Organiser un tournoi de football peut être une excellente activité de collecte de fonds ou de promotion pour votre organisation, ainsi qu'une opportunité amusante pour les équipes de football locales. Si vous voulez que votre tournoi soit couronné de succès, il doit être bien planifié et professionnel. Tandis que tenir votre propre tournoi est une tonne de travail, c'est aussi gratifiant. Pour organiser votre tournoi de football, vous devrez budgétiser votre événement, trouver un bon emplacement, établir votre tournoi, attirer des équipes et organiser votre tournoi.

Première partie de cinq:
Budgétisation pour votre événement

  1. 1 Préparez un plan de dépenses. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul ou créer une liste qui vous permet de suivre les dépenses de votre tournoi. Vous devez avoir une documentation écrite pour les coûts de votre tournoi afin de pouvoir organiser vos finances et expliquer facilement les coûts à vos sources de financement. Insérez tous vos chiffres dans une feuille de calcul, y compris un fonds de réserve. Calculez un coût total pour le tournoi afin de pouvoir planifier son financement.
    • Essayez une feuille de calcul Excel pour faciliter les calculs.
    • Essayez les feuilles Google auxquelles vous pouvez accéder depuis n'importe quel périphérique, ce qui facilite la saisie des dépenses depuis votre téléphone.
  2. 2 Découvrez les taux du marché des facilités de location. Vous devez avoir une idée générale du coût de la location de champs pour votre tournoi. Contactez votre gouvernement local, les écoles et les clubs sportifs pour vous renseigner sur les terrains disponibles et les coûts de location. Insérez la plage de numéros sur votre feuille de calcul.
    • Pendant que vous posez des questions sur les coûts, envisagez d'obtenir des informations sur les règles et les stratégies.
  3. 3 Obtenez une estimation des coûts des trophées. Votre tournoi aura besoin de trophées, alors contactez les magasins locaux qui les vendent ou allez en ligne. Vous devrez décider si vous voulez donner des trophées de participation ou simplement classer des trophées. Estimez le nombre de trophées en multipliant le nombre d'équipes projeté par le nombre moyen de membres de l'équipe.[1]
    • Votre nombre anticipé d'équipes à des fins budgétaires devrait être le plus que vous puissiez accueillir ou le nombre d'équipes dans votre région si vous le maintenez local.
  4. 4 Calculez le coût de l'embauche du personnel. Vous aurez besoin d’arbitres, d’exploitants de concessions, de personnel de sécurité, de personnel de nettoyage et de personnes pour vous aider lors des transitions. Demandez à d'autres organisateurs locaux les tarifs qu'ils paient ou allez en ligne pour une fourchette de paiement.
    • Envisagez de demander des volontaires pour arbitrer, nettoyer ou travailler le stand de concession. Vous pouvez être en mesure de faire une condition pour entrer dans le festival que l'équipe fournit un certain nombre de parents bénévoles pendant les périodes où les équipes ne jouent pas.
  5. 5 Déterminer les coûts des concessions. Un stand de concession peut rapporter beaucoup d'argent à votre organisation, mais vous devez lui fournir des collations et des boissons. Calculez ces coûts et tous les coûts associés, tels que la location d'un stand ou d'une table.
    • N'oubliez pas de poser des questions sur les permis et les codes si vous prévoyez de faire cuire des aliments dans le stand de concession.
    • Pensez à commander des aliments pré-fabriqués tels que des pizzas et à inclure ces frais dans votre budget.
  6. 6 Rechercher des sponsors. Les sponsors peuvent compenser une grande partie de vos coûts si vous souhaitez promouvoir d'autres organisations ou événements. Vous pouvez même être en mesure de collaborer avec une autre organisation pour partager les coûts et les recettes. Assurez-vous que vous obtenez des offres de sponsoring par écrit et remplissez votre part du marché.
    • Vous pouvez vendre des publicités sous forme de partenariat. Ces publicités peuvent être placées sur des t-shirts, des affiches ou du matériel promotionnel que vous utilisez pour annoncer le tournoi. Pensez à placer des signes sur les bords du champ.

