Dans les paramètres commerciaux actuels, la forme de communication la plus courante entre collègues est le courrier électronique. Cependant, cela ne signifie pas que les réunions ont été éliminées. En fait, les réunions professionnelles sont très importantes lorsque vous devez discuter rapidement et efficacement avec plusieurs personnes. Malheureusement, les réunions peuvent être inefficaces et une perte de temps si elles ne sont pas planifiées ou si elles sont mal exécutées. Si vous voulez savoir comment mener une réunion réussie, vous devrez consacrer du temps à la préparation des réunions.

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  1. 1 Définissez une date pour la réunion. N'empiétez jamais sur les temps personnels des membres du groupe lorsque vous fixez une date de réunion, sauf si cela est absolument nécessaire ou inévitable. Si les membres doivent annuler leurs plans afin de faire votre réunion, ils risquent de ressentir du ressentiment. Choisissez une date qui tombe un jour ouvrable régulier et assurez-vous de donner aux membres de votre groupe un préavis quelques jours à l'avance.
  2. 2 Définissez un créneau horaire pour la réunion. Vos réunions doivent avoir une heure de début, une heure de fin, et vous devez éviter de dépasser ces limites par respect pour les membres de la réunion. Le temps est le facteur le plus important lors de la planification d'une réunion, car il vous permet de planifier le reste des détails de la réunion.
  3. 3 Restez à l’ordre du jour. Ne vous laissez pas distraire en essayant de gérer les plaintes et les griefs hors sujet.
  4. 4 Fixez un objectif ultime pour la réunion. Les réunions qui n'ont pas d'objectif cible défini seront inévitablement déviées à travers de nombreux sujets - souvent sans rapport - et peuvent entraîner des membres confus et ennuyés. Si vous n'avez pas de but ultime, il y a de fortes chances que l'appel d'une réunion ne soit pas nécessaire.
  5. 5 Concentrez-vous sur les aspects positifs d'une réunion. Vous pouvez assurer une réunion de groupe réussie en faisant l'éloge en public et en critiquant en privé. Les critiques du public ont tendance à réduire le moral général du groupe et peuvent même provoquer des rivalités ou une concurrence au sein du groupe. Au lieu de cela, discutez des bonnes choses lors d'une réunion et sauvegardez les mauvaises choses pour les réunions privées.
  6. 6 Évitez la pression des pairs. Les réunions de groupe sont parfois utilisées pour rallier les membres du groupe à une décision. Cependant, vous devriez éviter de le faire, car cela se répercutera négativement sur vous, le leader. Une pression excessive des pairs entraînera également des dissonances au sein du groupe.
  7. 7 Séparez les questions personnelles et commerciales. Il n'est pas rare que des collègues deviennent amis avec d'autres collègues, mais ces amitiés et relations devraient être temporairement mises de côté lors d'une réunion. La partialité et le favoritisme dissoudront rapidement l'intégrité d'une réunion et la camaraderie de groupe pourrait être endommagée.
  8. 8 Rappelez-vous que vous êtes un leader, mais pas nécessairement un dictateur. Pour un succès à long terme lors de réunions multiples, vous voulez que les gens participent et prennent la parole, le cas échéant. Si vous remplacez toujours les suggestions ou les commentaires de quelqu'un, au fil du temps, ils le trouveront inutile et cesseront de parler. Permettez aux gens d'être ouverts et faites de votre mieux pour prendre leurs pensées en considération.