Les réunions professionnelles varient considérablement en fonction du ton, de la configuration, de la forme et du contenu. Quel que soit le type de réunion auquel vous participez, il est important d'être bien préparé. Sachez quel rôle vous êtes censé jouer lors de la réunion, identifiez vos objectifs, préparez des données pertinentes et du matériel de présentation, et mettez-vous dans le bon état d'esprit au préalable afin de vous assurer une impression professionnelle positive sur vos collègues ou clients.

Méthode One of Three:
Fournir un support technique et administratif

  1. 1 Confirmez l'heure, le lieu et la durée de la réunion avec un responsable. Avant de distribuer des informations sur la réunion à tout le personnel concerné, vous devez vous assurer que tous les détails logistiques dont vous disposez sont corrects. Ne pas le faire peut signifier que vous devrez publier les corrections plus tard, ce qui rend votre bureau et vous-même désorganisés et non professionnels.
    • Vous souhaiterez peut-être élaborer un brouillon du mémo d'annonce ou de l'e-mail de réunion et l'afficher à votre responsable. De cette façon, le responsable peut examiner non seulement les informations logistiques internes, mais également le format et la formulation.
    • Veillez également à confirmer qui devrait recevoir l'annonce. Vous savez peut-être déjà qui sera présent, mais votre responsable voudra peut-être que d'autres travailleurs ou clients non-participants connaissent également la réunion.
  2. 2 Préparez un ordre du jour pour la réunion. L'ordre du jour est un document important pour toute réunion, car il informe les participants des objectifs et de la portée de la réunion, tout en maintenant la réunion elle-même ciblée, efficace et sur la bonne voie. Afin de rédiger un agenda, demandez à votre responsable de vous fournir une courte liste d’objectifs et de sujets planifiés pour la réunion. À partir de cette liste, vous pouvez créer un agenda que vous enverrez avec la notification de l'heure, de la date et du lieu de la réunion.
    • Un bon agenda devrait inclure les sujets à traiter et leurs objectifs, ainsi que les orateurs ou les membres du personnel chargés de présenter chaque sujet. Tous les sujets et toutes les présentations doivent être placés dans un ordre logique, ainsi que segmentés en fonction du temps que votre responsable souhaite consacrer à chaque étape.[1]
    • Si vous n'avez jamais conçu un agenda auparavant ou si vous n'êtes toujours pas sûr du format choisi, vérifiez les modèles fournis par des programmes de traitement de texte tels que Microsoft Word et OpenOffice.
  3. 3 Réunissez les minutes des réunions précédentes. Outre une brève notification de la réunion à venir et un ordre du jour, vous devez joindre tous les comptes rendus des réunions précédentes qui sont pertinents aux sujets prévus. Si votre entreprise ou votre groupe ne prend pas quelques minutes, vérifiez auprès de votre responsable s'il existe des données supplémentaires ou des informations de base qu'il souhaiterait envoyer avec la notification.
    • Si la politique de l'entreprise ou du groupe ne prend pas quelques minutes, il n'y a peut-être personne disponible pour prendre les minutes, par exemple, envisagez de modifier cette politique pour le futur ou, du moins, d'enregistrer l'audio de la réunion à l'avenir. Cette documentation aidera le personnel à se reporter aux idées et accords discutés, et à se tenir au courant de ce qui s’est passé lors de la réunion s’ils n’ont pas pu y assister.[2]
  4. 4 Distribuer tous les documents. Au moins une semaine avant la tenue de la réunion en question, envoyez les documents nécessaires à tous les participants et au personnel concerné. Faites-le selon le protocole de l'entreprise: pour les réunions plus formelles ou les grandes entreprises, vous devrez peut-être envoyer des copies papier, alors que les petites entreprises ou les réunions d'équipe plus informelles peuvent souvent être organisées par courrier électronique.
    • Certains logiciels et plates-formes de messagerie tels qu'Outlook peuvent faciliter la planification des réunions. Consultez ces options si vous souhaitez rationaliser et moderniser le calendrier des réunions de votre bureau.
