Il est important d'avoir une étiquette de téléphone amicale et polie lorsque vous répondez au téléphone, surtout si vous parlez à un étranger ou si vous parlez dans un lieu de travail. Lorsque vous répondez au téléphone, il est important de savoir comment répondre correctement afin de ne pas démarrer la conversation d'un mauvais pied. Répondez poliment au téléphone en parlant clairement, en vous concentrant sur l'appel et en maintenant votre professionnalisme si vous vous trouvez dans un environnement de travail.

Méthode One of Three:
Gestion des appels professionnels

  1. 1 Ramassez après 2 ou 3 anneaux. Lorsque vous répondez à des appels au travail, laissez le téléphone sonner 2 ou 3 fois avant de répondre. Si vous le faites sonner plus de 3 fois, l'appelant peut devenir impatient et sentir que son appel est ignoré.[1]
    • Par contre, si vous décrochez après la première sonnerie, l'appelant peut être décontenancé par la réponse rapide. Ils n'ont peut-être pas eu le temps de composer leurs pensées.
  2. 2 Préparez une salutation professionnelle. Lorsque vous répondez au téléphone dans votre bureau, vous ne saurez pas toujours qui est à l'autre bout du fil. Cela pourrait être votre patron, un client, un de vos collègues, ou même un faux numéro.
    • Une salutation professionnelle comme «Bonjour» ou «Comment puis-je vous aider?» Aide à lancer la conversation du bon pied.
    • Même si vous avez l’identité de l’appelant et que vous pensez que c’est un appel de travail, il est possible que quelqu'un ait emprunté son téléphone. Répondre au téléphone avec «Ouais, quoi?» Pourrait donner aux appelants la mauvaise impression de vous.
  3. 3 Identifiez-vous et votre organisation. Dans les situations professionnelles, il est préférable de répondre au téléphone avec votre nom et votre entreprise. Par exemple, dites «Merci d'avoir appelé Smith's Auto Body. Voici Joan, comment puis-je vous aider?[2]
    • De nombreux bureaux ont leurs propres scripts pour répondre au téléphone, alors assurez-vous de suivre la règle définie par votre entreprise. Si vous n'êtes pas certain du script téléphonique de votre entreprise, demandez à votre superviseur.
  4. 4 Demande gentiment qui appelle si tu ne sais pas. Souvent, la personne vous donnera non seulement son nom, mais vous fournira également des informations sur la raison pour laquelle elle appelle. Si vous n'avez pas d'identification de l'appelant, n'avez pas reconnu le numéro ou n'avez pas entendu ce que la personne de l'autre côté a dit, invitez-le à nouveau en disant: «Puis-je demander qui appelle?
    • Une fois que l'appelant s'est présenté, adressez-vous correctement à l'appelant par le titre qu'il fournit. S'ils disent leur prénom et leur nom, et que vous voulez être plus professionnel, appelez-les par leur nom de famille.[3]
  5. 5 Parlez directement dans l'embout buccal. Reposez doucement le téléphone contre votre joue et parlez dans l'embout buccal qui devrait naturellement tomber près de votre bouche.[4] Ne vous souciez pas de mettre l'embout buccal trop près de votre bouche ou de parler fort.
    • Si la personne à qui vous parlez vous demande d’élever la voix, vous pouvez parler un peu plus fort. Sinon, gardez votre voix à un niveau conversationnel normal.[5]
  6. 6 Évitez d'utiliser un argot ou un langage profane. Lorsque vous répondez au téléphone au travail, vous représentez votre entreprise à qui vous parlez au téléphone. Parlez poliment et évitez d'utiliser l'argot, la malédiction ou le langage grossier. Même si la conversation se réchauffe et que la personne avec qui vous parlez jure, gardez votre calme et soyez poli.[6]
    • Bien entendu, lorsque vous parlez sur votre téléphone personnel à des amis, vous pouvez être informel avec eux et parler de ce que vous feriez dans une conversation en face à face.

