'érode d'autant plus longtemps que la messagerie vocale se met en marche, alors essayez de ne pas perdre le focus à la fin. Remerciez-les pour leur temps et laissez-leur la prochaine phase de communication.[12]
    • Les clôtures amicales telles que «J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles» sont plus chaudes et donc plus efficaces que les génériques, commerciales comme «passez une bonne journée».
    • Ne récapitulez pas ou ne résumez pas votre message à la fin. Si le destinataire a besoin d'entendre à nouveau un certain détail, il peut le relire plus tard.