    • Ce délai est conforme à l'étiquette de bureau, mais vous devez savoir que certaines organisations et certains protocoles professionnels stipulent des délais et des conditions spécifiques. Par exemple, certains pays et États exigent que les avis de réunion pour les réunions du conseil de l'Association du logement soient envoyés au moins un mois avant la réunion prévue.[3]
  5. 5 Rassemblez l'équipement nécessaire. De nombreuses réunions nécessiteront peu plus d’équipement et de matériel qu’une table, des chaises et du papier en vrac et des stylos pour la prise de notes. Certaines réunions, en particulier celles qui sont organisées dans de grandes entreprises ou qui incluent des présentations lourdes de données et multimédia, nécessiteront un équipement spécial, tel que des projecteurs, des écrans, des pointeurs laser, des microphones, des câbles ou des haut-parleurs.[4]Vous devez collecter et assembler tous ces documents bien avant la réunion afin de vous assurer que tout fonctionne et est prêt à temps.
    • Si un ou plusieurs employés ou membres de l'équipe envisagent de présenter à la réunion, contactez-les à l'avance pour leur demander s'ils ont besoin d'une technologie ou de dispositifs spécifiques pour leur présentation.
  6. 6 Assemblez la pièce. En plus de mettre en place tous les équipements nécessaires pour la réunion à l'avance, vous devez également vous assurer que la salle est bien équipée pour le confort et l'attention de tous. Par exemple, assurez-vous qu'il y a suffisamment de chaises dans la pièce, que les bouteilles d'eau sont stockées et visibles et que la température et la circulation de l'air dans la pièce sont acceptables. De telles considérations peuvent sembler des détails, mais des études ont montré que de petites choses comme la température ambiante peuvent avoir un impact important sur l'humeur et l'attention des gens.[5]
    • Selon le protocole habituel de votre entreprise, vous pouvez également proposer une sorte de collation ou une boisson chaude aux participants. Vérifiez toujours avec votre responsable à l'avance pour vous assurer que vous fournissez tout ce qu'ils aimeraient.


Méthode deux sur trois:
Lancer une idée ou une proposition

  1. 1 Recherchez votre position. Si un projet particulier vous a été attribué ou si vous avez convoqué une réunion pour présenter une idée ou demander un financement, vous devez vous assurer de «faire vos devoirs» avant de participer à la réunion. Par exemple, si vous présentez une idée de produit ou une stratégie marketing, vous devez rechercher et compiler des données démographiques sur l’audience, les modèles de dépenses actuels et projetés et les groupes de
    • Si une tâche vous a été assignée par un supérieur de votre entreprise et que vous n'êtes pas certain de ce que vous attendez, vérifiez auprès des autres employés seniors pour savoir quelles informations vous devriez avoir et comment vous devriez les présenter.
    • Cela peut aider à imaginer que vous êtes dans la peau de quelqu'un qui écoute votre présentation. Demandez-vous si quelqu'un vous demandait de l'argent ou approuvait une stratégie en particulier, quel genre d'informations souhaitez-vous entendre? En d'autres termes, quel type de données vous aiderait à vous convaincre de la pertinence de l'idée ou de la demande du produit devant vous?[6]
  2. 2 Créez des diapositives ou des matériaux simples et visuellement intéressants. Bien que vous deviez pouvoir parler de toutes les données que vous présentez et utiliser comme preuve de votre argument, vous devez également fournir des représentations visuelles, par exemple des graphiques à secteurs, des diagrammes à barres ou des arbres de décision, des chiffres les plus importants. Non seulement ces représentations visuelles transmettent des informations complexes de manière serrée et efficace, mais elles ont aussi tendance à être mieux mémorisées que les données communiquées verbalement.[7]
    • Il existe de nombreux logiciels conçus pour vous aider dans les présentations commerciales. Consultez les options telles que PowerPoint et SlideDog lors de la création de votre présentation.