Deuxième partie de cinq:
Trouver un bon emplacement

  1. 1 Choisissez une date Avant de pouvoir réserver votre salle, vous devez choisir une date afin que vous puissiez vous assurer que le lieu que vous souhaitez est disponible le jour ou le week-end où vous prévoyez d'organiser le tournoi. Votre tournoi ne doit pas entrer en conflit avec d’autres tournois, et cela attirera probablement des équipes plus établies si vous choisissez une date pendant la saison de football normale dans votre région.
    • Vous devrez peut-être organiser votre tournoi pendant un week-end, en fonction du nombre de champs que vous possédez et du nombre d'équipes que vous prévoyez accueillir. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour les jeux.
  2. 2 Trouvez un champ disponible. Votre tournoi devra permettre au moins un terrain de jeu, mais plus de champs permettront à plus d'équipes d'entrer. Reportez-vous à la liste des champs que vous avez appelés lors de la budgétisation pour choisir le meilleur.[2]
    • Appelez les installations locales, en particulier celles qui accueillent déjà des matchs de football.
    • Considérez combien d'équipes joueront dans votre tournoi pour vous aider à trouver vos besoins sur le terrain.
    • Vous pourrez peut-être obtenir le terrain gratuitement en tant que possibilité de parrainage. Par exemple, une école locale peut vous permettre d'utiliser leur domaine si vous en faites la promotion en tant que sponsor.
  3. 3 Assurez-vous que votre terrain a des sièges. Votre tournoi attirera les spectateurs qui voudront un moyen confortable de regarder les équipes jouer. Ne comptez pas sur vos spectateurs pour apporter leurs propres sièges. Vous devez choisir un champ qui a des sièges, tels que des stands.[3]
  4. 4 Vérifiez les salles de bains adéquates. Le terrain que vous choisissez doit avoir des salles de bains à proximité. Si vous pensez que vous ne disposerez pas de suffisamment de salles de bains pour accueillir votre événement, envisagez de louer des pots porta.
    • Vous voudrez peut-être aussi fournir des vestiaires.[4]
  5. 5 Renseignez-vous sur les conditions requises pour utiliser le champ. Vous devrez probablement souscrire une assurance pour l'utilisation de ce champ sur votre tournoi. Demandez donc au propriétaire du terrain sur quelle quantité d'assurance vous aurez besoin. Vous devez également savoir ce que vous devez faire pour préparer le terrain et le nettoyer après le tournoi.[5]

Troisième partie de cinq:
Établissement de votre tournoi

  1. 1 Nommez votre tournoi. Choisissez un nom qui attirera l'attention et direz aux gens quel genre de tournoi c'est.Selon la taille de votre région ou le type de votre organisation, vous pouvez inclure le nom de la zone ou de l'organisation dans le tournoi. Les équipes sont plus susceptibles de vouloir participer à un tournoi qui semble élitiste ou pour une bonne cause, alors gardez cela à l'esprit.
    • Par exemple, si vous collectez des fonds pour quelque chose comme une cour de bienfaisance ou une cour de récréation, vous pourriez appeler votre tournoi «St. Marque le tournoi de football bénéfice de terrain de jeu. "
    • Alternativement, un tournoi dans une grande zone pourrait être appelé «Tournoi de football de Houston unifiant».
    • Si vous voulez essayer quelque chose d'amusant, vous pouvez le nommer «Tournoi de soccer Just for Kicks».
    • Un nom de tournoi élite pourrait être «Tournoi de football de la Bay City Cup».
  2. 2 Recruter des volontaires. L'utilisation de volontaires vous permettra de collecter plus de recettes, car vous n'aurez pas à embaucher autant de personnel. Contactez les collèges locaux et les organisations civiques pour rechercher des volontaires qui vous aideront à arbitrer des matches, à servir des concessions, à ramasser des ordures, à donner des instructions aux invités, à surveiller la zone, à rappeler les règles et autres tâches de base.
    • Si vous prévoyez de demander aux équipes de fournir des volontaires, considérez-le lors du recrutement.
    • Il vaut mieux avoir trop de volontaires que trop peu.
    • N'utilisez pas de volontaires pour la sécurité, à moins qu'ils travaillent dans le domaine de l'application de la loi ou de la sécurité. Au lieu de cela, louez quelques agents de sécurité à l'heure.
  3. 3 Définir les règles du tournoi. En définissant des règles, vous pouvez vous assurer que vous remplissez les obligations que vous avez acceptées lors de la location du terrain, telles que le garder propre et ne pas détruire le gazon. Vous pouvez également définir des normes de sportivité et vous protéger en cas d'incident. Par exemple, avoir des règles établies peut vous permettre de supprimer une personne qui se comporte de manière inappropriée.[6]
    • Voici des exemples de règles: Pas de déchets, pas de coups, pas de blasphème, pas de modification de la propriété de l'installation et pas de nourriture sur le terrain.
  4. 4 Contactez les services de police et d'incendie locaux. Assurez-vous que les autorités connaissent votre tournoi en cas d'urgence. Vous pouvez également leur demander s'ils ont des recommandations pour garder votre tournoi en sécurité ou s'il existe des lois que vous ne connaissez peut-être pas concernant des tournois comme le vôtre.[7]
    • Vous voudrez peut-être embaucher des agents de police en congé pour qu’ils servent en tant que votre personnel de sécurité.

