Lors de la gestion d'un entrepôt, vos tâches et responsabilités peuvent aller de la supervision et de l'évaluation des employés à des tâches telles que l'expédition, l'achat, la réception, le contrôle des stocks, le stockage et la distribution de marchandises.[1] Gérer un entrepôt efficace, sûr et productif est un travail à multiples facettes, mais vous pouvez suivre certaines lignes directrices pour vous assurer que vous faites du bon travail tout en protégeant vos employés et vos marchandises.

Première partie de quatre:
Prioriser la sécurité de l'entrepôt

  1. 1 Gardez l'entrepôt propre, net et organisé.[2] Les aisles et les passerelles doivent être exempts de déversements et de débris. Ne laissez pas de boîtes ou de marchandises dans les allées où les gens peuvent trébucher. Marquer tous les passages pour piétons, les voies de circulation et les pentes avec des marques de sol très visibles. [3]
    • Veillez à ne pas accrocher les câbles ou les équipements suspendus aux passages pour piétons ou aux voies de circulation des véhicules.
    • Profitez de l'espace mural pour ajouter des casiers ou des crochets de rangement.
    • Gérez les cordons sur le sol avec du ruban adhésif ou couvrez-les avec des capots de cordon. [4]
  2. 2 Assurez-vous que toutes les zones sont correctement éclairées. Des lumières vives favoriseront la vigilance et la sécurité au travail en gardant vos employés éveillés et conscients de leur environnement. Assurez-vous que les ampoules sont remplacées immédiatement lorsqu'elles sortent et qu'il n'y a pas de zones sombres dans l'entrepôt.[5]
  3. 3 Former les employés aux pratiques générales de sécurité des entrepôts.[6] Tous les employés de l'entrepôt doivent suivre une formation sur les normes de sécurité de l'entrepôt et confirmer par écrit qu'ils ont reçu une formation adéquate. De nombreuses blessures résultent d'une mauvaise manipulation du matériel. Votre programme de sécurité devrait donc mettre l'accent sur les méthodes appropriées pour ramasser, atteindre et transporter des objets lourds. Vous devriez également inclure une section sur la sécurité du quai de chargement, y compris la limitation de la hauteur des palettes empilées et le maintien de la zone de quai libre de toute obstruction. [7]
    • Vous souhaiterez peut-être développer un programme de sécurité spécialement adapté à votre entreprise. Travailler avec des ressources humaines pour développer du matériel de formation.[8]
    • Envisagez une formation en ligne, qui peut vous permettre d'archiver les supports de formation (vidéos et imprimés) afin qu'ils puissent être consultés plusieurs fois.[9]
  4. 4 Assurez-vous que les employés qui utilisent des équipements mécaniques sont correctement formés. Un employé exploitant un équipement de stockage - chariots élévateurs, chargeurs mécaniques, gerbeurs électriques, élévateurs, emballages rétractables, etc. [10] - doivent être pleinement formés à leur utilisation et certifiés si nécessaire.
    • Assurez-vous que ces employés sont formés pour identifier les dangers, y répondre rapidement, suivre les protocoles de sécurité et prendre des précautions particulières dans la zone de chargement. [11]
    • Si une certification est requise pour faire fonctionner des véhicules ou des équipements (comme un chariot élévateur à fourche), vous devez vérifier que les employés ont reçu cette formation. [12]
  5. 5 Appliquer les règles de sécurité. Ces règles sont conçues pour éviter les blessures des employés qui pourraient vous priver d'une main-d'œuvre qualifiée. Appliquez les règles de sécurité en plaçant des panneaux de rappel le cas échéant et en punissant les employés qui ne respectent pas régulièrement les règles de sécurité. Ne faites pas d'exceptions pour quiconque enfreint les règles.
    • Éduquez vos employés sur les équipements de protection appropriés tels que les casques de sécurité, les bottes à embout d'acier, les lunettes de protection et les gants épais. [13]
    • Assurez-vous que le chariot élévateur à fourche ou les autres opérateurs de machines sont correctement formés pour utiliser uniquement des voies désignées lors du déplacement de ces équipements dans l’entrepôt. [14]
  6. 6 Faites des contrôles de sécurité réguliers. Assurez-vous que tout est à jour. Planifier les examens et l'entretien réguliers des véhicules, des machines, de l'équipement et des quais de chargement afin de les maintenir en bon état de fonctionnement.
    • Signaler, remplacer ou réparer les dispositifs de sécurité endommagés ou manquants. Les lumières, les capteurs de marche arrière et les signaux d'avertissement doivent être testés sur les véhicules. [15]
    • Testez le matériel réparé pour vous assurer qu'il est sûr avant de le retourner à l'entrepôt.[16]
    • Assister immédiatement aux risques de sécurité signalés. [17]

