Faire des appels professionnels peut être un peu angoissant, en particulier compte tenu du nombre de communications numériques. Rien ne peut toutefois remplacer le son d’une voix humaine, et il est parfois plus simple de passer un appel. Tant que vous parlez poliment et naturellement, tout le monde peut gérer les bases. Mais pour que l'appel soit aussi efficace que possible, vous devez identifier son objectif avant de décrocher le téléphone et garder cela à l'esprit pendant que vous parlez.

Première partie de trois:
Préparer un appel

  1. 1 Identifiez l'objectif spécifique de votre appel. Savoir exactement pourquoi vous voulez parler avec quelqu'un vous empêchera de vous sentir nerveux à l'idée de le déranger ou de perdre son temps, ou même simplement de vous perdre. Avant de faire l'appel, réfléchissez une minute à son objectif et notez-le. Par exemple, vous pourriez penser:[1]
    • Avez-vous besoin d'obtenir des informations?
    • Voulez-vous vendre quelque chose ou convaincre la personne d'une idée?
    • Devez-vous demander l'aide ou le soutien de la personne?
  2. 2 Préparez des points pour les choses que vous devez mentionner. Quelques notes aideront à garder votre appel sur la bonne voie. La «feuille de triche» peut également vous aider à vous sentir plus en confiance, car vous n'oublierez pas ce que vous devez mentionner. Par exemple, si vous appelez pour demander à quelqu'un de vous rencontrer, vous pourriez noter:[2]
    • Le but de la réunion
    • Quand et où la réunion aura lieu.
    • Ce que la personne pourrait avoir besoin de faire avant la réunion.
  3. 3 Recherchez la personne à appeler. Ceci est particulièrement important si vous ne connaissez pas l'appelant personnellement. Découvrez ce que vous pouvez sur eux à partir de collègues, de recherches sur Internet, de profils de médias sociaux, etc.[3]
    • Si vous connaissez un peu le contexte de la personne, vous pouvez utiliser ces connaissances pour discuter au début de l'appel. Essayez de dire quelque chose comme: «Vous avez déjà travaillé avec Lanham Industries, non? Vous devez connaître Drew, alors, non?
    • La recherche de l'appelant vous aide également à éviter les faux pas. Par exemple, si vous découvrez que la personne a des liens avec l'un de vos concurrents, vous devez vous assurer de ne pas critiquer ce concurrent.

