Comment faire une meilleure impression au téléphone

Faire une impression positive par téléphone est une compétence que tout le monde peut maîtriser. La clé utilise le bon son et l'étiquette, car l'autre personne ne peut pas vous voir. S'appuyer entièrement sur le son plutôt que sur d'autres sens peut être difficile au début. Mais avec un peu de pratique et de préparation, vous aurez bientôt l'impression d'être un pro.

Première partie de trois:
Préparer votre appel

1. 1 Décidez de ce que vous voulez accomplir. Si vous prenez quelques minutes pour vous préparer, cela peut vous aider à avoir confiance en vous et à rester concentré. Proposez quelques objectifs que vous espérez accomplir lors de votre appel. Vous pourriez même essayer de faire une liste de contrôle pour que vous restiez sur la tâche.^[1]
   • Un objectif possible pourrait être de faire forte impression auprès d'un employeur potentiel. Cela peut impliquer de manifester de l'intérêt pour le poste, d'afficher des connaissances sur l'entreprise et de démontrer clairement comment vous seriez bénéfique pour leur mission. Vous pourriez écrire des réalisations spécifiques qui sont pertinentes pour le travail pour vous assurer de ne rien laisser de côté.
   • Un autre objectif possible est de vendre un produit. Cela pourrait impliquer d'expliquer l'utilisation du produit, de démontrer comment le produit serait bénéfique pour le client et d'offrir un avantage lors de l'achat immédiat du produit.
2. 2 Notez les informations avant l'appel. Le simple fait d'écrire le nom de la personne et tous les points de discussion avant de passer l'appel vous mettront à l'aise. De cette façon, si vous commencez à vous sentir nerveux en parlant à la personne, vous n'avez pas à vous soucier d'oublier quelque chose d'important. C'est juste devant vous!
3. 3 Répétez l'appel. Passer du temps à pratiquer votre appel téléphonique vous aidera à résoudre les problèmes à l’avance. Peut-être ne savez-vous pas exactement comment rédiger quelque chose ou comment aborder un sujet difficile. Si vous trouvez cela à l'avance, vous pourrez surmonter tous les défis potentiels.
   • Essayez de demander de l'aide à un ami. Par exemple, si vous interviewez pour un poste, votre ami pourrait agir en tant qu'employeur potentiel et mener une entrevue simulée avec vous. Cela peut être utile, car votre ami pourrait penser aux questions ou noter des aspects de votre discours que vous avez oubliés.
   • Essayez de vous enregistrer en parlant aussi. Cela vous donnera une chance d'entendre ce que l'autre fera et de faire des ajustements. Faites attention au son de votre voix et travaillez des phrases claires et concises.
4. 4 Utilisez le bon équipement. Un appel téléphonique reposant entièrement sur le son, il est très important d’utiliser un téléphone de qualité. Peu importe à quel point vous parlez, si la personne ne vous comprend pas, elle ne sera pas impressionnée. Utilisez un téléphone fixe sur un téléphone cellulaire, car les téléphones cellulaires sont déconnectés en fonction du service. Assurez-vous qu'il n'y a pas de statique sur la ligne et désactivez les appels en attente pour éviter toute interruption.^[2]
5. 5 Implémenter un langage corporel positif. Comme la personne ne peut pas vous voir, il pourrait être tentant de se laisser aller. Mais saviez-vous que cela peut se produire dans le son de votre voix? Si vous êtes debout avec vos épaules en arrière et regardez droit devant vous, votre voix sera beaucoup plus autoritaire et confiante.^[3]
   • Essayez de sourire pour aider votre voix à être positive et optimiste. Cela peut sembler étrange au début, mais rappelez-vous que votre physique se manifeste dans votre voix. L'appelant ne pensera qu'à vous sembler chaleureux et agréable et n'aura aucune idée que vous souriez maladroitement à l'autre bout du fil.
6. 6 Allez dans un endroit calme. De préférence, pas dans votre voiture! Trouvez une pièce calme et immobile où vous ne serez pas dérangé. Le bruit de fond peut être extrêmement distrayant lors d'un appel et semble toujours peu professionnel. Une pièce silencieuse vous aidera à vous concentrer sur l'appelant et à lui permettre de se concentrer sur vous plutôt que sur le son bip-bip étrange ou le couple bruyant à proximité.^[4]
7. 7 Regardez une photo. Si vous avez du mal à paraître positif, essayez de regarder quelque chose qui vous fait du bien. Ayez une photo de votre lieu préféré ou de votre famille à proximité. Cela peut améliorer votre humeur, qui se manifestera toujours dans votre voix.
8. 8 Prenez un verre d'eau à proximité. Si la conversation persiste, vous ne voulez pas que votre voix devienne sèche et irritante. Parfois, les nerfs peuvent également contribuer à la sécheresse de la bouche. Le simple fait d'avoir de l'eau vous aidera à parler à un bon volume aussi longtemps que nécessaire.^[5]
9. 9 Ayez un stylo et un morceau de papier à portée de main. Ceci est pour prendre des notes pendant la conversation. Préparez-le avant de passer l'appel pour que vous n'ayez pas à y penser. Parfois, les appels téléphoniques nécessitent un suivi ou des étapes supplémentaires. Au lieu d'essayer de mémoriser tout cela sur-le-champ, notez-le afin que votre succès conversationnel puisse continuer même après l'appel initial.
10. 10 Ayez des ressources sous la main. Selon la nature de l'appel téléphonique, il peut être très utile de disposer de ressources de référence pertinentes. De cette façon, vous pouvez rapidement vérifier vos ressources plutôt que de vous fier entièrement à la mémoire.
    • Pour un entretien d'embauche, vous pouvez envisager d'imprimer des informations sur l'entreprise et sur vos questions.
    • Pour un appel de vente, vous voulez probablement avoir les informations sur votre produit sous la main.
    • Si vous essayez de rencontrer quelqu'un, essayez d’avoir des informations sur l’endroit où vous souhaitez vous rendre et d’avoir votre calendrier avec vous.

