Comment préparer une présentation professionnelle

Lorsque vous faites une présentation professionnelle, vous partagez des informations importantes. Dans le même temps, la présentation se reflète également sur vous. Donner une présentation peut être éprouvant, surtout si vous craignez de parler en public. L'essentiel est d'encadrer votre présentation comme une histoire que vous voulez raconter. Concentrez-vous sur cette histoire en utilisant les diapositives PowerPoint si nécessaire pour prendre en charge vos principaux points. Pour assurer le succès, entraînez-vous jusqu'à ce que votre accouchement devienne une seconde nature.^[1]

Première partie de trois:
Encadrer votre histoire

1. 1 Limitez le but de votre présentation. Ce que vous voulez que votre public sache et ce que vous voulez qu'ils fassent avec cette connaissance, c'est le but de votre présentation. Chaque point de votre présentation doit être lié à cet objectif principal.^[2]
   • Pour prendre un exemple simple, supposez que vous avez créé un widget. Vous voulez que les membres du public achètent votre widget et encouragent leurs amis ou collègues à en acheter un. Chaque point de votre présentation doit présenter une raison spécifique pour laquelle votre widget est précieux et nécessaire.
   • Gardez à l'esprit le temps qui vous a été alloué. Vous devrez peut-être élargir ou restreindre votre objectif pour combler ce temps. Par exemple, pour une présentation de 15 minutes, vous ne pourrez peut-être vous concentrer que sur 3 raisons pour lesquelles votre widget est précieux et nécessaire. Une présentation d'une heure, par contre, pourrait ajouter 2 ou 3 autres raisons ou détailler le 3 original.
2. 2 Identifiez votre public. Vous ne pouvez pas convaincre les gens de la valeur de votre produit ou de votre travail, à moins de comprendre leurs antécédents et leur familiarité avec votre sujet. Adaptez votre présentation à votre public afin de ne pas les aliéner.^[3]
   • Par exemple, si vous faites une présentation à des collègues qui connaissent bien les bases de votre secteur, vous pouvez supposer qu'ils ont déjà cette connaissance et qu'ils laissent les détails.
   • Si vous participez à une conférence plus importante, parcourez les documents et le site Web de la conférence pour obtenir des informations démographiques sur votre public potentiel. Vous voulez connaître l’âge moyen, le niveau de formation et l’expérience professionnelle des participants à la conférence.
   • Pensez également à ce que vous voulez que votre public sorte de votre présentation. Par exemple, si vous souhaitez qu’ils achètent un produit, vous n’avez pas besoin de connaître l’histoire de l’évolution des produits conçus pour répondre aux mêmes besoins.
3. 3 Choisissez les points principaux de votre présentation. Faites un remue-méninges sur les points que vous souhaitez faire au cours de votre présentation, puis choisissez 3 ou 4 points les plus importants et explicables. Ces points doivent s’appuyer les uns sur les autres et prendre en compte votre public.^[4]
   • Dans une présentation de 10 minutes, vous ne voulez généralement pas plus de 3 points principaux. Pour une présentation plus longue, vous pourrez peut-être vous en sortir avec 4 ou 5 points - assurez-vous que chaque point peut être expliqué en détail dans le temps imparti.
   • Pour mieux cerner vos principaux points, vous pourriez vous demander quelles sont les 3 choses que vous voulez que les membres de votre public retiennent de votre présentation. Par exemple, si vous présentez le widget que vous avez inventé, vous voudrez peut-être que votre public sache que votre widget est fiable, portable et abordable.
   • Limitez la portée de votre présentation aux points qui peuvent être transmis de manière concrète, de préférence avec des exemples spécifiques.^[5]