Deuxième partie de trois:
Tenir les conversations à dessein

  1. 1 Commencez par des plaisanteries, mais n'en faites pas trop. Appelez le numéro et attendez-vous à ce qu'il sonne plusieurs fois avant que la personne ne décroche. Dites «bonjour» et présentez-vous et d'où vous appelez. Il est poli de commencer avec un peu de bavardage, surtout si vous connaissez la personne, mais ne continuez pas. Gardez-le juste une minute ou deux.[4]
    • Si vous connaissez la personne, vous pourriez commencer par quelque chose comme: «Alors, Alyssa, la dernière fois que nous avons parlé, vous travailliez sur ce projet d’extension. Comment ça se passe?"
    • Si vous ne connaissez pas la personne, restez avec quelque chose de simple comme «J'espère que vous allez bien aujourd'hui».
  2. 2 Évitez le langage délicat. Demander des choses comme «Est-ce un bon moment pour appeler?» Ou dire des choses comme «J'appelle simplement pour…» donne l'impression que votre appel n'a pas un but clair et important. Conservez les notes sur le but de votre appel et assurez-vous que vous avez un motif légitime d'appeler.[5]
    • Si ce n'est pas vraiment le bon moment pour parler, la personne vous le fera savoir quand même.
  3. 3 Abonnez-vous aux affaires de votre appel. Après les présentations et les plaisanteries, optez pour l'objectif réel de votre appel. Ne faites pas la transition trop brutale ou évidente. Essayez de faire le lien avec le but de votre appel, par exemple:[6]
    • «C'est bien de rattraper Antonio. J'appelle à…
    • «Je suis heureux d'entendre que tu vas bien. J'appelle à…
  4. 4 Assurez-vous de poser des questions. Si vous ne faites que bombarder la personne d'informations, vous aurez l'impression que l'appel est insurmontable et unilatéral. Au lieu de cela, arrêtez-vous et posez des questions, puis faites en sorte que la personne se sente incluse et établisse une connexion. Par exemple, essayez des choses comme:[7]
    • ”Nous envisageons de planifier une réunion de groupe le 28. Comment ça sonne pour vous, Béatrice?
    • Nous espérons rassembler tous les responsables des départements pour discuter de la stratégie pour le prochain trimestre. As-tu des idées pour ça, Béatrice?
  5. 5 Prenez des notes pendant l'appel. Prendre des notes lorsque vous parlez à la personne présente plusieurs avantages. Cela peut vous aider à écouter attentivement tout ce que dit l'appelant, par exemple. Il sert également d’enregistrement de l’appel, au cas où vous deviez prendre des mesures de suivi ou signaler l’appel à une autre personne.[8]
  6. 6 Clarifier les actions de suivi nécessaires. Si vous avez besoin de trouver des informations et de revenir à la personne, prenez-en note. De même, si vous avez besoin de la personne pour faire quelque chose et vous recontacter plus tard, assurez-vous qu'ils comprennent cela. Quoi qu’il en soit, assurez-vous de le mentionner clairement avant de mettre fin à l’appel. Par exemple, vous pourriez dire:[9]
    • "Alors Karl, je vérifierai avec nos fournisseurs le délai de livraison et je vous reviendrai là-dessus, d'accord?"
    • "Ok, Justina, si vous pouviez vérifier votre emploi du temps et revenir avec des rendez-vous potentiels d'ici la fin de la semaine, ce serait génial, d'accord?"

Troisième partie de trois:
Pratique de la bonne étiquette téléphonique

  1. 1 Parlez clairement et souriez comme vous. Il est facile de se sentir anxieux lorsque vous devez passer un appel important. Mais si vous parlez trop vite ou marmonnez, l'appel ne sera pas réussi. Assurez-vous de respirer naturellement pendant que vous parlez. Le fait de sourire en parlant vous aidera également à paraître plus naturel, même si la personne ne peut pas vous voir.[10]
  2. 2 Demandez à la personne avant de transférer un appel ou de les mettre en attente. Si vous devez faire l'une ou l'autre de ces choses, demandez-leur si c'est d'abord correct.Ne présumez pas qu'ils veulent être transférés ou avoir le temps de tenir.[11]
    • Essayez de dire quelque chose comme "Liam, est-ce que ça va si je te mets en attente un moment pendant que je vérifie avec Christine à ce sujet?"
    • Si vous devez mettre quelqu'un en attente, utilisez en fait la fonction «mise en attente» du téléphone. Ne laissez jamais la ligne ouverte.
    • Revenez régulièrement avec la personne si cela va être une longue attente.
    • Merci d’avoir attendu lorsque vous avez repris le téléphone.
  3. 3 Dites à la personne que vous examinerez tout ce dont vous n'êtes pas sûr. Vous pouvez arriver à un point où la personne demande quelque chose à laquelle vous ne connaissez pas la réponse. Si cela se produit, ne paniquez pas. Cependant, ne dites pas simplement «je ne sais pas», car c'est une impasse. Au lieu de cela, dites à la personne quelque chose comme: «Je n'ai pas la réponse à cette question pour le moment, mais je vais vérifier et vous contacter.»[12]
    • Si vous promettez de retourner un appel, gardez la promesse.
  4. 4 Terminez en remerciant la personne pour son appel. C'est juste courtois de remercier la personne d'avoir pris le temps de vous parler. Assurez-vous de terminer avec quelque chose comme «Merci beaucoup d'avoir parlé avec moi. Passez une bonne journée! »Les gens se souviendront de ces petits gestes.[13]