Lorsque vous quittez un poste, il est probable que votre responsable ou votre superviseur vous demandera d’aider votre successeur au cours de la période de transfert. En étant organisé et proactif, vous vous assurerez que votre entreprise connaît une transition en douceur et que vous partez avec une excellente réputation professionnelle.

Première partie de trois:
Organiser votre transfert

  1. 1 Discutez du transfert avec votre responsable. Vous devriez commencer par avoir une discussion détaillée avec votre responsable pour déterminer exactement comment il souhaite que vous preniez en charge le transfert. En fonction de votre travail et de la manière dont votre manager aime travailler, il se peut que vous soyez amené à contribuer largement à la transmission. Cela pourrait inclure la nouvelle personne qui vous suit pendant quelques jours ou plus.[1]
    • Dans la plupart des cas, vous devrez au moins préparer un document de transfert officiel.
    • Discutez-en avec votre responsable et déterminez ce que vous êtes censé apporter et quel devrait être l'objectif de votre transfert.
  2. 2 Élaborez un premier aperçu de votre document de transfert. Une fois que vous avez une idée claire des attentes de votre responsable, vous pouvez commencer par rédiger un projet de document de transfert. Cela vous aidera à vous organiser et à cataloguer toutes les tâches et informations que vous devrez transmettre pendant la période de transfert. Ce document devrait inclure:
    • Informations détaillées sur vos activités quotidiennes, vos tâches et vos priorités.
    • Un aperçu des points clés du rôle.
    • Un aperçu clair de ce qui est attendu de votre successeur.
    • Une liste de tous les fichiers essentiels qui seront remis. Cela peut inclure un contrat particulier ou un programme de travail.[2]
  3. 3 Attacher les extrémités libres. Si vous savez que vous allez bientôt quitter votre poste, il peut être utile de faire un peu de travail supplémentaire pour vous assurer que vous arrivez à rien. Vous obtiendrez un sentiment de satisfaction à cet égard et vous aiderez également votre successeur à commencer par une table rase. Faire cela vous aidera également à vous assurer que vous partez avec d'excellentes conditions et avec une bonne réputation.[3]
    • Ce ne sera pas toujours possible, mais si vous avez quelque chose qui est presque sur la ligne, mettez un peu de travail supplémentaire pour le faire.
    • Une nouvelle personne qui parvient à un accord dès qu’elle est proche de la ligne peut avoir du mal à la fermer, car elle ne connaît pas toutes ses subtilités.
  4. 4 Communiquez avec vos collègues. Avant que votre successeur ne commence, essayez de vous entretenir avec vos collègues et demandez-leur si vous pensez qu’il ya quelque chose que vous devriez mettre en évidence. Si vous n’êtes pas au courant d’un problème en cours, c’est une bonne occasion de vous familiariser avec ce problème et de le découvrir.
    • Les problèmes de développement ne devraient pas affecter vos derniers jours, mais si vous en avez connaissance, vous pouvez les signaler à votre successeur.
    • C'est aussi une chance de vous assurer que tout le monde sait que vous partez et quand. Informez vos collègues de la période de transfert, afin qu'ils puissent en tenir compte.
    • Votre productivité est susceptible de ralentir pendant le transfert, c'est donc une bonne pratique de donner à vos collègues un avertissement préalable.
  5. 5 Rédigez un document de transfert officiel. La dernière étape de la préparation de votre transfert consiste à remplir un document de transfert officiel. Vous pouvez vous inspirer du document préliminaire, mais essayez d'élaborer et d'inclure toutes les informations importantes. Vous devrez parcourir le document avec votre responsable et tout autre membre du personnel concerné. Essayez de le faire compléter et de l'envoyer à votre successeur au moins quelques jours avant de commencer. Le contenu varie d'un emploi à l'autre, mais peut inclure les éléments suivants:[4]
    • Une liste et un calendrier des actions.
    • Un briefing des problèmes en cours.
    • Un calendrier des événements et des échéances à venir.
    • Mots de passe et informations de connexion.
    • Une liste de contacts utiles.[5]
    • Un guide pour naviguer dans les fichiers et les dossiers sur le système informatique.
But
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Partie 1 Quiz

Que devez-vous inclure dans votre document de transfert formel?

