Un agenda vous aidera à vous souvenir des rendez-vous importants, des tâches, des activités amusantes et des délais. Cependant, il peut être très difficile de prendre l'habitude d'utiliser, de mettre à jour et d'amener un agenda. Heureusement, il existe des astuces qui faciliteront l'intégration de votre agenda à votre quotidien, de manière transparente et efficace.

Première partie de deux:
Avoir les bons matériaux

  1. 1 Considérez ce que vous utiliseriez un agenda pour. Il existe différents types de planificateurs de jour, adaptés à différentes tâches et personnalités.[1] Certains planificateurs de jour sont des cahiers lignés très simples; Les autres planificateurs de jour ont différentes sections pour différents types de tâches. Prenez quelques instants pour réfléchir à la raison pour laquelle vous souhaitez utiliser un agenda et à quoi vous l'utiliseriez. Il est très important de tenir compte de ces questions, car vous aurez plus de chances d'utiliser votre agenda si celui-ci devient votre seul outil de planification: garder plusieurs planificateurs à la fois sera déroutant et ira à l'encontre de l'objectif. Demande toi:
    • Aurais-je besoin d'une section pour les numéros de téléphone?
    • Vais-je l'utiliser principalement pour mémoriser les rendez-vous?
    • Est-ce que je veux un agenda qui dure plus d'un an?
    • Est-ce que je veux que mon agenda fonctionne en remplacement d'un autre outil d'organisation (comme mes listes de tâches)?
    • Est-ce que je veux un cahier simple, ou un cahier avec beaucoup de caractéristiques et de sections différentes?
    • Est-ce que je préférerais un agenda qui soit suffisamment petit pour tenir dans une poche ou suffisamment grand pour gérer les notes de mes réunions?[2]
    • Est-ce que je veux un agenda qui offre plus d'espace pour les jours de semaine, ou est-ce que j'aurai besoin de mon agenda principalement pour les activités du week-end?
  2. 2 Achetez un agenda qui répond à vos besoins. Les planificateurs de jour peuvent être achetés dans une variété de magasins, tels que les magasins de fournitures de bureau, les magasins de papeterie, les magasins de calendriers et en ligne. Ils peuvent coûter de quelques dollars à plus de 50 dollars.[3] Bien que l'esthétique de votre agenda soit importante, faites attention avant tout à l'agencement et aux sections du planificateur de jour. Assurez-vous que le planificateur de jour que vous achetez est organisé de manière à ce que vous le trouviez agréable, ce qui est logique compte tenu de votre style de vie et de vos responsabilités.
  3. 3 Considérez l'esthétique de votre agenda. Même si la fonction est la chose la plus importante, vous aurez plus tendance à prendre l'habitude d'utiliser un agenda que vous trouvez attrayant et agréable à regarder.[4] Certains planificateurs de jour sont très simples, avec juste une couverture en cuir noir uni. D'autres sont brillants et fantaisistes, avec beaucoup de designs et de motifs élaborés. Toute esthétique convient tant qu'elle est conforme au décorum professionnel de votre lieu de travail.
    • Faites attention à l’esthétique de l’intérieur du planificateur ainsi qu’à l’extérieur. Certaines personnes préfèrent, par exemple, les pages sans doublure aux pages lignées. Certaines personnes aiment la symétrie; d'autres pourraient aimer des mises en page plus dynamiques. Vous pouvez également préférer certaines polices à d’autres. Assurez-vous que votre agenda est agréable à regarder - à l’intérieur comme à l’extérieur - afin d’encourager davantage votre utilisation quotidienne.[5]
  4. 4 Ayez un approvisionnement rapide en stylos et crayons. Votre agenda ne vous fera pas beaucoup de bien si vous ne pouvez rien y inscrire. Assurez-vous de conserver de nombreux crayons et stylos aiguisés dans les endroits où vous êtes le plus susceptible d'utiliser votre agenda. Ceux-ci inclus:
    • Votre mallette ou sac de travail
    • Votre bourse
    • Votre bureau
    • Votre bureau à la maison
    • Près de vos téléphones fixes
    • Si vous êtes quelqu'un qui perd constamment des stylos et des crayons, pensez à ranger un crayon d'urgence dans votre agenda. Certains planificateurs de jour ont même un petit espace de stockage que vous pourriez utiliser pour un crayon de rechange.

