Présider une réunion pour la première fois peut être une expérience éprouvante et peut même paralyser certaines personnes. Cependant, c'est un rôle important et le fait d'être choisi pour présider une réunion est une reconnaissance que vous êtes considéré comme un bon leader et un modérateur pour votre groupe, alors prenez votre cœur en main et préparez-vous!

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  1. 1 Assurez-vous d'avoir tous les papiers nécessaires. Demandez à la secrétaire et aux autres membres concernés de vous fournir les bons documents. Il est également prudent de lire les principaux documents qui seront discutés lors de la réunion pour éviter tout sentiment d'embuscade ou d'incertitude quant à ce qui est en cours de discussion.
  2. 2 Formez votre propre vision des directions possibles de la réunion. En général, un président est considéré comme une partie neutre qui doit diriger la réunion et tenir compte de tous les points de vue. Cela ne signifie pas nécessairement que vous ne pouvez pas montrer vos couleurs (cela dépend de la constitution ou de la nature du groupe présidé), mais il vous incombe de montrer du respect pour tous les points de vue et de vous y attendre de la part de tous les participants. Si vous avez déterminé à l'avance les problèmes et les préoccupations possibles, ainsi que les éventuelles situations de volatilité, vous serez bien préparé à tout ce qui pourrait survenir. Planifiez à l'avance comment vous allez gérer chaque scénario possible.
  3. 3 Reste calme. Tous les yeux ne sont généralement pas sur vous pour le contenu - les yeux seront sur vous pour le leadership et la synthèse des points de vue. Cela signifie que vous devez noter les points de vue, les directions et les options qui se présentent au cours de la réunion afin de pouvoir renvoyer la discussion au groupe et présenter les décisions à voter si nécessaire. Si vous êtes un président en mesure d'influencer le résultat d'une réunion en votant directement ou en prenant la décision finale sur les points à l'ordre du jour, vous avez noté les points de vue de chacun et le résumé devient encore plus important.
  4. 4 Connaître les règles régissant la réunion. Vous devriez lire les règles relatives à la réunion. Posez des questions aux responsables avant assister à la réunion pour que vous ne soyez pas incertain sur les choses. Rappelez-vous ceci si vous ne vous souvenez de rien d'autre: "les règles sont vos amis". Ce sont les outils par lesquels vous pouvez garder l'ordre dans la réunion, diriger les membres vers les points de discussion pertinents et soutenir votre vote prépondérant. Les règles vous aideront à être un président plus efficace.
  5. 5 Respirez profondément avant d'entrer dans la pièce. Il est utile d'arriver quelques minutes plus tôt pour préparer vos papiers et accueillir les participants à la réunion. Si vous ne connaissez pas leurs noms, ayez un diagramme visuel de ceux qui sont assis par leur nom. Gardez un petit bloc-notes et un stylo ou un crayon préféré pour noter les points saillants, les questions et les résumés. Assurez-vous que vos papiers sont tous en ordre avant de commencer la réunion.
  6. 6 Être honnête. Les gens pardonnent généralement si vous faites comprendre que vous êtes un novice. Si vous ne savez pas quelque chose, vous pouvez dire que vous le prendrez en compte et que vous reviendrez, ou vous pouvez ouvrir la question au groupe de réunion. Ou, vous pouvez admettre que vous ne savez pas comme vous êtes encore en train d'apprendre et que vous vous placez à la grâce de ceux qui vous entourent pour vous aider à répondre. Bien entendu, cette dernière action dépendra du contexte de la réunion et peut ne pas être appropriée dans certains environnements où il est important de transmettre un sentiment de contrôle. Mais dans l’ensemble, il est préférable d’être ouvert et transparent sur vos limitations plutôt que d’effectuer une action qui pose des problèmes pour le projet, le groupe ou le processus à long terme.
  7. 7 Faites confiance à vos capacités. Comme indiqué au début, il est important de vous faire confiance. Vous êtes dans ce rôle parce que d'autres croient que vous pouvez l'exécuter. Tout le monde attend une courbe d'apprentissage et à condition que vous acceptiez que les membres de votre réunion aient confiance en vous, il est probable que vous allez rapidement adorer ce rôle.