    • Assurez-vous d'utiliser des polices au format 24 points au minimum sur vos diapositives et vos affiches, ainsi que des graphiques clairs et simplifiés qui n'encombrent pas la page. La dernière chose que vous voulez est que votre public ne soit pas clair ou confus au sujet des informations que vous présentez et de leur pertinence.[8]
  3. 3 Considérez votre public. Lors de la planification de votre présentation, vous devez toujours garder à l'esprit le type de personnes qui assisteront à la réunion et écouteront votre exposé. Sont-ils membres de l'équipe avec qui vous travaillez en étroite collaboration? Si tel est le cas, il est probable que vous n’avez pas à ajuster votre diction ou votre ton pour pouvoir communiquer efficacement. En revanche, si des clients que vous ne connaissez pas bien assistent à la réunion ou des personnes d'autres départements et d'autres domaines d'expertise, vous devez vous efforcer de rendre votre langue et votre matériel aussi accessibles que possible.[9]
  4. 4 Ecrivez un script en vrac pour votre présentation. Vous ne voulez pas lire un document ou des cartes de repère pendant une réunion, car il n'y a peut-être pas de moyen plus rapide de perdre l'attention de votre public.[10] Cela étant dit, vous devriez organiser vos pensées et arguments par écrit au préalable. Même si vous ne portez pas le document à la réunion, vous bénéficierez du processus d’écriture et de révision de vos points avant de devoir les communiquer à d’autres personnes.
    • Si vous prévoyez d'utiliser le script lors de votre réunion, notez uniquement le squelette de votre argument afin de ne pas être tenté de lire le document plutôt que de parler en dehors.
    • Il peut également vous aider à noter des intervalles dans la présentation lorsque vous souhaitez prendre une gorgée d'eau, mettre une anecdote de côté, faire une pause significative ou changer de diapositives ou de graphiques visuels.
  5. 5 Répétez votre présentation. Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations et tous les documents de présentation que vous prévoyez d'utiliser, vous devez faire au moins une fois un essai à sec avant de prendre votre exposition sur la route. Cela vous permettra de chronométrer votre discours, de pratiquer des mots ou des mots difficiles, et d’adoucir votre comportement et votre personnalité.[11]
    • Il est particulièrement utile de faire cette présentation simulée devant d’autres personnes. Demandez à vos amis, à votre famille ou à des collègues amicaux d’observer votre course à sec et de vous donner des commentaires. Ils peuvent vous faire savoir si vous parlez trop rapidement, quels points semblent peu clairs, et même vous conseiller sur les gestes et le volume de la voix.
  6. 6 Choisissez une tenue simple et sophistiquée dans votre garde-robe. Même si votre entreprise ou les clients auxquels vous vous adressez sont toujours informels et détendus, vous devriez assister à la réunion en tenue chic. Cela montrera que vous vous souciez et que vous prenez la réunion au sérieux, alors qu'une tenue de slapdash peut donner l'impression que vous n'avez pas préparé votre présentation du tout, même si vous avez passé la nuit ou la semaine à le faire. Les experts de la mode et des affaires s'accordent sur le fait que la sélection vestimentaire la plus éprouvée pour une réunion, quel que soit son sexe, est un costume.[12]
    • Une couleur sombre comme le bleu marine ou le noir est la meilleure. Si la réunion est plus informelle, vous pouvez sauter sur la cravate ou habiller le costume avec des accessoires plus décontractés.
    • Si vous avez fouillé votre garde-robe et que vous ne trouvez rien de approprié, demandez conseil à vos amis ou à votre famille. Ils peuvent avoir une idée de comment improviser un ensemble ou être en mesure de vous prêter un article de leur propre garde-robe. Pire encore, vous pouvez visiter votre centre commercial local pour trouver une paire de pantalons et un blazer à prix abordable.