Deuxième partie de trois:
Parler correctement

1. 1 Parle clairement. Cela signifie énoncer des mots, utiliser une intonation appropriée et parler lentement. Entraînez-vous à l'avance pour qu'il devienne une seconde nature et enregistrez-vous pour vérifier votre sonorité. Cela ne devrait jamais sembler robotique ou forcé, mais clair et agréable. Le son de votre voix passe beaucoup de temps lors d'un appel téléphonique. Assurez-vous de ne pas marmonner!^[6]
   • Pratique de parler plus lentement que vous le feriez normalement. Comme il est plus difficile de comprendre quelqu'un par téléphone, assurez-vous de prendre votre temps sans traîner.
   • La respiration joue également un rôle important dans la parole. Respirez profondément avant de commencer la conversation, puis essayez de maintenir des respirations régulières et régulières.
2. 2 Parlez avec courtoisie. Faire de bons choix de mots est de la plus haute importance. Si vous essayez de paraître professionnel, jurer n'est jamais approprié. En cas de doute, pécher par excès de politesse. Par exemple, au lieu de contacter un collègue et de dire «Quoi de neuf?», Essayez quelque chose d'un peu plus formel comme «Comment allez-vous aujourd'hui?^[7]
   • Lorsque vous passez un appel, vous devez souvent demander à l’appelant: «Est-ce que c’est un bon moment pour vous?
   • La parole courtoise dans d'autres domaines de conversation s'applique également au téléphone. Par exemple, ne sous-estimez pas le pouvoir de phrases simples telles que «s'il vous plaît» et «merci». En outre, assurez-vous de ne pas interrompre l'autre personne.^[8]
   • Soyez courtois avec le temps de l'auditeur. Il n'est pas nécessaire de marcher ou de parler à quelqu'un. Essayez d'aller au point.
   • La courtoisie numéro un est peut-être la simple honnêteté. Cela montre à la personne que vous les respectez suffisamment pour leur dire la vérité. Aussi tentant soit-il, n'essayez pas d'étirer la vérité pour mieux paraître. Cela endommage le rapport et finit par apparaître à la surface.
3. 3 Écoutez activement. Une bonne partie de la conversation au téléphone se passe sans même parler. Il est important d’écouter vraiment l’autre personne et de répondre en conséquence. Si vous éprouvez de la difficulté à faire attention, essayez d'écrire quelques notes sur ce qu'ils disent.
   • Pour montrer que vous avez écouté, répétez une partie de ce qu'ils ont dit lorsque vous avez répondu, par exemple: «J'ai apprécié ce que vous avez dit à propos de la priorité accordée aux clients. C'est très important pour moi aussi. »Ensuite, vous pouvez ajouter à ce qu'ils ont dit pour continuer la conversation.
4. 4 Utilisez le nom de l'appelant. C'est une belle touche personnelle. Cela aide à développer une connexion avec l'appelant en tant que personne plutôt que juste cette voix à l'autre bout de la ligne. Pas besoin d'en faire trop, mais n'oubliez pas de l'inclure à l'occasion. Vous pourriez essayer de dire: «J'ai vraiment apprécié le temps que nous avons passé ensemble, Linda, et j'espère que nous pourrons nous revoir quelque temps.»
5. 5 Terminez sur une note positive. La dernière impression que vous faites est la note que vous laisserez à la personne. Ce sera ce qui reste dans leur esprit. Assurez-vous de les remercier pour leur temps et essayez de leur rappeler brièvement une conversation positive. Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme: «Je vous remercie d'avoir pris le temps de parler aujourd'hui. Je suis heureux que nous ayons eu la chance de définir ces objectifs pour notre entreprise.^[9]