4. 4 Décidez comment vous voulez transmettre ces points. Vos points doivent être commandés de manière logique afin qu'ils se construisent les uns sur les autres sans faire de sauts logiques qui pourraient laisser votre public derrière. Fournissez des exemples concrets pour renforcer chaque point.^[6]
   • Par exemple, supposons que votre widget soit plus cher que les produits similaires sur le marché, qui apportent une solution au même problème. Vous pouvez toujours être en mesure de prouver son caractère abordable en montrant que votre widget est plus fiable et plus portable que les produits concurrents.
   • Pour continuer avec l'exemple de widget, vous devez faire remarquer que votre widget est fiable. Vous pouvez le démontrer concrètement si vous avez fait des études pour prouver qu'il continue de fonctionner pendant une longue période. Si cela est fait pour être particulièrement robuste, vous pouvez ajouter une démonstration physique dans laquelle votre widget est supprimé d'une hauteur et ne se casse pas (assurez-vous simplement qu'il ne se brisera pas ou que cette démonstration pourrait se retourner).
5. 5 Ouvrez votre présentation avec un bon crochet. Si vous ouvrez votre présentation avec une anecdote humoristique ou une histoire convaincante sur un problème, votre public sera accroché et voudra en savoir plus sur ce que vous avez à dire.^[7]
   • Par exemple, supposons que vous ayez inventé un produit qui permettrait aux gens de laver rapidement et facilement leurs vêtements lorsqu'ils étaient loin de chez eux. Vous pourriez ouvrir avec une anecdote sur le fait d’être en voyage d’affaires et de faire pulvériser votre costume par un camion qui passe.
   • Remplissez votre crochet avec émotion pour amener votre public à compatir avec vous. Même s'ils n'ont jamais connu de circonstances similaires, ils réagiront à l'émotion.
6. 6 Utilisez vos principaux points pour tisser une histoire. Les gens pensent souvent que la présentation standard est ennuyeuse, mais le cerveau humain est câblé pour écouter les histoires. Si vous pouvez créer une histoire à travers laquelle vous présentez vos principaux points, vous maintiendrez l'attention de votre auditoire tout au long de votre présentation.^[8]
   • Pour continuer avec l'exemple précédent, vous pourriez facilement passer du dilemme embarrassant d'un costume malin dans une ville étrange au besoin d'un produit qui nettoierait rapidement et facilement vos vêtements. Un tel produit éliminerait le besoin de trouver et d'attendre dans une laverie automatique, ou d'utiliser un service de nettoyage à sec coûteux.
   • Continuez à parcourir vos points principaux de manière logique et cohérente, en les reliant de la même manière que vous raconteriez une histoire.Cela pourrait se faire par ordre chronologique de base, ou il se pourrait qu'un point principal soulève une question à laquelle répond le point principal suivant.
7. 7 Fermez votre histoire en revenant à l'objectif initial. À la fin de votre présentation, résumez vos principaux points - les trois éléments principaux que vous souhaitez que votre public retire de votre présentation - puis lancez-leur un appel clair à l'action afin qu'ils sachent ce que vous voulez d'eux.^[9]
   • Si vous voulez qu'ils achètent votre produit, faites-leur savoir où et comment l'acheter. D'un autre côté, si vous souhaitez qu'ils investissent dans votre produit, vous pouvez les orienter vers un site Web de financement participatif où des fonds sont collectés pour amener votre produit à un niveau supérieur.
   • Gardez votre fermeture courte et au point. Ne pas introduire de nouvelles idées dans votre clôture. Cependant, il peut être utile de vous référer à votre crochet d'origine. Par exemple, vous pouvez noter que votre costume est propre pour la présentation grâce au produit que vous avez inventé.