  7. 7 Se réveiller tôt. Si vous appuyez sur le bouton de rappel de votre réveil et que vous vous précipitez pour travailler, vos nerfs resteront fatigués et vos pensées désorganisées. Évitez ce facteur de fragmentation en vous réveillant et en vous levant bien avant que votre réunion ne soit programmée. Prendre son temps pour s'habiller, boire du café et terminer sa routine du matin de façon tranquille vous permettra de vous concentrer sur vos pensées et de vous mettre dans un état d'esprit positif.[13]
    • Certains experts soutiennent que les pratiques rituelles, même superstitieuses et peu rationnelles, peuvent avoir un impact positif sur la performance.Alors, même si cela semble idiot, n'hésitez pas à mettre vos chaussettes porte-bonheur, à écouter votre chanson préférée ou à embrasser votre souvenir chanceux avant de partir![14]
  8. 8 Mangez un petit-déjeuner riche en protéines. Des études ont montré que le fait de prendre un petit-déjeuner sain et plein de protéines a un impact important sur le reste de la journée. En plus de vous garder rassasié plus longtemps, il accélère également votre métabolisme et favorise un maintien musculaire sain.[15]
    • En outre, il a été démontré que les aliments riches en lin et en acide folique aident à stimuler les fonctions cérébrales. Le fait de consommer des céréales et des barres de petit-déjeuner peut vous aider à parler plus couramment et de manière plus créative pendant votre réunion.[16]
  9. 9 Avoir un état d'esprit positif. Une fois que vous avez fait tout le travail pour votre présentation, vous devriez vous retrouver dans le bon espace. Vous pouvez parcourir votre présentation rapidement mais, plus important encore, vous devez renforcer votre humeur et votre confiance. Faites-le en vous parlant de manière positive et encourageante. Par exemple, rappelez-vous combien de travail vous avez accompli et à quel point vous êtes fier de vos efforts malgré ce qui se passe lors de la réunion.
    • De plus, essayez de vous représenter en souriant et de vous sentir soulagé et heureux après la présentation. Une image positive comme celle-ci peut avoir un impact important sur vos performances.[17]


Méthode trois sur trois:
Identification des questions pour une réunion d'information

  1. 1 Pensez à demander à un contact professionnel pour une réunion d'information. Si vous rencontrez quelqu'un avec un bon travail dans le secteur qui vous intéresse, ou si vous avez une connaissance ou un gestionnaire dans le cabinet où vous effectuez votre stage, vous pouvez organiser une réunion d'information avec eux. Une réunion d'information - également appelée entretien d'information - est une conversation avec une référence ou une connaissance qui peut vous servir de ressource professionnelle. Vous pouvez demander à la personne son expérience, son domaine et les conseils qu’elle pourrait avoir pour les candidats qui tentent d’entrer dans le domaine.[18]
    • Lorsque vous envisagez de demander une interview ou de demander ou non à une personne en particulier, essayez de noter ce que vous voulez accomplir et le type d’informations que vous recherchez. Par exemple, êtes-vous principalement intéressé par des conseils stratégiques pour le matériel de candidature ou souhaitez-vous simplement des informations générales sur le domaine afin de déterminer votre intérêt pour une carrière dans le secteur? Répondre à ce genre de questions vous aidera à déterminer qui sera un bon interviewé et si un candidat spécifique vous sera utile ou non.
  2. 2 Demander une réunion Lorsque vous demandez à un contact ou à une connaissance un entretien d’information, vous devez mentionner explicitement la phrase «réunion d’information» ou «entretien d’information». Si vous ne le demandez pas spécifiquement, la personne peut se présenter en attendant des boissons informelles ou une conversation amicale, puis se sentir dérangé ou pris au dépourvu lorsque vous commencez à poser des questions sérieuses.
    • Par exemple, si vous avez rencontré quelqu'un lors d'une fête ou d'un événement de réseautage et que vous avez bavardé un moment, dites-lui: «J'ai beaucoup de questions sur le domaine et sur votre expérience. une réunion d'information avec moi?
    • Si vous n'avez pas la possibilité de les demander en personne, vous pouvez prendre contact par e-mail ou par téléphone. Assurez-vous simplement d'être concis et poli afin qu'ils ne se sentent pas accablés par la demande.
  3. 3 Choisissez un réglage et une heure qui conviennent à votre contact. Bien que la personne qui vous donne une réunion d'information puisse être heureuse de vous aider, elle vous fait toujours une faveur en vous laissant un peu de temps libre. Cela signifie que vous devriez rendre la réunion aussi pratique que possible, ne prenant pas plus de 15 à 30 minutes.[19]
    • Vérifiez auprès de votre interlocuteur à quelle heure du jour, par exemple pendant la pause déjeuner ou après le travail, et quel type de lieu, par exemple, un café ou son bureau, ils préfèrent.