Troisième partie de trois:
Utiliser l'étiquette téléphonique

1. 1 Répondez rapidement à votre téléphone lorsqu'il sonne. Si vous attendez un appel important, gardez votre téléphone à proximité et essayez d'y répondre dans les trois sonneries. Laisser votre téléphone sonner pendant une longue période peut faire en sorte que l'appelant se sente sans importance ou s'impatienter.
2. 2 Renvoyez les appels rapidement lorsque quelqu'un vous laisse un message. Essayez de répondre dès que possible. Cela montre à l'appelant que vous les appréciez. Si vous étiez censé être disponible au moment de leur appel, assurez-vous de vous excuser et de leur expliquer brièvement pourquoi vous n'étiez pas là. Par exemple, vous pourriez dire: «Je suis désolé, je n'étais pas là quand vous avez appelé. Le match de football de mon fils a été prolongé. »Autant que possible, essayez de prévenir la personne à l'avance que vous ne serez pas disponible.^[10]
3. 3 Avoir une messagerie vocale professionnelle. Pour les moments où vous ne parvenez pas à accéder au téléphone, ayez un message préenregistré plutôt qu'un message informatisé. Les messages que vous laissez en dire beaucoup sur vous. S'ils sont hostiles ou anarchiques, ils peuvent laisser une impression négative à vos auditeurs.
   • Choisissez quelque chose comme: «Bonjour! Ceci est Drew. Je suis actuellement indisponible pour répondre à votre appel. Veuillez laisser votre nom et votre numéro et je vous rappellerai dès que possible. Merci beaucoup et bonne journée! »Au lieu d'avoir une voix informatisée, dites« Box 3709 - laissez un message à la tonalité ».
4. 4 Suivi si nécessaire. Souvent, un appel téléphonique nécessite plusieurs conversations. Assurez-vous d'obtenir toutes les informations nécessaires pour faire le suivi avec la personne et faites toujours ce que vous dites. Si vous dites à quelqu'un: «Je vérifierai ces chiffres et je vous recontacterai plus tard aujourd'hui», alors assurez-vous de vérifier les chiffres et de les contacter ce jour-là!
   • Si quelqu'un vous demande des informations que vous n'avez pas actuellement, demandez-lui s'il est acceptable de les examiner et de les rappeler. Vous pourriez dire quelque chose comme: «Je suis désolé, mais je n'ai pas cette information pour le moment. Serait-il possible de vous renseigner et de vous rappeler?
5. 5 Appelez pendant les heures de bureau. Si vous ne savez pas quand appeler, les heures normales d'ouverture (de 9 h à 17 h) sont généralement un bon moment. Il n'y a rien de pire que d'être réveillé par un appel téléphonique.
6. 6 Laissez un message de qualité si la personne ne répond pas. Indiquez votre nom, votre numéro et la raison de votre appel. Assurez-vous de ralentir lorsque vous quittez votre numéro de téléphone afin de pouvoir le noter.