En plus de ses capacités de calcul du nombre, Microsoft Excel est un excellent outil pour conserver les listes. Si vous êtes rédacteur pigiste, Excel peut vous aider à organiser vos tâches d'écriture dans un calendrier qui affiche vos tâches et les informations associées afin que vous puissiez suivre votre progression dans la réalisation de vos missions et atteindre vos objectifs généraux. Les étapes suivantes expliquent comment créer un planning d'écriture dans Excel organisé par mois. Ce style est très utile si vous écrivez des articles de magazine et une copie Web, mais il peut également être adapté à d’autres tâches d’écriture.

Pas

  1. 1 Ouvrez Microsoft Excel. Lorsque Excel s'ouvre, vous verrez un classeur vide.
  2. 2 Ajoutez des feuilles de calcul supplémentaires au classeur. La plupart des versions d'Excel s'ouvrent avec 3 onglets de feuille de calcul en bas, intitulés "Feuille 1", "Feuille 2" et "Feuille 3". Pour avoir un onglet pour chaque mois, vous devez ajouter 9 autres.
    • Dans Excel 2007 et versions ultérieures, cliquez sur l'onglet Insérer une feuille de calcul à droite de l'onglet de feuille de calcul le plus à droite. (Il affiche une petite feuille de calcul avec une minuscule étoile orange en haut à gauche.) Un nouvel onglet numéroté apparaît à gauche de l'onglet Insérer une feuille de calcul.
    • Dans les anciennes versions d'Excel, cliquez avec le bouton droit de la souris (cliquez avec le bouton droit de la souris) sur n'importe quel onglet et sélectionnez «Insérer» dans le menu contextuel. Sélectionnez "Feuille de calcul" dans les options du menu Insertion et cliquez sur "OK". Un nouvel onglet numéroté apparaîtra à gauche de l'onglet sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit.
    • Vous pouvez également ajouter un onglet en appuyant sur les touches Maj et F11 de votre clavier. Un nouvel onglet numéroté apparaîtra à gauche de l'onglet dont la feuille de calcul était précédemment affichée.
  3. 3 Renommez les onglets de la feuille de calcul. Les noms par défaut de "feuille 1", "feuille 2" et ainsi de suite ne sont pas des noms significatifs; vous devrez les changer pour les noms des mois. Vous pouvez le faire de l'une des deux manières suivantes.
    • Double-cliquez sur l'onglet. Le nom de l'onglet sera mis en évidence, car votre curseur passe d'une flèche à une barre d'insertion. Tapez le nouveau nom de l'onglet.
    • Faites un clic droit sur l'onglet et sélectionnez "Renommer" dans le menu contextuel. Le nom de l'onglet sera mis en évidence comme ci-dessus. Tapez le nouveau nom de l'onglet.
  4. 4 Créez les colonnes pour la planification. Sur la première feuille de travail (janvier), créez les en-têtes de colonne suivants dans la première ligne du tableur: Publication, Titre de l'article, Éditeur, Tâches, Paiement, Date limite, Date d'envoi, Réponse reçue, Commentaires.
    • La plupart de ces rubriques dépasseront la largeur de la colonne. Pour étendre la largeur de la colonne, placez votre curseur sur le séparateur entre deux étiquettes de colonne de sorte qu'il se transforme en une ligne verticale avec des flèches horizontales en saillie. Double-cliquez sur le bouton gauche de la souris et la largeur de la colonne s'ajustera automatiquement pour s'adapter entièrement au titre dans la colonne.
    • Une fois que vous avez entré les noms des colonnes, vous pouvez les mettre en gras ou en italique pour les différencier des informations contenues dans les colonnes. Pour ce faire, sélectionnez les titres en faisant glisser votre curseur dans les cellules contenant les titres. Pour mettre en gras le texte sélectionné, cliquez sur le bouton Gras ("B") dans le menu du ruban Accueil dans Excel 2007 ou version ultérieure ou dans la barre d'outils dans les versions antérieures d'Excel; pour le mettre en italique, cliquez sur le bouton Italicize (slanted "I").