    • Vous devriez également leur faire savoir que, même si une réunion en personne serait formidable, une conversation téléphonique ou en ligne est également parfaite.[20] Cette considération montre que vous êtes respectueux de leur temps et heureux d’accepter un minimum d’aide qu’ils sont prêts à distribuer.
  4. 4 Fais tes devoirs. Une fois que vous avez mis en place une réunion avec votre contact, recherchez ses antécédents du mieux possible. Cela vous aidera à comprendre comment les approcher, ainsi que les informations qu'ils peuvent vous donner. Par exemple, découvrez quel chemin de carrière ils ont suivi et quels sont leurs principaux projets et rôles actuels.
    • Poser des questions spécifiques montrera également votre intérêt et votre enthousiasme. La flatterie exagérée doit être évitée, mais quelque chose comme: «Mon ancienne gestionnaire a dit avoir beaucoup appris sur la façon de transformer votre projet de passion en une entreprise viable. Comment avez-vous commencé?» votre interlocuteur est plus susceptible de faire un effort supplémentaire pour vous aider.
  5. 5 Créez une liste de questions pour votre réunion. Une fois que vous avez identifié vos objectifs, rédigez un plan pour la réunion qui permettra d'atteindre ces objectifs. Notez les questions que vous souhaitez poser et mettez-les dans un ordre stratégique. Réchauffez-vous avec des questions générales qui montrent votre curiosité, telles que «Comment avez-vous commencé dans ce domaine?» Et «Quel type de projets travaillez-vous en ce moment?» À partir de là, passez à des questions plus spécifiques, telles que en tant que «Quelles qualifications ou compétences devrais-je mettre en évidence dans ma candidature?» ou «Comment dois-je me préparer pour une entrevue à venir?[21]
    • Vous n'avez pas besoin de lire cet agenda en cours de réunion si cela vous rend mal à l'aise, mais vous devriez l'apporter avec vous pour vérifier périodiquement et vous assurer de ne rien ignorer.
  6. 6 Composez une déclaration personnelle. Peut-être même plus que de chercher à recueillir des informations et des conseils lors d'une réunion d'information, vous essayez de faire une impression positive sur votre interlocuteur. Vous voulez donner à votre contact un bref résumé de ce que vous êtes, de ce qui vous rend unique et de ce qui vous intéresse. Cela augmentera la probabilité qu'ils se souviennent de vous plus tard si un poste vacant dans leur cabinet s'ouvre. ou ils rencontrent quelqu'un qui pourrait vous être utile.[22]
    • Pour ce faire, notez un paragraphe ou une liste de points que vous pouvez mentionner à un moment approprié de la réunion. Cela vous aidera à rendre votre impression plus mémorable et à vous préparer à répondre à toutes les questions que votre interlocuteur vous posera.
  7. 7 Apportez un stylo, un bloc-notes et un CV mis à jour à votre réunion. L'une des choses les plus importantes que vous devriez faire lors d'une réunion d'information est de manifester de l'intérêt pour les conseils et l'expertise de la personne. Vous pouvez le faire en vous préparant avec un stylo et du papier et en prenant des notes pendant la réunion, et en ayant un CV à jour à portée de main au cas où la personne le demanderait. Ces mesures préparatoires indiquent que vous êtes sérieux au sujet de la réunion en cours, respectueuse de l'expertise de l'autre et professionnelle dans le traitement et le traitement de nouvelles informations.[23]
  8. 8 Habillez professionnellement. Vous n'avez probablement pas besoin de porter un costume d'affaires - sauf si vous rencontrez le contact lors de leur bureau officiel - lors d'une interview informative, mais vous devez toujours porter quelque chose d'intelligent et de bon. Une robe de jour élégante ou un bouton-pression et un pantalon bien pressés indiqueront à votre interlocuteur que vous êtes ensemble et que vous vous souciez de faire bonne impression.[24]
    • Évitez en particulier les jeans, les t-shirts et les baskets éraflées, car ces vêtements peuvent donner l'impression que vous n'avez même pas pris la peine d'interrompre votre routine habituelle lorsque vous vous apprêtez à rencontrer le contact.