Un conseil d'administration est l'organe directeur d'une entreprise, d'une organisation ou d'un groupe. Si vous souhaitez que le conseil d'administration prenne une mesure particulière, vous devez présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration. La plupart des conseils suivent une version des règles de Robert, qui décrit la procédure à suivre pour présenter une motion.[1]

Première partie de trois:
Écrire votre motion

  1. 1 Révisez les règles de votre groupe. Bien que la plupart des réunions des conseils d'administration se déroulent selon une version des règles de Robert, certains conseils peuvent avoir leurs propres spécificités. Comprendre les règles spécifiques de votre groupe est essentiel si vous souhaitez que votre proposition soit entendue et prise au sérieux.[2]
    • La plupart des groupes ont une copie écrite de leurs règles. Ils peuvent être publiés sur le site internet du groupe. Sinon, parlez à la personne qui prend les procès-verbaux des réunions du conseil - ils en ont généralement une copie.
    • Découvrez si vous devez parler à quelqu'un de votre motion avant de la présenter et si vous êtes tenu de soumettre des documents écrits de votre requête.
    • Si vous ne vous êtes jamais rendu à une réunion du conseil, faites-en un avant de présenter votre motion, si possible. Vous pouvez regarder les autres faire des mouvements pour se familiariser avec la procédure.
  2. 2 Recherchez un formulaire ou un modèle. Si vous devez soumettre votre requête par écrit, votre groupe peut avoir un formulaire spécifique que vous êtes censé utiliser. Certains groupes peuvent avoir des modèles de base pour vous guider, même si vous n'êtes pas obligé de les utiliser.[3]
    • Le formulaire peut être publié sur le site Web du groupe. Le secrétaire ou une autre personne qui prend les procès-verbaux des réunions du conseil peut également vous aider.
    • En l'absence d'un formulaire ou d'un modèle, structurez votre motion écrite de manière à inclure un titre, un espace pour une brève description de la motion et une résolution proposée.
  3. 3 Décidez du type de mouvement que vous voulez faire. Il existe quatre principaux types de motions: motions principale, subsidiaire, privilégiée et accessoire. Le type de motion que vous voulez faire déterminera en partie la formulation et la structure de votre motion.[4]
    • Les motions principales et les motions privilégiées ne sont liées à aucune autre affaire et doivent être présentées séparément. Les motions subsidiaires et accessoires portent sur une autre affaire qui est déjà devant le conseil, de sorte que vous n’avez généralement pas la possibilité de les écrire à l’avance.
    • Votre groupe peut avoir des règles spécifiques pour introduire une motion principale. Par exemple, vous devrez peut-être informer votre président de la motion dans les 24 heures précédant la réunion.
  4. 4 Utilisez un libellé clair et concis. Les motions sont généralement brèves et décrivent exactement les actions que vous souhaitez que le conseil d'administration entreprenne ou quelle position vous souhaitez que le conseil affirme. Utilisez un langage actif et faites en sorte que chaque mot compte.[5]
    • D'une part, vous souhaitez inclure tous les détails pertinents. Par contre, vous ne voulez pas être trop verbeux. Essayez de frapper un juste milieu, mais assurez-vous que vous avez inclus quelque chose d'essentiel.
    • Si vous avez suffisamment de temps pour vous préparer, il peut être utile de demander à quelqu'un d’examiner votre motion et de voir si quelque chose peut être éliminé.
  5. 5 Soyez aussi spécifique que possible. Si votre motion est vague, vous pouvez réduire considérablement la probabilité que la motion soit adoptée. Il est peu probable que les membres du conseil d'administration votent pour une motion s'ils ne comprennent pas ce que cela signifie ou si cela peut être interprété de plusieurs manières.[6]
    • En général, vous voulez laisser aussi peu de place à l'interprétation que possible. Par exemple, si vous souhaitez que votre association de propriétaires passe de ABC Landscaping à XYZ Landscaping, vous souhaitez lister spécifiquement ces sociétés.
But
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Partie 1 Quiz

Quel type de mouvement est normalement écrit à l'avance?