Deuxième partie de quatre:
Gestion des employés de l'entrepôt

  1. 1 Communiquez clairement avec vos employés. Pour mener à bien une opération d'entrepôt, vous devez écouter et répondre à vos employés. Envisagez de mettre en place une politique de porte ouverte pour tous les employés qui ont des questions ou des préoccupations. Vous pouvez également permettre aux employés de faire des commentaires ou des suggestions anonymes via une boîte de commentaires. Cela vous permettra de traiter les plaintes des employés avant qu'elles ne deviennent de graves problèmes. [18]
  2. 2 Interviewer des candidats qualifiés. Recherchez des employés potentiels qui se comportent de manière professionnelle et qui sont suffisamment qualifiés pour le poste. [19] Une fois que vous avez plusieurs candidats pour le poste, prenez une décision d'embauche en fonction de leurs demandes et entretiens.
    • Impliquer le superviseur approprié dans la décision. Il ou elle peut avoir une bonne idée de choisir le bon candidat. [20]
  3. 3 Former les nouveaux employés. Une fois qu'un nouvel employé a été embauché, vous devrez peut-être l'aider à démarrer. Cela peut impliquer de superviser leur formation ou d'effectuer certaines parties de leur formation vous-même. Vous voudrez peut-être les montrer dans l'entrepôt et les présenter à d'autres superviseurs avec lesquels ils travaillent. [21]
    • Se rendre disponible au cas où des nouveaux employés auraient des questions pendant qu'ils s'installent.
    • Le recyclage peut également être nécessaire, car les processus au sein de l'organisation de l'entrepôt peuvent changer. Assurez-vous de prévoir du temps pour recycler chaque employé si tel est le cas. [22]
    • Vous pouvez également former des employés (les former à plus d'un rôle) de sorte que si un employé est malade ou licencié, d'autres peuvent temporairement prendre leur place. [23]
  4. 4 Donner des commentaires et des évaluations de performance. Rencontrez tous les employés régulièrement et passez en revue leurs performances. C'est une opportunité de croissance et un encouragement. Parlez à l'employé de ses points forts et récompensez ses excellentes performances et son comportement. Discutez des moyens par lesquels l’employé peut s’améliorer, remédier aux faiblesses ou aux mauvais comportements et élaborer un plan d’amélioration.[24]
    • Vous pouvez également demander aux superviseurs des commentaires concernant le rendement des employés.
    • Assurez-vous de suivre toute action corrective.
  5. 5 Incendie des employés si nécessaire. Laisser partir les employés n'est jamais facile, mais un bon gestionnaire reconnaît qu'il est nécessaire de le faire. L'important est que le gestionnaire congédie l'employé de manière professionnelle et qu'il le fasse lui-même.
    • Envisagez de licencier un employé s'il ignore systématiquement les procédures de sécurité, se présente en retard au travail, ignore le travail, se présente en état d'ébriété, ne parvient pas à terminer les tâches en temps opportun ou perturbe régulièrement les opérations de stockage.
  6. 6 Suivez les lois sur l'emploi. Les réglementations sur le lieu de travail et la rémunération changent fréquemment. Il est donc important de surveiller les modifications et de les mettre en œuvre dès que possible. Assurez-vous de prendre en compte les changements de lois étatiques ou fédérales susceptibles de concerner votre entrepôt ou vos employés. [25] Vous pourrez peut-être suivre ces changements de plus près en vous abonnant à un magazine spécialisé.

