Peu de choses sont plus importantes pour un bureau qui fonctionne bien qu'un système de classement qui fonctionne. Que vous soyez le seul à accéder aux fichiers ou à partager avec un personnel, le système de classement que vous choisissez doit être organisé de manière à ce que tout le monde puisse trouver ce qu'il recherche. Si le système de classement est difficile à utiliser, vous vous accrocherez aux papiers de peur de les perdre dans les fichiers et vous aurez bientôt des piles de papiers couvrant votre bureau.

Pas

  1. 1 Choisissez un système de classement. Quoi qu'il en soit, cela doit avoir un sens, alors vous saurez exactement où se trouve chaque morceau de papier. Vos options sont les suivantes:
    • Alphabétique. Ce système est le meilleur lorsque la plupart de vos fichiers seront des noms de clients, de patients ou de clients.
    • Sujet ou catégorie: La plupart des systèmes de fichiers sont organisés par sujet ou par catégorie, ce qui fonctionne bien lorsqu'ils sont correctement configurés, mais peut également être le plus déroutant.
    • Numérique / Chronologique. C'est mieux lorsque vos fichiers sont principalement composés de documents numérotés ou datés, tels que des bons de commande ou des reçus.
  2. 2 Remplissez vos tiroirs de fichiers avec des dossiers suspendus. Les dossiers suspendus ne seront jamais retirés, agissant comme des supports pour les enveloppes de manille que vous retirerez du tiroir.
  3. 3 Trier vos papiers en piles par catégorie. Si une pile fait plus d'un pouce ou deux, divisez-la en sous-catégories. Si une pile est trop fine, combinez-la avec une autre pile et renommez-la. Les noms des piles devraient permettre de déterminer facilement la pile de chaque pièce de papier.
  4. 4 Placez chaque pile dans un dossier de manille et étiquetez-le clairement. Il est préférable d'utiliser des dossiers avec des onglets qui sont au centre plutôt que d'être décalés car cela rend les fichiers plus nets.
  5. 5 Placez les dossiers Manila dans les dossiers suspendus. Pour la plupart des fichiers, les dossiers suspendus classiques fonctionneront, mais pour les fichiers épais ou les fichiers que vous avez dû diviser en sous-catégories, utilisez les dossiers situés au bas de la boîte. Vous pouvez commander les dossiers comme vous le souhaitez, mais la plupart des utilisateurs utilisent un système alphabétique à ce stade.
  6. 6 Étiquetez les dossiers suspendus avec les mêmes noms que les dossiers Manila. Placez tous les onglets en plastique à gauche du dossier, sauf si vous utilisez un classeur latéral. Pour les fichiers latéraux, qui vont de gauche à droite lorsque vous ouvrez le tiroir plutôt que de l'avant vers l'arrière, placez les languettes sur le côté droit.
  7. 7 Placez une réserve de dossiers suspendus et de dossiers à portée de main à proximité des fichiers pour pouvoir ajouter facilement un dossier si vous vous trouvez avec un morceau de papier qui n'appartient pas à un dossier existant. Évitez les dossiers trop épais ou trop fins. Vous souhaiterez peut-être également renommer les dossiers et redistribuer les documents si vous décidez de les recatégoriser.
  8. 8 À la fin de l'année, supprimez tous les dossiers, étiquetez les dossiers Manila frais avec les mêmes noms de catégorie et placez-les dans les fichiers. Parcourez les anciens dossiers pour voir si quelque chose doit être transféré dans les fichiers actuels et placez le reste dans vos archives.