Deuxième partie de trois:
Présenter votre motion

  1. 1 Tenez-vous ou levez la main. Avant de présenter votre requête, vous devez être reconnu et autorisé à parler par le président. Le protocole varie d’un groupe à l’autre, mais vous devrez généralement attendre que l’officier qui préside demande des motions, puis vous lever ou vous lever la main.[7]
    • En règle générale, le président de séance ouvre la porte aux motions en demandant: "Y a-t-il de nouveaux contrats?"
  2. 2 Attendez d'être reconnu. Lorsque l'officier présidant est prêt à entendre votre motion, ils vous indiqueront votre nom ou vous adresseront un nom et vous feront savoir que vous avez la parole. Selon les conventions de procédure de votre groupe, vous pouvez vous tenir à votre place ou vous déplacer vers l'avant de la salle.[8]
    • Dans les groupes plus petits et plus informels, tels que les personnes assises autour d'une seule table, vous n'avez peut-être pas besoin de vous lever ou de vous déplacer.
  3. 3 Indiquez votre objectif. Lorsque le président de séance vous reconnaît, adressez-vous à eux par leur titre officiel (généralement «président» ou «président»). Si vous n'êtes pas sûr de leur titre officiel, écoutez ce qu'ils utilisent lorsqu'ils vous reconnaissent. Ils se réfèrent généralement à eux-mêmes à la troisième personne (par exemple, «le président reconnaît M. Malarky»).[9]
    • Après le titre officiel, référez-vous à l'officier présidant comme étant soit "M." ou "Madame", selon leur préférence.
    • Commencez par dire "je voudrais proposer une motion". Dans certains groupes, il peut être coutumier que le président de séance reconnaisse votre objectif et vous donne la permission de continuer. Dans d'autres cas, vous pouvez simplement continuer à formuler votre motion.
    • Selon les règles ou les coutumes de votre groupe, vous devrez peut-être décrire le type de mouvement que vous souhaitez effectuer ici.
  4. 4 Présentez votre motion. Une fois que vous êtes autorisé à continuer, commencez par dire «Je bouge», puis indiquez l’action que vous souhaitez que le conseil entreprenne. Si vous avez écrit votre motion, vous pouvez lire directement à partir de votre document écrit.[10]
    • Votre motion doit toujours être affirmative. Dites au conseil ce que vous pensez devrait faire, pas ce qu'il ne devrait pas faire.
    • Par exemple, vous pourriez dire: «Je propose que le conseil annule le contrat avec ABC Landscaping et engage plutôt XYZ Landscaping».
  5. 5 Attendez que quelqu'un appuie votre motion. La plupart des motions doivent être appuyées par un autre membre du conseil. Cela permet de s'assurer que le conseil ne passe pas son temps à rencontrer une motion qui n'est importante que pour une seule personne.[11]
    • L'officier président demandera généralement si quelqu'un appuie la motion. Quelqu'un se lèvera ou lèvera la main et dira "J'appuie la motion" ou simplement "je seconde".
    • Dans la plupart des groupes, il est courant que vous ayez déjà une deuxième file d'attente. Parlez aux autres membres du groupe avant la réunion du conseil d'administration et parlez-leur de votre motion. Découvrez si quelqu'un est prêt à le seconder.
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Partie 2 Quiz

Quelle est la bonne façon de présenter une motion?

Troisième partie de trois:
Atteindre une résolution

  1. 1 Écoutez la déclaration de l'officier président. Après avoir présenté votre motion, l'officier présidant redistribuera votre motion en tant que question au reste du conseil. Cela s'appelle «énoncer la question» et ouvre officiellement votre motion pour examen par le conseil.[12]
    • Par exemple, si vous aviez fait la proposition de changer de paysagiste, le président de séance pourrait dire: «Le conseil devrait-il annuler notre contrat avec ABC Landscaping et engager un aménagement paysager XYZ? Cette question sera toujours une question oui / non.
  2. 2 Argumenter pour votre motion. Une fois que le président a fini de répondre à la question, ils vous donneront généralement la possibilité d’expliquer pourquoi vous avez fait cette proposition. Vous avez généralement la parole pour une période limitée.[13]
    • Adressez vos commentaires au conseil dans son ensemble, pas directement au président. Expliquez ce que vous estimez nécessaire. Le moment est venu de convaincre les autres membres du conseil d'administration de vous accompagner.
    • En règle générale, vous devez éviter de faire des commentaires personnels ou de vous adresser à un membre du conseil en particulier, sauf si cela est absolument nécessaire dans le contexte de la motion.
  3. 3 Participer à la discussion et au débat. Une fois que vous aurez fini d'expliquer les raisons de votre motion, l'officier président ouvrira la discussion. Les discussions peuvent être animées et ouvertes, ou suivre une procédure stricte et plus formelle.[14]
    • En règle générale, les règles de Robert stipulent que chaque personne qui parle ne doit parler qu’une ou deux fois pour permettre à tous ceux qui souhaitent prendre la parole de le faire. Votre groupe peut avoir une procédure plus détendue et ouverte.
  4. 4 Envisager des mouvements secondaires. Tout membre du conseil peut présenter des motions subsidiaires, privilégiées ou accessoires. Si ces motions sont soulevées, vous devez céder la parole à la personne qui présente cette motion. Le conseil examinera cette motion avant de revenir à votre motion.[15]
    • Si une motion secondaire est présentée, elle suivra la même procédure que votre motion. En règle générale, vous n'avez pas la possibilité de modifier votre mouvement en fonction du mouvement secondaire, mais vous pouvez effectuer un nouveau mouvement.
  5. 5 Votez sur la motion. Une fois que l'officier présidant aura déterminé que le débat ou la discussion de la motion devrait être terminé, ils demanderont un vote. Il existe plusieurs méthodes de vote, mais ce sera généralement à main levée ou par voix.[16]
    • L'officier président appelle d'abord les votes affirmatifs et les compte. Si les votes affirmatifs constituent une majorité claire des membres, ils ne demanderont pas de votes négatifs.
    • S'il n'y a pas assez de votes affirmatifs, la motion n'est pas adoptée. Vous pourrez peut-être le soulever ou proposer un formulaire modifié. Cela varie en fonction des règles de votre groupe ou de votre organisation.
  6. 6 Aidez à rédiger la résolution. Si votre motion est adoptée, vous devrez peut-être fournir une ébauche de la motion que vous avez proposée au conseil. Si vous deviez soumettre une copie écrite de votre motion, vous devrez peut-être inclure une ébauche de la résolution proposée.[17]
    • Même si vous n'êtes pas obligé de soumettre une copie écrite de votre motion, c'est une bonne idée de rédiger un projet de résolution. Si votre motion est adoptée, vous pouvez offrir votre brouillon au président.
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Partie 3 Quiz

Quel est un scénario dans lequel vous pourriez devoir céder la parole?