Un membre du conseil non préparé peut contribuer à une expérience de réunion du conseil frustrante et laisser les autres membres du conseil peu motivés et stressés par le travail qu’ils accomplissent. La seule manière de faire fonctionner une réunion du conseil est que tous les membres du conseil, des dirigeants aux membres du conseil, se préparent de manière adéquate à la réunion. Les agents de la société jouent généralement un rôle plus important dans la conduite des réunions du conseil et prendront probablement plus de temps pour se préparer à la réunion. Les étapes ci-dessous contiennent des informations que tous les membres d’un conseil doivent utiliser pour se préparer à une réunion du conseil réussie.

Pas

  1. 1 Lisez et comprenez les règlements. Chaque société, à but lucratif ou non, dispose d'un ensemble de règlements. Les statuts définissent le fonctionnement de la société, la manière dont le vote est mené, qui sont les dirigeants et d’autres informations importantes. Chaque membre du conseil d'administration devrait avoir une copie des statuts et les apporter à chaque réunion du conseil pour référence.
  2. 2 Examiner les contrats et autres documents commerciaux. Si des contrats ou d'autres documents seront discutés lors d'une réunion du conseil, même si la discussion sera brève, chaque personne participant à la réunion du conseil devrait recevoir des copies des documents et les examiner avant d'assister à la réunion. Sinon, le temps est perdu lorsque les membres du conseil sont obligés de réviser le document et d’essayer d’en discuter sur place. Donner aux membres du conseil les documents à l’avance leur permet d’examiner attentivement les documents, de noter les problèmes qu’ils rencontrent avec eux et de venir à la réunion pour en discuter. Si, par exemple, l'entreprise envisage de louer un immeuble, chaque membre du conseil d'administration devrait recevoir une copie du bail proposé pour examen avant la réunion au cours de laquelle le bail sera discuté.
  3. 3 Rencontrer des comités. Les réunions du conseil constituent une excellente occasion de partager avec l'ensemble du conseil le travail accompli par les comités. Si les réunions du conseil d'administration se déroulent rarement, le comité devrait se réunir peu avant la réunion du conseil pour examiner le travail effectué et préparer des remarques à faire rapport au conseil.
  4. 4 Suivi des tâches assignées. Si une tâche vous a été assignée lors d'une réunion précédente du conseil, assurez-vous de suivre cette tâche avant la prochaine réunion du conseil.
  5. 5 Préparez des remarques sur les articles que vous souhaitez présenter au conseil. Si vous avez quelque chose à signaler au conseil d'administration, par exemple un contrat potentiel avec un fournisseur que vous avez sollicité ou des commentaires reçus d'un client, prenez-en note pour signaler au conseil d'administration. En rédigeant des remarques, ou au moins en notant les choses que vous souhaitez discuter, la réunion se déroulera sans heurts et permettra de discuter de tous les points à discuter.
  6. 6 Définir un agenda Quiconque est chargé de diriger la réunion du conseil, généralement mais pas nécessairement le président, devrait distribuer l’ordre du jour proposé à tous les membres du conseil environ une semaine avant la réunion du conseil. Le président peut demander l'aide du secrétaire ou d'un autre membre du conseil pour la diffusion de l'ordre du jour. Le courrier électronique est particulièrement utile pour cette tâche. Dans l'e-mail, demandez aux membres du conseil d'administration s'ils souhaitent discuter d'autres points et établissez un agenda gérable.
    • Définissez les questions les plus urgentes ou les plus urgentes au début de l’ordre du jour et les éléments qui peuvent attendre la prochaine réunion - si cette réunion durait longtemps - vers le bas de l’ordre du jour. Présentez les sujets dans un ordre logique afin que vous ne sautiez pas sur les différents points à l’ordre du jour. Si vos réunions durent généralement une heure ou deux, essayez de planifier l’ordre du jour en conséquence. Si un certain nombre de questions urgentes doivent être discutées, communiquez au conseil dès le début que cette réunion prendra plus de temps que les autres réunions afin de leur permettre de rester plus longtemps.
    • Une fois l'ordre du jour défini, envoyez-le aux membres du conseil par courrier électronique afin qu'ils aient une copie définitive. En outre, le secrétaire devrait imprimer des copies à distribuer lors de la réunion et les classer dans le registre des entreprises.
  7. 7 Passez en revue les minutes de la réunion précédente. Cela se produit généralement au début de la réunion du conseil, où le secrétaire lit les procès-verbaux au conseil. Cela fait aussi partie de votre préparation pour la réunion. Le rappel de ce qui a été discuté lors de la réunion précédente aide à donner un contexte aux nouveaux points à l’ordre du jour de la réunion. Cela peut également vous aider à vous souvenir des tâches qui vous ont été assignées lors de la réunion précédente.
  8. 8 Assurez-vous que tout équipement nécessaire est présent et en état de marche. Si votre conseil permet aux membres qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne de participer à une conférence téléphonique, assurez-vous de disposer du matériel approprié pour que chacun puisse s’entendre. Faites des essais avant la réunion pour vous assurer que votre équipement fonctionne. Assurez-vous que tout autre équipement à utiliser, tel qu'un projecteur ou un ordinateur, se trouve à la réunion et est configuré à l'avance.