Deuxième partie de trois:
Gestion de la période de transfert

  1. 1 Accordez autant de temps que possible. Lorsque votre successeur commence au bureau, vous pouvez toujours être présent et être invité à effectuer un transfert plus complet. La durée varie, mais dans certains cas, vous aurez quelques jours ou plus pour aider la nouvelle personne à se familiariser avec le travail. Généralement, plus vous disposez de temps pour un transfert complet, plus vous pourrez transmettre d'informations.
    • Il y a forcément des choses que vous avez oubliées, et avoir quelqu'un qui vous regarde est un bon moyen de les exposer à la variété d'activités quotidiennes.
  2. 2 Remettez personnellement les documents clés. Lors du transfert, il convient de s’assurer que toutes les données et la documentation essentielles sont transmises et remises personnellement. Cela vous aidera à vous assurer que les choses les plus importantes sont traitées de manière appropriée et que les priorités sont clairement définies. La transmission des documents en face-à-face signifie que des informations complexes peuvent être entièrement discutées avant votre départ.
    • Cette opportunité d'expliquer les informations clés et de demander à votre successeur de vous poser des questions directes est essentielle pour un bon transfert.
    • Cela vous donnera également l'occasion de fournir des nuances et un contexte à une discussion qui aurait pu être ignorée autrement.[6]
  3. 3 Faites l'effort d'aider. Si vous êtes au bureau avec votre successeur, vous devez toujours être attentif et proactif. Efforcez-vous d'identifier et d'aider à résoudre les problèmes éventuels. Votre successeur peut être un peu timide ou intimidé au cours des premiers jours et ne pas vouloir vous poser de questions.
    • Assurez-vous de bien préciser que vous êtes là pour aider et que vous souhaitez recevoir des requêtes.
    • Ce faisant, vous contribuerez à créer une situation dans laquelle la responsabilité du transfert est partagée entre vous et votre successeur.[7]
  4. 4 Ayez une réunion finale de transfert. La dernière chose à faire avant de partir et de terminer le transfert est de faire une réunion complète avec votre successeur. Demandez à votre successeur d'apporter les questions en suspens et les notes prises. Cette réunion est une excellente occasion pour la nouvelle personne de s’assurer qu’elle comprend son rôle et ses responsabilités.
    • Toute incertitude peut être éliminée lors de la réunion.
    • Selon l'endroit où vous travaillez, il peut être prudent d'inviter votre responsable ou votre superviseur à assister à la réunion.
    • Vous devriez certainement informer votre responsable du moment et de l'endroit où il se déroule et lui demander s'il souhaite ajouter quelque chose.[8]
But
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Partie 2 Quiz

Que devriez-vous discuter lors de la réunion finale de transfert?

Troisième partie de trois:
Penser au développement à long terme

  1. 1 Souligner le support et la formation disponibles. Essayez de considérer le transfert comme une opportunité de contribuer réellement à donner à quelqu'un les meilleures chances de succès. Vous n'essayez pas seulement de transférer des tâches et des emplois, mais vous essayez d'aider le développement professionnel de votre successeur et la santé à long terme de votre ancien employeur.[9]
    • Pour ce faire, soulignez toutes les possibilités de formation pertinentes que vous connaissez.
    • Peut-être que lorsque vous avez commencé le travail, vous avez reçu une série de formations pour vous aider à vous adapter et à vous développer.
    • Assurez-vous de mentionner ceci à votre successeur et encouragez-les à explorer les possibilités.
  2. 2 Ne négligez pas la culture de travail. Si vous passez du temps avec la personne qui occupera votre poste, il est important de ne pas vous concentrer uniquement sur les aspects techniques du travail. Chaque lieu dispose d'un environnement de travail et d'une culture uniques qui peuvent être intimidants ou déroutants pour un nouvel arrivant. Assurez-vous de laisser un peu de temps à la nouvelle personne pour savoir comment fonctionne le bureau.
    • Faites l'effort de les emmener dans le bureau et de les présenter à tout le monde.
    • Assurez-vous de définir clairement le rôle du nouvel employé et des employés existants.
    • Si la description de poste du nouvel arrivant est légèrement différente de la vôtre ou si ses responsabilités et priorités sont concentrées ailleurs, assurez-vous que le personnel existant le reconnaît.[10]
  3. 3 Fournissez vos coordonnées. Si vous voulez vraiment faire un effort supplémentaire, vous pouvez fournir au nouvel employé vos coordonnées. Vous pourriez dire qu'ils peuvent vous contacter en cas de problème majeur ou s'ils ont besoin de conseils. Tout le monde ne sera pas content de le faire, et cela dépendra probablement de votre relation avec votre ancien employeur.
    • Un problème peut souvent être résolu avec un simple e-mail.
    • Offrir une aide après votre départ fera bonne impression et contribuera à renforcer votre réputation.[11]
But
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Partie 3 Quiz

Vrai ou faux: vous devriez laisser votre successeur apprendre à se déplacer dans le bureau à son propre rythme.