Deuxième partie de deux:
Utiliser votre planificateur de jour efficacement

  1. 1 Résoudre d'utiliser un agenda tous les jours. Les personnes qui prennent un engagement ferme sont plus susceptibles de pouvoir respecter ces engagements. Les habitudes sont très difficiles à changer, mais vous dire que vous êtes résolu à faire une petite chose différemment vous aidera à développer une nouvelle habitude.[6]
    • Rappelez-vous que de bonnes habitudes sont plus susceptibles de se former lorsque vous vous concentrez sur une seule à la fois. Ne vous surchargez donc pas avec de nouvelles habitudes de gestion du temps. Pour l'instant, concentrez-vous uniquement sur le maintien de votre agenda.[7]
  2. 2 Parlez à un ami de votre souhait d'utiliser un agenda. Les personnes sont plus susceptibles de suivre de nouvelles habitudes lorsque leurs communautés sont conscientes de leur résolution et peuvent les soutenir.[8] Parlez à un ami ou à un collègue de votre nouvelle résolution. Votre ami voudra peut-être aussi commencer cette nouvelle habitude utile. Vous pouvez vous rappeler de le mettre à jour si nécessaire.
  3. 3 Rangez votre agenda à la même place au travail et à la maison tous les jours. Utilisez votre agenda comme votre seul calendrier: si vous utilisez simultanément des planificateurs de deux jours, vous perdrez rapidement la trace de vos responsabilités. Cependant, cela peut être difficile car vous devrez entrer des éléments dans votre agenda au travail et à la maison. Pour vous assurer de toujours avoir votre agenda avec vous, désignez un lieu de stockage pour le travail et un lieu de stockage pour la maison.[9] Ne placez jamais votre agenda partout ailleurs: la cohérence est la clé pour développer cette habitude.
    • Les meilleurs endroits pour stocker votre agenda à la maison comprennent une table à côté de votre ligne fixe, votre sac de travail ou votre porte-documents, ou à côté de votre téléphone portable et de vos clés de voiture.
    • Les meilleurs endroits pour ranger votre agenda au travail comprennent sur votre bureau, le tiroir central de votre bureau, à côté de votre téléphone de travail ou dans votre mallette.
  4. 4 Rédiger des notes de rappel pour prendre l'habitude d'amener votre planificateur avec vous au travail. Lorsque vous vous habituez pour la première fois à utiliser votre agenda, vous allez probablement oublier de l'apporter au travail ou à la maison. Pour éviter cela, écrivez-vous des notes de rappel dans des endroits bien en vue au travail et à la maison.Des études montrent qu'un rappel post-it est l'un des moyens les plus efficaces d'encourager un comportement particulier.[10] Utilisez cette méthode sur vous-même en laissant un post-it demandant "Vous êtes-vous souvenu de votre agenda?" dans les endroits que vous êtes sûr de voir. Ceux-ci inclus:
    • Ton ordinateur portable
    • Sur votre bureau
    • À côté de votre téléphone
    • À votre porte
    • Sur votre table de cuisine
    • Sur le miroir de la salle de bain
    • Vous pouvez supprimer ces notes après avoir pris l'habitude d'amener votre agenda avec vous pour travailler et rentrer chez vous.
  5. 5 Transférez des informations dans votre agenda. Lorsque vous achetez un planificateur pour la première fois, vous devez saisir de nombreuses informations. Vous aurez probablement programmé des rendez-vous, des tâches en cours et des informations aléatoires. Prenez une heure ou deux pour regrouper toutes ces informations dispersées dans votre agenda. Cela vous permettra de pratiquer la saisie des informations de la manière correcte. Cela vous permettra également de planifier votre temps de manière plus efficace. Les choses à entrer dans votre agenda incluent:
    • Informations de contact importantes pour votre famille, vos amis, vos collègues et vos clients
    • Réunions de travail
    • Votre horaire de cours
    • Délais pour les travaux ou les projets scolaires
    • Changement de poste (si vous travaillez sans emploi du temps)
    • Rendez-vous médicaux et dentaires
    • Les anniversaires de vos proches
    • Événements de travail spéciaux
    • Événements personnels spéciaux
    • Dates clés pour vos loisirs ou activités parascolaires (par exemple, les dates de votre répétition ou de votre cours de zumba)
  6. 6 Consultez votre agenda tous les matins. Avant de vous rendre au travail chaque matin, examinez votre agenda pour les rendez-vous, les réunions et les responsabilités à venir.[11] Prenez quelques instants pour déterminer s'il existe des tâches à ajouter à votre planning ou des tâches que vous pourriez rayer ou replanifier. Utilisez ce temps pour planifier votre journée afin que vous puissiez gérer votre temps à bon escient une fois au travail.[12]
  7. 7 Consultez votre agenda tous les après-midi. Avant de partir travailler pour la journée, consultez à nouveau votre agenda. Assurez-vous d'avoir accompli tout ce que vous avez entrepris de faire pour la journée.[13] Déterminez si de nouveaux éléments doivent être saisis dans votre agenda pour la semaine à venir. Toujours mettre à jour votre agenda avant de quitter votre travail pour vous assurer que vous gardez une trace de vos responsabilités professionnelles.[14]
  8. 8 Utilisez le renforcement positif pour rester motivé. Pensez à votre agenda comme un élément positif dans votre vie, et non comme un frein ou un ennui. Utilisez votre agenda comme moyen de vous récompenser pour l'accomplissement des tâches.[15] Bientôt, vous viserez à terminer les tâches simplement pour le plaisir de croiser un élément de votre liste de choses à faire. Pour vous maintenir positivement renforcé, vous devez:
    • Rayer tous les accomplissements et rendez-vous que vous les avez terminés. Lorsque vous vous sentez faible, examinez tout ce que vous avez barré et soyez fier de tout ce que vous avez fait.
