Votre processus de paie commence par la collecte d'informations sur les salaires pour chaque employé. Les entreprises utilisent un formulaire W-4 pour documenter le statut de dépôt du travailleur et ses indemnités. Vous devez également suivre attentivement les salaires de vos employés. À la fin de chaque période de paie, vous calculez le salaire brut. Les entreprises ont une variété d'impôts qui doivent être retenus sur le salaire brut. Vous pouvez également déduire des montants pour les cotisations au régime de retraite. De nombreuses entreprises embauchent une société de gestion de la paie pour effectuer tous les calculs de la paie et payer les sommes dues aux employés.

Première partie de deux:
Collecte des informations salariales

  1. 1 Demandez à tous les employés de remplir un formulaire W-4 pour pouvoir calculer correctement les retenues d’impôt fédérales sur les salaires. Ce formulaire sert à documenter le statut de classement du travailleur. Vous utilisez également le formulaire W-4 pour calculer le nombre de quotas que l'employé souhaite. Le statut de dépôt et les indemnités ont une incidence sur le montant de l'impôt fédéral retenu sur les salaires.[1]
    • Le statut de classement du travailleur peut être marié, célibataire ou chef de ménage. Plusieurs autres variables peuvent avoir un impact sur le statut de dépôt. Le statut de déclaration du contribuable a un impact sur le montant en dollars des salaires retenus.
    • Un formulaire W-4 comprend une feuille de calcul des allocations personnelles. L'employé calcule ses indemnités en fonction du nombre de personnes à sa charge. Si le travailleur est marié, l'employé reçoit également une allocation si son conjoint ne travaille pas.
    • Plus il y a d'allocations réclamées par un employé, moins l'impôt fédéral est retenu sur le salaire brut.
  2. 2 Rassemblez toutes les informations de paie pour chaque période de paie. En tant qu'employeur, vous pouvez traiter la paie hebdomadairement, bi-mensuellement ou une fois par mois. Indépendamment de la fréquence à laquelle vous payez, vous devez rassembler les enregistrements nécessaires pour calculer le salaire brut.[2]
    • Vous devez tenir à jour les dossiers de paie pour chaque employé. Bien que certaines sociétés conservent des feuilles de calcul, vous pouvez utiliser plus efficacement les logiciels de paie.
    • Vos dossiers doivent indiquer le salaire actuel de chaque employé. Pour les travailleurs horaires, vous devez documenter le taux de rémunération horaire, y compris la rémunération des heures supplémentaires. Le logiciel de paie peut calculer les heures des employés qui doivent être comptées comme heures supplémentaires.
    • Les travailleurs horaires devraient afficher leur temps en utilisant une fiche de présence officielle. Vous avez besoin d'un processus spécifique pour suivre le nombre exact d'heures travaillées chaque jour. Les employeurs devraient être tenus de publier immédiatement leur temps chaque jour afin que vos dossiers soient toujours à jour.
  3. 3 Calculez le salaire brut pour chaque travailleur. Lorsque vous atteignez la fin d'une période de paie, calculez le salaire brut dû pour tous vos employés. Les calculs varient selon que le travailleur est salarié ou rémunéré sur une base horaire.[3]
    • Utilisez un logiciel pour calculer les salaires bruts dus aux travailleurs salariés à chaque période de paie. Disons, par exemple, que le salaire annuel d'un employé est de 52 000 $ par année. Vous traitez la paie 26 fois par an (toutes les 2 semaines). À chaque période de paie, le travailleur gagne (52 000 $ divisé par 26), soit 2 000 $ de salaire brut.
    • Supposons qu'un travailleur gagne un taux de rémunération de 25 $ l'heure pour les heures régulières et un taux de 37,50 $ pour les heures supplémentaires (le taux des heures supplémentaires aux États-Unis est 1,5 fois le taux normal). Les heures supplémentaires sont le plus souvent payées pour toutes les heures travaillées de plus de 40 heures au cours d'une semaine civile.
    • Pour la période de paie la plus récente, l'employé a travaillé 45 heures la première semaine et 40 heures la deuxième semaine. Vous devez calculer les heures normales et les heures supplémentaires. Le salaire horaire normal est de 80 heures multiplié par 25 dollars = 2 000 dollars. Heures supplémentaires payées totaux (5 heures x 37,50 $ = 187,50 $). Le salaire brut de cet employé s’élève à 2 187,50 $.