Méthode deux sur trois:
Répondre à des appels personnels à la maison

  1. 1 Répondez dans un environnement calme. Si vous vous trouvez dans un environnement bruyant, déplacez-vous dans un endroit plus calme avant de répondre au téléphone, ou baissez la musique ou la télévision avant de répondre. Vous voulez être dans un endroit suffisamment calme pour entendre la personne qui vous parle et entendre vos réponses. [7]
    • Un environnement silencieux vous permettra également de vous concentrer sur l'appelant.
  2. 2 Arrêtez vos autres tâches avant de répondre au téléphone. Prenez un bref moment pour recueillir vos pensées avant de répondre. Ne soyez pas distrait, car cela pourrait entraîner une mauvaise communication entre vous et la personne à qui vous parlez. Si vous êtes libre de toute distraction, la personne à qui vous parlez ressentira toute votre attention.[8]
    • Par exemple, si vous tapez sur votre ordinateur ou lisez un livre lorsque le téléphone a sonné, arrêtez ces tâches et concentrez-vous sur l'appel.
  3. 3 Dites «Bonjour» et dites votre nom sur un ton agréable. Si vous ne reconnaissez pas l'identifiant de l'appelant ou ne savez pas qui appelle, vous pouvez ajouter «Ceci est Sam.» Pour une réponse plus formelle, vous pouvez dire, par exemple «Ceci est la résidence des Smiths».[9]
    • Si vous avez vu sur l’identité de l’appelant qu’un ami ou un membre de la famille appelle, n'hésitez pas à dire «Bonjour Tom! Comment vas-tu aujourd'hui?"
  4. 4 Supprimez les informations de l'appelant si le membre de la famille qu'il essaie de joindre est indisponible. Si l'appelant essaie de joindre quelqu'un qui n'est pas à la maison ou qui n'est pas disponible, dites «Je suis désolé, Mme Simpson, mon père n'est pas disponible pour le moment. Puis-je prendre un message? »Assurez-vous d'enregistrer le nom, le numéro de téléphone et la raison de l'appel sur un bloc-notes en écriture claire et lisible.
    • Si vous n'avez pas de bloc-notes à proximité, demandez à la personne de l'autre ligne d'attendre que vous en obteniez rapidement un.

Méthode trois sur trois:
Répondre aux appels sur votre téléphone portable

  1. 1 Saluez l'appelant d'un ton amical. Lorsque vous répondez à un téléphone portable, l'identification de l'appelant indique généralement qui vous appelle. Dites quelque chose comme: «Bonjour Steve, comment vas-tu?» Même si le numéro est privé ou caché, il est important de répondre à l'appelant de manière amicale. Dites: "Bonjour, puis-je demander qui appelle?"
    • Étant donné que les appels de téléphone cellulaire ont tendance à être plus informels que les appels vers une entreprise ou une ligne fixe, vous n'avez pas besoin de dire votre nom lorsque vous répondez à l'appel.
  2. 2 Demandez pourquoi la personne appelle. Si vous ne connaissez pas la personne, soyez poli en disant «Comment puis-je vous aider aujourd'hui?» Ou «Que puis-je faire pour vous?» Si vous connaissez la personne, vous pouvez dire quelque chose comme «Quoi de neuf?
    • Même si vous connaissez l'appelant, évitez de répondre grossièrement. Ne dites pas "Quoi?" Ou "Que voulez-vous cette fois?"
  3. 3 Parlez clairement en utilisant votre ton de voix normal. Ne vous inquiétez pas de crier dans l'embouchure ou d'énoncer vos mots. Au lieu de cela, parlez lentement et distinctement. Si vous criez ou que vous ne parlez pas naturellement, la personne à qui vous parlez peut penser que vous êtes en colère ou malade.[10]
    • Si la personne à l'autre bout du fil semble faible, montez le volume sur le côté de votre téléphone portable. S'ils sont encore faibles, demandez-leur de placer l'embout plus près de leur visage.
  4. 4 Ne répondez pas au téléphone en mâchant de la gomme ou de la nourriture. Si vous mâchez de la gomme ou de la nourriture, prenez le temps, avant de répondre, de le recracher ou de l'avaler. Vous voulez que votre bouche soit claire et prête pour la conversation lorsque vous répondez au téléphone.[11]
    • Même si vous parlez à un ami, ils peuvent avoir du mal à vous comprendre si vous avez une bouche pleine de nourriture.
  5. 5 Ne parlez pas à des personnes en dehors de l'appel jusqu'à ce que l'appel soit terminé. Pendant toute la durée de l’appel, ignorez toutes les distractions extérieures et accordez à la personne de l’autre côté de la ligne toute votre attention. Ne parlez pas ou ne blague pas avec d'autres personnes et évitez de communiquer en silence tout en parlant au téléphone.[12]
    • Même si la personne avec laquelle vous êtes au téléphone n'entend pas les mots que vous dites à quelqu'un en personne, elle pourra vous dire que vous ne vous concentrez pas entièrement sur la conversation téléphonique.