Troisième partie de quatre:
Superviser toutes les opérations d'entrepôt

  1. 1 Mettre en place un système d'organisation cohérent et efficace. En tant que responsable d'entrepôt, votre objectif principal est de vous assurer que les produits appropriés sont utilisés là où ils doivent se rendre. Pour gagner du temps aux employés dans la recherche de produits, créez un système d'organisation logique pouvant être facilement interprété et utilisé. Pour commencer, vous devez placer les produits les plus déplacés dans une zone facilement accessible, telle que le centre de l’entrepôt. De plus, regroupez les produits qui sont souvent expédiés ensemble les uns près des autres. [26]
    • Assurez-vous que votre entrepôt est facilement navigable en étiquetant clairement les allées et les groupes de produits. [27]
    • Par exemple, supposons que votre entrepôt stocke des composants informatiques. Vous avez tout, de la mémoire et des processeurs aux accessoires tels que les claviers et les webcams. Cependant, les éléments que vous déplacez le plus sont des cordons d'alimentation de remplacement. Dans ce cas, vous devriez garder votre stock de cordons d'alimentation plus près de la zone de chargement et facilement à portée de la main à la hauteur de la taille ou des épaules afin de pouvoir les déplacer rapidement et facilement.
    • Cette zone doit être étiquetée clairement comme "cordon d'alimentation" ou quelque chose de similaire.
  2. 2 Rendre la cueillette plus efficace. La cueillette ou la cueillette de produits dans des envois peut prendre une grande partie du temps de vos travailleurs. Cependant, vous pouvez apporter des modifications à votre processus de préparation pour l'accélérer. Par exemple, si vous expédiez régulièrement des commandes volumineuses à quelques clients clés, envisagez d'organiser des listes de sélection afin que les éléments similaires soient regroupés. Pour les commandes plus petites destinées à un grand nombre de clients, vous pouvez le configurer de manière à regrouper les listes de sélection et à répartir les produits réels ultérieurement. [28]
    • Imaginez que votre entrepôt de composants informatiques expédie régulièrement un petit nombre de vos cordons d'alimentation à un grand nombre de magasins d'électronique. Essayez d'organiser vos listes de prélèvement de manière à ce que le nombre total de cordons d'alimentation soit pris dans l'allée du cordon d'alimentation à la fois, puis séparé avant l'expédition. Cela évitera que vos cueilleurs fassent des allers-retours toute la journée.
    • Certains gestionnaires choisissent d'implémenter un système de codage couleur sur les listes de prélèvement qui peuvent soit organiser les éléments par zone d'entrepôt ou par priorité client, certaines couleurs indiquant des clients à volume élevé. [29]
  3. 3 Mettre en place un système de gestion des stocks. Idéalement, tout mouvement d'un article devrait être enregistré avec toutes les informations pertinentes, y compris l'heure, l'état du produit et le code du produit. Un système de gestion efficace peut être mis en œuvre grâce à l'utilisation d'étiquettes RFID ou de codes à barres liés à un logiciel de gestion des stocks. Assurez-vous que tous vos employés sont parfaitement formés à l'utilisation de ce système. [30]
    • Dans certains cas, ce système devra se conformer à la politique globale de l'entreprise. Assurez-vous d’apprendre cette stratégie pour pouvoir l’implémenter correctement dans les opérations d’entrepôt. [31]
  4. 4 Effectuez une inspection visuelle des zones de stockage régulièrement. Promenez-vous et assurez-vous que les zones de stockage sont soigneusement entretenues et contiennent les produits appropriés.
    • Utilisez uniquement des zones désignées pour le stockage des marchandises. Assurez-vous que certains employés ont clairement marqué ces zones et ne stockent que les éléments spécifiés conformément aux marquages.
    • Vérifiez que les palettes ne sont pas endommagées et que le personnel sait comment bien charger les palettes pour assurer la stabilité.
    • Notez les dates d'inspection et tout dommage que vous trouvez. Démarrez le processus de réparation ou supprimez les éléments si nécessaire.
  5. 5 Rencontrez régulièrement le personnel clé. Organiser des réunions mensuelles ou hebdomadaires avec des membres importants du personnel de haut niveau. Celles-ci incluent les gestionnaires et les superviseurs de l'inventaire, du stockage et de l'achat des entrepôts.
    • Discutez des nouvelles idées, des procédures améliorées, du remplacement de l'équipement, des budgets, des promotions du personnel, des recommandations et de tous les autres sujets liés au travail.
    • Répondre aux questions relatives à la marchandise endommagée ou aux préoccupations d'achat concernant les fournisseurs, les prix, la qualité ou la disponibilité des marchandises. [32]
  6. 6 Apportez des modifications si nécessaire. Pour que l'entrepôt fonctionne correctement, vous devrez peut-être modifier les processus de stockage des produits ou de mouvement des produits. Prenez du temps tous les six mois environ pour évaluer les zones de stockage et chaque processus individuel. Notez les zones où vous pouvez apporter des améliorations.