Deuxième partie de trois:
Concevoir vos diapositives

1. 1 Rechercher des modèles gratuits. Surtout si vous ne possédez pas beaucoup d’expérience PowerPoint, l’utilisation des modèles gratuits disponibles avec l’application peut vous éviter beaucoup de problèmes techniques. Votre préparation doit être axée sur le contenu lui-même, et non sur la magie technologique.^[10]
   • Vous pouvez personnaliser les modèles, mais ne consacrez pas trop de temps à cela. Gardez vos diapositives aussi simples que possible afin que votre public prenne en compte le contenu de la diapositive et ne soit pas distrait par des graphismes sophistiqués.
   • Le noir et blanc peut être difficile à atteindre pour votre public, surtout si les lumières de la pièce sont faibles. Optez plutôt pour un fond noir ou bleu foncé, avec un texte de couleur blanc cassé ou crème.
2. 2 Commencez avec une diapositive de titre. La diapositive de titre est la première diapositive de votre présentation et présente l'objectif de votre présentation à votre auditoire. Utilisez une police claire et lisible dans au moins 24 caractères pour qu’elle soit visible à distance.^[11]
   • Votre titre devrait être aussi bref et descriptif que possible. Si vous avez une image associée, cela peut égayer une page de titre. Par exemple, si vous lancez un produit que vous avez inventé, votre diapositive de titre peut inclure une image de votre produit. Toutefois, si l'image est simplement décorative et indépendante de votre présentation, laissez-la de côté.
   • N'incluez aucun détail sur votre page de titre, autre que le titre de votre présentation et peut-être votre propre nom.
3. 3 Préparez des diapositives pour vos principaux points. Vous avez besoin d'au moins 1 diapositive pour chacun des 3 ou 4 points principaux que vous avez identifiés. Chacune de ces diapositives doit ressembler à peu près à votre page de titre, en utilisant le même schéma de couleurs et la même police pour la cohérence.^[12]
   • Si vous souhaitez mettre en évidence des sous-points sur votre diapositive, créez une liste de puces sous le point principal. Cependant, gardez-les brefs. Vous voulez aussi peu de mots sur la diapositive que possible, afin que votre auditoire vous écoute - ne pas lire la diapositive.
4. 4 Ajoutez des diapositives de support au besoin. Si vous avez des graphiques, des graphiques ou d'autres illustrations, donnez-leur leurs propres diapositives. Ajoutez-les derrière le point principal auquel ils se rapportent, en veillant à ce que la diapositive ne soit pas trop occupée et difficile à lire.^[13]
   • En règle générale, vous voulez éviter que votre audience ne contienne plus de 3 ou 4 éléments sur une diapositive donnée. Une simple ligne ou un graphique à barres convient, car vous ne regardez que la relation entre deux choses.
   • Pour des données ou des illustrations plus complexes, vous pourriez être mieux servi en fournissant un document ou en dirigeant votre public vers un site Web où ils pourraient obtenir plus de détails.
5. 5 Relisez soigneusement vos diapositives. Une faute de frappe flagrante ou une erreur technique sur une diapositive peut faire dérailler la présentation la plus puissante. En plus de parcourir vos diapositives plusieurs fois vous-même, vous voudrez peut-être que quelqu'un d'autre les regarde également. Leurs nouveaux yeux peuvent voir quelque chose que vous avez passé sous silence.^[14]
   • Si vous avez des documents à distribuer ou d'autres documents, assurez-vous qu'ils sont également exempts d'erreurs.
6. 6 Sauvegardez votre présentation et enregistrez-la dans plusieurs formats. Après avoir travaillé dur pour préparer vos diapositives, vous devez vous assurer de pouvoir les utiliser. À moins que vous ne sachiez déjà quelles ressources technologiques seront disponibles dans la salle le jour de votre présentation, prévoyez plusieurs formats au cas où l'un ne serait pas disponible.^[15]
   • Envoyez-vous une copie de votre présentation afin que, si vous ne parvenez pas à utiliser votre ordinateur portable ou votre tablette avec le logiciel d'affichage, vous pouvez ouvrir votre présentation sur un ordinateur qui fonctionne.
7. 7 Actualisez vos connaissances de base. Vous n'avez pas besoin d'être un expert des programmes de présentation, tels que PowerPoint ou KeyNote, pour créer une présentation puissante et efficace. Toutefois, si vous souhaitez utiliser un programme dans votre présentation, assurez-vous de pouvoir le démarrer et de vous déplacer sans difficulté dans les diapositives.^[16]
   • Si vous définissez la présentation pour qu'elle s'exécute automatiquement, assurez-vous d'avoir répété et que vos diapositives ne vous sauteront pas dessus. Si cela se produit lors de votre présentation, cela vous distrayera au moins et risque de vous énerver.
   • L'Université de Leicester dispose d'un tableau utile des raccourcis clavier pour PowerPoint disponible à l'adresse https://www.le.ac.uk/oerresources/ssds/presentationskills/page_66.htm.