    • Donnez-vous une récompense pour avoir accompli un certain nombre de tâches. Accordez-vous une petite friandise pour chaque 5 articles que vous supprimez de votre agenda. Par exemple, offrez-vous un café ou une courte promenade une fois que vous avez atteint l'objectif souhaité. Cela vous motivera à utiliser correctement votre agenda et à accomplir vos tâches.
    • Faites quelque chose d'agréable lorsque vous consultez votre agenda. Essayez de ne pas penser à votre temps en consultant votre agenda comme une corvée. Au lieu de cela, regardez-le comme un outil de productivité clé. Pour associer votre agenda à des sentiments positifs, faites quelque chose d’agréable chaque matin et chaque après-midi lorsque vous regardez votre agenda. Buvez une tasse de café délicieux, prenez un chocolat ou écoutez votre chanson préférée. Votre cerveau associera bientôt votre planificateur à des sentiments positifs.
    • Offrez-vous un traitement spécial pour chaque semaine où vous utilisez correctement votre agenda. Bien que vous soyez encore au début de la planification de votre agenda, vous devrez peut-être vous donner une motivation supplémentaire pour amener votre planificateur de jour avec vous et le mettre à jour chaque jour. Pour chaque semaine où vous vous souvenez d'emporter et de mettre à jour votre agenda, faites quelque chose de bien supplémentaire: achetez une glace, allez au cinéma ou prenez un verre avec des amis. Dans quelques semaines, vous aurez l'habitude de vous souvenir de votre agenda à tout moment.
    • Écrivez des éléments positifs dans votre agenda et vos responsabilités plus sérieuses. En utilisant votre agenda pour vous rappeler vos activités préférées (déjeuner avec un ami) ainsi que vos activités peu appréciées (voir le dentiste), vous serez plus enclin à vous en tenir à votre nouvelle habitude.[16]
  9. 9 Continuez à mettre à jour votre agenda selon vos besoins. Lors de vos check-ins matin et soir, vous devez entrer toutes vos nouvelles listes de tâches, rendez-vous, réunions et délais.[17] Vous pouvez également mettre à jour votre agenda à mesure que de nouvelles tâches apparaissent. Garder votre agenda mis à jour vous aidera à gérer votre temps plus efficacement et vous évitera de vous sentir trop dépassé. En écrivant une tâche, vous n'avez plus besoin de la garder dans votre tête, ce qui aide à prévenir ces terribles sentiments de harcèlement et de doute.
    • Si vous êtes surchargé, placez certains éléments dans une catégorie distincte de «backlog» que vous pouvez parcourir facilement. Ne vous démotivez pas en observant des tâches qui ne peuvent jamais être accomplies dans une journée de travail normale.[18]
  10. 10 Sois patient. Les nouvelles habitudes peuvent parfois prendre deux mois ou plus pour devenir complètement automatiques. Tant que l'habitude n'est pas enracinée, vous risquez de connaître des moments d'oubli lorsque vous quittez votre agenda à la maison ou que vous oubliez de prendre rendez-vous. Soyez patient et pardonnez avec vous-même. Rappelez-vous que les habitudes prennent du temps à se former et que les dérapages occasionnels n'affecteront pas votre capacité à former une nouvelle habitude.[19]
    • Il peut être utile d’avoir un plan de sauvegarde pour les moments où vous avez oublié votre agenda à la maison. Par exemple, vous pouvez entrer de nouveaux rendez-vous professionnels sur des notes post-it et les ramener chez vous. Pour les événements et les échéances extrêmement importants, vous pouvez également utiliser un gestionnaire de tâches en ligne pour vous envoyer des rappels en temps opportun: vous n'oublierez donc pas une date clé même si vous oubliez votre agenda.