    • Pour copier les en-têtes de colonne sur chacune des autres feuilles de calcul, sélectionnez les en-têtes et appuyez simultanément sur les touches Ctrl et C de votre clavier. Cliquez sur chaque onglet successif et, lorsque la feuille de calcul s'affiche, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et V pour coller les en-têtes dans chacune des autres feuilles de calcul. (Vous devrez ajuster la largeur des colonnes pour afficher l'intégralité du titre dans la colonne.)
  5. 5 Remplissez les cellules sous les en-têtes de colonne avec les informations appropriées. Dans la plupart des cas, les en-têtes de colonne sont explicites, mais les informations suivantes sont fournies à titre de suggestions pour faciliter l'utilisation du calendrier de rédaction.
    • Si vous travaillez sur plusieurs articles pour la même publication au cours du même mois, répertoriez-les tous ensemble, en utilisant une cellule du nom "Publication" et des cellules verticales successives pour chaque article.
    • Si vous appelez ou envoyez fréquemment un courrier électronique à votre éditeur pendant que vous travaillez sur votre tâche, vous pouvez répertorier le numéro de téléphone et l'adresse électronique de votre éditeur dans les cellules situées sous son nom ou insérer des colonnes à droite de la colonne. (Pour insérer une colonne, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne située à droite de la colonne où vous souhaitez que la nouvelle colonne apparaisse et sélectionnez "Insérer" dans le menu contextuel. Sélectionnez "Toute la colonne" dans le menu Insertion et cliquez sur "D'ACCORD.")
    • Utilisez la colonne Tâches pour répartir une tâche longue en tâches plus petites, telles que "Recherche", "Entretien", "Aperçu" et "Écriture". (Faites-le dans les lignes sous la ligne dans laquelle vous avez entré le titre de l'article, le taux de rémunération et la date limite.) Vous pouvez ensuite entrer vos propres délais pour chaque tâche avant la date limite et entrer les dates d'achèvement dans le champ "Date d'envoi". (Si vous faites cela, vous souhaiterez peut-être mettre en gras la date limite de l'article et la date à laquelle vous avez envoyé l'article complété à votre éditeur.
    • Utilisez la colonne Commentaires pour savoir si l'article a été accepté ou rejeté, si une réécriture a été demandée et quand elle a été envoyée ou pour résumer les commentaires de votre éditeur.
  6. 6 Organiser les informations par priorité. Vous pouvez le faire en utilisant la boîte de dialogue Trier. Dans Excel 2007 et versions ultérieures, vous y accédez en cliquant sur le bouton Trier du ruban Données, tandis que dans les anciennes versions d'Excel, vous sélectionnez l'option Trier dans le menu Données. Vos priorités les plus probables sont la date limite pour l'article ou le taux de paiement.
    • Pour trier l'intégralité de la feuille de calcul, cliquez sur le bouton en haut à gauche où les étiquettes de ligne et de colonne se rencontrent, puis accédez à la boîte de dialogue Trier.Indiquez que vos données ont des en-têtes ou une ligne d'en-tête pour les exclure du tri, puis sélectionnez "Paiement" ou "Échéance" comme en-tête de colonne à trier. Si votre version d'Excel fournit des options "Trier sur", choisissez "Valeurs". Si vous triez par "Paiement", choisissez "Ordre décroissant" ("Largest to Smallest" dans Excel 2007 et versions ultérieures); si vous triez par "Date limite", choisissez la commande "Ascendant" ("Plus ancien au plus récent" dans Excel 2007 et versions ultérieures).
    • Si vous envisagez de diviser un article en tâches plus petites, effectuez le tri avant d'ajouter les tâches supplémentaires, en particulier si vous définissez des priorités par date limite, car les dates individuelles seront prises en compte dans le tri.
  7. 7 Enregistrez le classeur. Utilisez un nom tel que "Horaire de rédaction", suivi de l'année. De cette façon, vous pouvez créer un nouveau classeur pour chaque année suivante en effectuant un "Enregistrer sous" pour créer un nouveau classeur pour chaque année successive.