Troisième partie de trois:
Pratiquer votre présentation

1. 1 Parcourez votre présentation plusieurs fois par vous-même. Plus vous pratiquez votre présentation, plus vous serez familiarisé avec votre matériel. Plus vous êtes familier avec votre matériel, plus vous en parlerez facilement.^[17]
   • Bien que vous ayez des notes, si vous les regardez fréquemment, vous vous aliénerez votre public. Ils sentiront que vous n'êtes pas préparé ou peut-être pas aussi enthousiaste à propos du sujet que vous leur avez dit.
   • Vous n'avez pas nécessairement à mémoriser toute votre présentation.Cependant, toutes les notes doivent être là pour vous assurer d'obtenir des noms et des numéros précis, sans vous dire quoi dire ensuite.
   • Vous pouvez également vouloir enregistrer votre vidéo ou la visionner. Cependant, gardez à l'esprit que les gens sont généralement leurs propres critiques. Ne vous arrêtez pas sur vous-même si votre présentation n'atteint pas le niveau, disons, du dernier entretien TED que vous avez vu.
2. 2 Recruter un public de pratique. Un public de pratique idéal sera composé de personnes similaires aux personnes qui suivront votre présentation. Si les personnes qui correspondent à cette description ne sont pas facilement disponibles, utilisez votre famille et vos amis si nécessaire.^[18]
   • Si les membres de votre public de pratique n’ont pas les connaissances et l’expérience de votre public réel, donnez-leur un bref briefing avant vos répétitions pour les mettre au courant.
   • Essayez d'inclure 5 à 10 personnes dans votre audience de pratique afin de pouvoir travailler en contact visuel avec différentes personnes du public. Cela vous donne également la possibilité d'espacer les gens afin que vous puissiez travailler sur la projection de votre voix.
3. 3 Organisez les matériaux dont vous avez besoin. Renseignez-vous auprès des responsables pour savoir ce que vous devez apporter à votre présentation en termes d’équipements technologiques, de câbles, etc. Réunissez-vous plus que nécessaire, au cas où il y aurait des erreurs.^[19]
   • Apportez des notes papier et une impression de votre présentation de diapositives, au cas où vous ne pourriez pas faire fonctionner les diapositives. De cette façon, vous pourrez toujours faire votre présentation.
4. 4 Demandez si vous pouvez utiliser la pièce où se trouvera votre présentation. Si possible, vous voulez faire au moins une répétition de votre présentation dans la salle où elle se tiendra. Cela vous permet de préparer des détails techniques et de vous assurer que tout le monde dans la pièce peut vous voir et vous entendre.^[20]
   • Demandez à votre auditoire de s’asseoir dans différentes parties de la pièce pour qu’ils puissent vous dire s’ils peuvent vous entendre et vous voir clairement.
   • Si vous ne parvenez pas à faire une présentation complète de votre présentation, assurez-vous au moins de pouvoir vous présenter tôt et préparer la salle. Par exemple, si vous utilisez un microphone, vous voulez vous assurer que le son est correctement configuré avant de commencer. Bien que le temps dont vous aurez besoin dépend de la quantité de matériel que vous devez configurer, vous devez généralement prévoir au moins une heure. Si d'autres personnes présentent également, les organisateurs peuvent avoir une heure de montage désignée le jour de la présentation.
   • Vous voulez également vous assurer que votre ordinateur portable fonctionnera avec la technologie d'affichage disponible. Vous devrez peut-être télécharger un logiciel et vous souhaitez le faire à l'avance.
5. 5 Limitez votre langage corporel aux gestes de la main. Surtout si vous êtes nerveux, vous pourriez avoir tendance à vous balancer ou à bouger beaucoup. En règle générale, il est préférable de rester au même endroit et d'utiliser les gestes de la main si nécessaire pour faire vos points.^[21]
   • Par exemple, vous pourriez penser que les gens ne remarqueront pas que vous tremblez si vous faites un pas en arrière. En réalité, votre public a probablement du mal à vous suivre lorsque vous vous déplacez sur scène. Vous aurez également du mal à établir un contact visuel avec les membres du public.
6. 6 Utilisez vos répétitions pour pratiquer un bon contact visuel. Lorsque vous faites une présentation professionnelle, établissez un contact visuel avec les membres du public pour les faire participer et leur faire croire que vous êtes réellement intéressé à partager avec eux.^[22]
   • Dans un petit groupe (moins de 20 personnes), essayez d'établir un contact visuel avec chaque personne au moins une fois. En groupe, dirigez votre regard vers les zones de la pièce pour impliquer plus de personnes. Ne vous contentez pas de vous concentrer et de parler à une personne.
   • Maintenez le contact visuel pendant 1 à 2 secondes, puis changez d’autre part. Vous ne voulez pas que quelqu'un ressente que vous les fixez.
   • Si vous avez du mal à regarder les personnes directement dans les yeux, simulez le contact visuel en regardant plutôt le front des personnes.
7. 7 Recherchez des critiques constructives après votre répétition. Demandez à votre public de pratique ce que vous pouvez faire pour vous améliorer. Étant donné que beaucoup de personnes ne sont pas habiles à formuler des critiques constructives, vous pouvez leur donner une liste précise de questions à laquelle vous devrez répondre à la fin de votre présentation.^[23]
   • Par exemple, une question pourrait être "Quels étaient les principaux points de ma présentation?" S'ils ne peuvent pas identifier vos principaux points, cela indique que vous devez être plus clair à leur sujet. S'ils mentionnaient quelque chose comme un point principal qui ne faisait pas partie de vos principaux points, cela pourrait indiquer que vous avez trop longtemps parlé de quelque chose qui était en réalité tangentiel.
   • Renseignez-vous également sur votre langage corporel, la projection de la voix et d'autres caractéristiques physiques. Découvrez si votre public de pratique pensait que vous étiez actif et engagé.