Un projet est une grande responsabilité, mais vous pouvez le rendre plus facile à gérer en le planifiant à l'avance. Cela se fait en identifiant les objectifs de votre projet et en les décomposant en étapes concrètes. Tout en restant conscient des contraintes de budget ou de temps, vous devrez ajuster vos plans au fur et à mesure que le projet prendra forme. Ensuite, en communiquant avec les membres du projet, vous gérez le projet avec succès.

Première partie de trois:
Décrire le projet et assigner des tâches

  1. 1 Identifier les objectifs du projet. Prenez le temps de décrire le but de votre projet et ce qu'il réalisera. Écrivez ceci sur un tableau blanc, un document informatique ou du papier en quelques phrases. Rendez la description aussi précise et facile à comprendre que possible.[1]
    • Une façon de faire est de prétendre que vous écrivez une annonce de lancement pour le produit fini. Imaginez ce que sera le projet lorsque vous en aurez fini.
    • Par exemple, «construire une maison» est une description très simple. «Construire une maison de plage en verre de 3 chambres» est plus descriptif et utile.
  2. 2 Créez une liste de tâches avec les tâches à accomplir. Trouvez des moyens d'atteindre les objectifs du projet. Commencez par les grandes étapes et listez-les sous votre objectif. Cela vous donnera une idée de base de ce que vous devez faire. Décomposez ces étapes en plus petites pour les rendre plus exploitables.[2]
    • Il peut être utile de commencer avec votre vision du projet final et d'identifier ce que vous devez faire pour que cela devienne une réalité.
    • Par exemple, si vous créez un site Web, vous devez créer des graphiques, fournir un codage et écrire le texte de la page.
    • Une étape concrète pourrait être: «Appliquez un filtre à l'image de l'éléphant, puis publiez-la sur le site Web».
  3. 3 Passez en revue la liste avec votre équipe. Laissez votre équipe regarder la liste et donner son avis. Plusieurs fois, ils proposeront plus de petites étapes nécessaires pour accomplir celles que vous avez énumérées. Le partage de ces étapes garantit également que toutes les personnes travaillant sur le projet se trouvent sur la même page.[3]
    • Une façon de faire est de créer une carte mentale. Pour ce faire, commencez par énumérer les tâches importantes, puis dessinez des «branches» les reliant à des étapes et à des idées plus petites. Assurez-vous de prendre une photo de la carte ou de sauvegarder le papier.
  4. 4 Estimer le temps requis et le coût de chaque étape. Revenez à chacune des étapes répertoriées et calculez les ressources que vous utiliserez pour les accomplir. Votre estimation ne sera pas exacte à 100%, mais elle devrait vous donner une idée de ce qui est nécessaire pour terminer le projet. Rappelez-vous que les tâches que votre groupe n’a pas effectuées avant prennent du temps et de l’argent.[4]
    • Vous pouvez rechercher combien de temps et d'argent une tâche nécessite en effectuant une recherche en ligne et en demandant aux personnes qui l'ont déjà fait. Par exemple, un codeur expert peut vous dire combien de temps il faut pour créer un nouveau programme pour votre site Web.
    • Il peut être utile d’allouer une quantité de temps déterminée à des tâches pouvant durer indéfiniment. Par exemple, écrivez: «Nous allons consacrer jusqu'à 20 heures à la création de la présentation graphique.»
    • Si vous n'êtes pas certain des coûts d'une étape, vous pouvez indiquer combien de temps et d'argent vous êtes prêt à consacrer à cette étape. Par exemple, écrivez: «Cette section de notre monde du jeu doit être réalisée en moins de 2 mois et coûte moins de 1 000 dollars».
  5. 5 Organiser les tâches dans un calendrier. Revenez maintenant à votre grande liste d'étapes et réorganisez les étapes en un ordre de travail. Vous pouvez regrouper les tâches en étapes avec des délais, ce qui est utile pour garder votre équipe sur la bonne voie.[5]
    • Par exemple, lors de la création d'un site Web, les étapes ou les jalons du projet peuvent être la création, la conception et les tests.
    • Lorsque vous franchissez une étape ou une étape, il peut être utile de reconnaître le travail de votre équipe. Envoyez-leur un message encourageant, achetez-leur des beignets ou faites-leur quelque chose qui les inspire.
  6. 6 Attribuer des tâches aux participants au projet. Décidez des tâches sur lesquelles les membres du groupe vont travailler. Pour ce faire, parlez à chaque personne pour trouver ses forces et ses domaines d’expertise. Vous pouvez également répartir une partie des responsabilités en demandant aux membres du projet de se porter volontaires pour différentes parties.[6]
    • Par exemple, vous voudriez probablement qu'un graphiste gère l'aspect visuel du projet. Vous pourriez alors affecter des travaux de construction à quelqu'un d'autre.

