La gestion des documents est l'une des principales occupations de la vie de tout administrateur. Peu importe ce qu'ils disent, le bureau sans papier est toujours un mythe. Voici quelques idées pour exécuter un bon système de référence de gestion de haut en bas.

Pas

  1. 1 Déterminez quel type de papier vous manipulez.
    • Sont-ils des documents confidentiels ou légaux?
    • Ont-ils besoin d'un référencement rapide ou peuvent-ils rester dans les archives?
    • Sont-ils requis pour la recherche sur l'histoire du marché?
    • Les documents ont-ils une limite de temps, ils sont donc actifs pendant 12 mois, puis ne sont plus actifs (tels que les garanties, etc.)?
    • Pouvez-vous exécuter un système ou deux (ou plus)?
  2. 2 Déterminez à quel bureau il est pertinent. Consultez ces personnes car elles peuvent avoir des idées pour un système très efficace ou une liste de souhaits à éviter.
    • Magasins et créances
    • Ressources humaines
    • Entretien
    • Finance & Admin
    • Ventes et service
    • Inscription et licence
    • Légal
    • Commercialisation
    • Médical
    • Historique ou biographique.
    • Ingénierie ou R + D.
    • Etc
  3. 3 Déterminez également comment ils seront stockés. Les copies numériques peuvent être classées simplement, mais souvent la copie papier originale doit être conservée.
    • Fichiers droits sur une étagère ou un placard.
    • Classeurs verticaux / classeurs (avec tiroirs)
    • Systèmes de portes ou de tiroirs coulissants pour les grands besoins.
    • Pigeonnier ou similaire.
    • Cartable, boîte ou enveloppe.
    • Faudra-t-il que ce soit un système formel ou un système flexible?
    • Ils peuvent provenir d'un système central ou de centres de classement localisés.
  4. 4 Considérez les avantages et les inconvénients de chacun.
    • Par exemple: les fichiers de stockage ont un stockage limité, mais ils sont plus faciles d'accès, par exemple en tirant un livre d'une étagère de bibliothèque. Les boîtes d'archives stockent plus, mais il est plus facile pour les papiers de se détacher et de perdre leur ordre de classement.
    • Les enveloppes permettent de «ranger et d'oublier» les documents personnels simplifiés, mais peuvent s'avérer très difficiles si les enveloppes elles-mêmes ne sont pas bien archivées ou en ordre, car elles deviennent rapidement désordonnées.
  5. 5 Après avoir défini exactement les besoins de chaque section, commencez par sélectionner votre méthode de classement. Vous pouvez avoir le choix entre alphabétique, chronologique, type de document, région ou fichier par entité.
    • Ils peuvent être un mélange des deux, mais tiennent compte de l'objectif de la gestion. Est-ce pour les garder en ordre et stockés, ou est-ce une information active qui nécessite un référencement?
  6. 6 Choisissez le type qui rend le fonctionnement et le référencement les plus faciles. Pensez à installer ces trois éléments:
    • Des copies de la méthode du système de classement sur chaque rack ou de la porte de l'armoire de classement où les gens peuvent les lire pour qu'ils puissent rapidement apprendre où sont les choses.
    • Un index de référence qui indique où un administrateur ou un personnel d'une section différente peut localiser ce dont ils ont besoin. Ceci est plus utile pour les grandes archives.
    • Une page d'historique par fichier, collée à l'enveloppe ou au fichier pour indiquer qui a pris le fichier et à quel moment, ainsi que la date de retour. Si nécessaire, donnez la place à ce qui a été fait pour le contenu du fichier, comme les copies ou les papiers ajoutés / supprimés.
  7. 7 Soyez cohérent, car cela facilite le système. Visez à installer un système qui s'exécute lui-même car il se peut que vous soyez en vacances ou malade et que quelqu'un doive l'exécuter.
  8. 8 Après avoir choisi la méthode la plus pratique pour le besoin,
    • Achetez tous les biens et équipements de classement tels que les agrafeuses, les perforatrices, etc., les dossiers, les boîtes d'archives et l'équipement de stockage.
    • Préparez votre site pour que les fichiers puissent ensuite être stockés.
    • Collectez tous les documents relatifs et rassemblez-les dans l'ordre où ils doivent être.
    • Faites des copies numériques si nécessaire et enregistrez-les sur le bon lecteur et les sous-fichiers. Protégez-les et enregistrez-les en tant que fichiers en lecture seule afin d'éviter tout accident.
    • Rangez les papiers dans le bon fichier, boîte ou sacoche, puis stockez-les.
    • Prenez note de l'endroit où vous l'avez déposé pour l'index si nécessaire.
  9. 9 La maintenance est un devoir continu. Envisagez différentes manières de couvrir les problèmes courants suivants:
    • Les fichiers deviennent trop gros ou endommagés - dans ce cas, vous pouvez obtenir un autre fichier ou une boîte.
    • Les données contenues ne sont plus à jour - pour cela, vous pouvez les archiver et les stocker. S'ils ne sont plus utilisables et qu'il est autorisé à les éliminer, déchiquetez et recyclez les papiers.
    • Pour les travaux endommagés, copiez l'original et laissez la copie dans le fichier et placez l'original dans un endroit sûr pour de tels besoins. Dans certains cas, l'intégrité de l'original est essentielle. Étiquetez la copie en tant que copie et enregistrez-la lorsque cela a été fait (car elles peuvent nécessiter une certification ou un témoignage).
    • Gardez l'index à jour et continuez à affiner le système en cas de besoin. Assurez-vous que les gens connaissent les modifications apportées.
    • Assurez-vous que les fichiers sont retournés dans l'état où ils sont partis, cela arrive rarement, mais quand il revient sur l'étagère, il doit être restauré dans un bon état.
    • Effectuez une vérification mensuelle pour vous assurer que tous les fichiers sont présents, en ordre et complets. C'est aussi l'occasion de vérifier les problèmes ci-dessus.
  10. 10 Pour les systèmes à grande échelle, il est souvent recommandé, dans le cadre du système, que les membres du personnel informent le service des archives par téléphone ou par e-mail avant la collecte afin que votre équipe puisse tout organiser avant leur arrivée.
    • Les avantages sont que ce qui est demandé est fourni, ils permettent de gagner du temps et n'ont pas besoin d'attendre dans votre section, ou d'impliquer du personnel non archivé dans votre section. Il adoucit également le système pour que les utilisateurs sachent qu’ils peuvent accéder plus facilement aux documents, en particulier s’il s’agit d’un besoin urgent.
  11. 11 Félicitez-vous. Votre système doit être actif, en bon état, accessible et accessible à tous.