Partie quatre de quatre:
Révision des opérations de livraison et de ramassage

  1. 1 Coordonnez les camions et les chauffeurs transportant des marchandises à destination et en provenance de votre entrepôt afin que chaque fonction fonctionne correctement. La coordination des camions arrivant et partant favorise l'utilisation efficace de vos quais de chargement. C'est plus facile si vous utilisez un logiciel spécialement conçu. Cela ne veut pas dire que vous devez acheter un programme complet immédiatement. Vous devriez être capable de trouver un programme qui gère uniquement la coordination de la livraison et de l'expédition. Utilisez les offres d'essai gratuit avant de choisir un programme. [33]
    • Coordonner le chargement et le déchargement signifie essayer de planifier l’arrivée et le départ des camions de manière à ce qu’ils n’aient pas à attendre que d’autres camions soient chargés ou déchargés. Assurez-vous que vos quais sont constamment utilisés et qu’il n’ya jamais plus de camions que d’espaces disponibles.
    • Vous devez également vous concentrer sur la limitation des arrivées afin que votre équipe de déchargement dispose de suffisamment de temps pour déballer et trier les articles qui arrivent avant d’arriver. S'ils arrivent plus vite que cela, cela crée un «goulot d'étranglement» qui entraîne des inefficacités coûteuses, sans parler du stress et de la frustration des employés.[34]
  2. 2 Organiser les horaires des employés pour qu'il y ait suffisamment de gestionnaires disponibles pour charger et décharger les camions. Cela peut nécessiter la planification pour que des employés supplémentaires soient présents pour les envois importants.
  3. 3 Organisez votre processus de réception. Affectez suffisamment de contrôleurs de marchandises et de récepteurs à chaque équipe pour comparer les factures avec les marchandises reçues et vérifier l'état de la marchandise à l'arrivée. Assurez-vous que votre personnel sait quoi faire avec un envoi endommagé. Assurez-vous que les produits reçus sont rapidement mis de côté pour éviter les écarts entre les envois reçus et ce qui est réellement sur les tablettes.[35]
    • Donnez à votre équipe d'accueil suffisamment d'espace pour travailler. Cela garantit que les produits récemment reçus ne sont pas mélangés avec les produits existants. [36]
  4. 4 Contrôler la qualité des envois. Mettre en place des contrôles pour vérifier la qualité des produits avant qu'ils ne quittent l'entrepôt. Organisez un système de manière à ce que les articles défectueux ou mal emballés soient vérifiés et retirés de l'envoi avant qu'il ne quitte l'entrepôt. Cela peut aider à prévenir les retours coûteux. [37]
    • Mettez un employé expérimenté en qui vous avez confiance pour le contrôle de la qualité. Leur expérience peut faire économiser beaucoup d’argent à votre entrepôt. [38]
  5. 5 Suivez vos envois. Vos clients voudront savoir exactement où sont leurs produits et quand ils arriveront. Cela vous aidera également à traiter rapidement les paquets manquants. Veillez à mettre en œuvre le suivi des envois avec le service de livraison que vous utilisez et vérifiez régulièrement leur suivi. [39]