Deuxième partie de trois:
Gestion des problèmes dans le projet

  1. 1 Examiner le budget et l'échéance du projet. Ajoutez vos estimations de temps et de coût, puis passez en revue les tâches assignées. Vous constaterez peut-être que le projet est trop vaste et trop compliqué à réaliser dans le temps et le budget, ou que vous n’avez pas suffisamment de personnel. Vous devrez apporter des modifications pour terminer le projet.[7]
    • Par exemple, il ne vous reste que quelques semaines pour terminer votre jeu vidéo. Vous devrez terminer le jeu, le tester et corriger les bogues en embauchant plus de personnes ou en retardant la date de publication.
  2. 2 Remettre la date limite si vous ne pouvez pas terminer le projet à temps. Si vous réalisez que vous aurez besoin de plus de temps pour terminer le projet, dites-le à la personne qui a attribué le projet. Ils peuvent être disposés à prolonger le délai. Il est important que vous demandiez tout de suite à votre équipe de s’adapter, peu importe ce qui se passe.[8]
    • Rappelez-vous qu'une échéance prolongée signifie que le projet coûte plus de temps et d'argent. Si cela affecte votre projet, assurez-vous de le prendre en compte.
  3. 3 Apportez plus de personnes si le projet doit être complété plus rapidement. Vous devrez peut-être vous dépêcher pour respecter l'échéance, ou le projet peut encore avoir des tâches non assignées à remplir. Demandez à l'organisateur du projet de vous aider ou trouvez des personnes capables d'assumer certaines des tâches.[9]
    • Dans une entreprise, plus de travailleurs signifie que les coûts du projet sont plus élevés. Assurez-vous de pouvoir augmenter le budget pour compenser.
  4. 4 Éliminez certaines des étapes pour terminer le projet plus rapidement. Parfois, votre vision initiale du projet n'est pas possible.Découpez certaines des étapes pour vous concentrer sur les caractéristiques importantes du projet. Cela vous aidera à faire face aux problèmes de budget ou d'échéance.[10]
    • Par exemple, les développeurs de jeux vidéo doivent souvent couper les fonctionnalités trop coûteuses ou ne peuvent pas être terminées avant la date de sortie du jeu.
  5. 5 Décider des moyens de résoudre les pires scénarios. Pensez à ce qui risque le plus de se tromper pendant le projet. Pour les planifier, notez les manières dont vous allez prévenir ces problèmes et les traiter s'ils surviennent.[11]
    • Par exemple, vous pourriez craindre que le client ne modifie le projet à la dernière minute. Pour compenser, résolvez de conserver la documentation du travail et fournissez des mises à jour fréquentes au client.

Troisième partie de trois:
Travailler sur le projet

  1. 1 Tenir une réunion de lancement pour commencer le projet. Rencontrez votre équipe une dernière fois avant de commencer le projet. Relisez le plan ensemble pour vous assurer que tout le monde sait ce qu'est le projet et ce que l'on attend d'eux.[12]
    • C'est un bon moment pour expliquer vos attentes concernant les mises à jour de statut.
    • Cela ne devrait pas être la première fois que votre équipe, vos patrons ou vos clients entendent parler de vos projets. Gardez-les à jour pendant la phase de planification.
  2. 2 Restez en contact avec votre équipe pour suivre la progression du projet. Votre équipe devrait vous tenir régulièrement au courant de son travail. Dites-leur qu'ils doivent immédiatement vous informer de leurs préoccupations ou de leurs problèmes. Vous aurez besoin de savoir ces choses pour que vous puissiez garder le projet sur la bonne voie.[13]
    • Pour ce faire, vous pouvez choisir une heure, par exemple à la fin de la semaine, pour effectuer un enregistrement obligatoire.
    • Si un membre du projet oublie de vous mettre à jour, contactez-le. Demandez-leur comment le projet se déroule et quels progrès ont été réalisés.
  3. 3 Mettre à jour le client sur la progression du projet. Si le créateur du projet est un patron, un acheteur ou un enseignant, indiquez-lui comment le projet se déroule. Envoyez-leur un e-mail rapide ou passez un appel téléphonique quand une étape majeure est terminée ou qu'un problème survient. Une bonne communication garantit que le projet est entre de bonnes mains.[14]
    • Par exemple, un professeur d'université peut vous demander de soumettre des rapports d'étape sur votre projet de doctorat pour vous assurer que le travail est effectué à temps.
  4. 4 Ajustez le plan au besoin pour faire le travail. Les projets ne sont généralement pas parfaits, vous devrez donc modifier vos plans. Lorsqu'une étape ne peut plus être achevée, déterminez de nouvelles façons d'atteindre l'objectif final que vous aviez envisagé auparavant.[15]
    • Par exemple, vous pouvez ajuster la date limite, ajuster le budget, supprimer certaines étapes ou demander à votre équipe de faire plus de travail aujourd'hui.
  5. 5 Passez en revue le projet et apprenez de ce qui s'est passé. Lorsque le projet est terminé, revenez en arrière et examinez vos plans. Demandez-vous quels étaient les aspects positifs et négatifs du projet ainsi que ce qui aurait pu être mieux fait. Décidez si le projet a atteint votre vision initiale.
    • Demandez à votre équipe pour les commentaires. Ils auront probablement beaucoup de perspicacité pour améliorer votre prochain projet.