Deuxième partie de deux:
Calculer les retenues sur la paie

  1. 1 Déterminez le montant exact de la retenue d'impôt sur le revenu fédéral. La principale méthode utilisée par la plupart des contribuables pour payer leurs obligations fiscales est la retenue des salaires. Votre employeur soumet les salaires retenus à l'IRS en votre nom. Pour en savoir plus sur de nombreux problèmes liés aux taxes sur la masse salariale, utilisez ce lien: Calculer les taxes sur la paie.[4]
    • Supposons que vous devez 10 000 $ d'impôts fédéraux sur vos salaires bruts annuels de 50 000 $. Dites que votre employeur a retenu 9 000 $ sur cette responsabilité de 10 000 $. Selon un calendrier de versements bimensuels, votre employeur peut retenir 375 $ par période de paye (un total de 9 000 $ par année), avec un impôt fédéral réel de 416,67 $ par période de paie (un total de 10 000 $ par année).
    • Tous les salariés reçoivent un formulaire W-2 de leur employeur. Ce formulaire documente vos salaires bruts et vos retenues à la source, y compris les retenues fiscales fédérales et étatiques.
    • Lorsque vous produisez votre déclaration de revenus, vous incluez une copie de votre W-2. Que W-2 déclarera que 9 000 $ en impôt ont été retenus sur les salaires. Le travailleur produit la déclaration de revenus et paie les 1 000 dollars restants en impôts fédéraux dus.
    • En tant qu'employeur, vous pouvez utiliser la publication IRS 15 (Circulaire E) pour calculer les retenues à la source. Choisissez soit la méthode du pourcentage, soit la méthode du support salarial et utilisez le tableau approprié dans la publication.
  2. 2 Déduire les autres montants requis du salaire brut. Les employeurs sont également tenus de déduire les montants pour la sécurité sociale, l'assurance-maladie et les taxes fédérales sur le chômage. N'oubliez pas que l'employeur doit calculer chaque retenue d'impôt pour chaque travailleur. L'entreprise rapporte l'information et soumet le paiement à chaque autorité taxatrice.[5]
    • La sécurité sociale fournit un revenu aux retraités et aux personnes handicapées. Le taux d'imposition est de 6,2% pour 2015. Une fois qu'un employé a atteint un salaire brut cumulé de 118 500 $, aucun impôt supplémentaire sur la sécurité sociale n'est retenu.
    • Medicare fournit une couverture médicale aux personnes âgées et aux personnes handicapées. Le taux d'imposition 2015 est actuellement de 1,45%. Tous les salaires sont soumis à cette taxe.
    • Les employeurs paient à la fois une taxe de chômage et un régime fédéral d’imposition du chômage. Les deux systèmes fournissent un revenu aux personnes sans emploi. Vous devez d'abord payer la taxe d'État requise.Le calcul de la taxe fédérale vous permet de recevoir un crédit pour les taxes que vous avez versées dans votre système public
  3. 3 Calculer d’autres déductions et soumettre des paiements aux autorités fiscales. Le traitement de la paie peut être difficile, car vous devez déclarer et soumettre des retenues à la source à plusieurs entités différentes. En raison de cette complexité, vous devriez envisager sérieusement d'investir dans des logiciels de paie.[6]
    • De nombreuses entreprises embauchent une société de gestion de la paie pour gérer les problèmes de paie. Vous trouverez peut-être que l'embauche d'un expert externe peut vous aider à économiser et à gagner du temps.
    • Une société de gestion de la paie peut effectuer les calculs de retenue à la source et soumettre les montants de paiement nets au compte bancaire de chaque travailleur. Vous fournissez les données sur les employés et le compte bancaire de la société que vous utilisez pour traiter les paiements.
    • Vous devrez peut-être déduire des éléments supplémentaires tels que les cotisations au régime de retraite, les primes d'assurance maladie et les dons de bienfaisance. Gardez à l'esprit que certains paiements sont déduits avant le calcul des taxes. Les autres montants sont déduits après le calcul des taxes.
    • Toutes les déductions doivent apparaître individuellement sur le talon de paie de l'employé et sont généralement répertoriées avec des valeurs pour la déduction de la période de paie actuelle et les déductions cumulatives «cumulatives» pour un article donné. Les déductions avant impôt et après impôt sont généralement indiquées comme telles et apparaissent souvent dans des sections distinctes.