Partie quatre de cinq:
Obtenir des équipes pour jouer à votre tournoi

  1. 1 Annoncez votre tournoi. Parlez au public de votre tournoi en publiant des panneaux ou des publicités sur votre tournoi. Demandez aux clubs et aux écoles de votre région si vous pouvez inclure votre tournoi dans leur newsletter ou si vous pouvez publier les informations dans un lieu où les footballeurs ou les entraîneurs le verront. Assurez-vous de fournir des détails sur la façon d’enregistrer les équipes, comme votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
    • Accrochez des tracts dans les magasins de sport locaux ou à proximité des clubs de sport.
    • Publier des annonces dans les journaux et sur les sites Internet locaux.
  2. 2 Appelez les organisations de football locales. Allez là où les équipes doivent leur parler de votre tournoi. Si votre région ne dispose pas d'une organisation de football locale, appelez les clubs de sport locaux ou les organisations de petites ligues, en fonction de votre groupe d'âge cible.
  3. 3 Organisez vos propres équipes. Si votre région ne dispose pas d'équipes établies, vous pouvez toujours organiser un tournoi si vous encouragez la communauté à créer ses propres équipes uniquement pour votre tournoi. Cela peut fonctionner particulièrement bien pour les adultes, car de nombreux adultes aiment faire du sport en tant que jeunes mais ne peuvent plus jouer sur des équipes organisées à l'âge adulte. Les équipes peuvent être construites autour des lieux de travail, des églises et des groupes sociaux.
  4. 4 Inscrire des équipes Demandez à chaque équipe de fournir les détails de l'inscription, y compris le nom de l'équipe, un contact d'équipe et une liste de joueurs. Si votre tournoi commande des t-shirts, il est judicieux que les joueurs soumettent leurs tailles lors de l'inscription pour faciliter la distribution des maillots pendant le tournoi. Vous pouvez inscrire des équipes par courrier électronique ou via un site Web spécialisé dans les inscriptions.
    • Demandez aux équipes de payer tout ou partie des frais d'inscription lors de l'inscription afin que les équipes ne reculent pas.
    • Obtenez une liste d’équipes pour savoir combien de trophées commander.
    • Obtenez des tailles de t-shirts afin que vous puissiez créer un ensemble pour chaque équipe, ce qui facilitera la distribution des chemises lors de l'enregistrement.

Partie cinq de cinq:
Hébergement de votre tournoi de football

  1. 1 Créez un calendrier. Une fois les inscriptions terminées, créez un calendrier et un support de tournoi permettant à chaque équipe de jouer correctement. Assurez-vous que vous avez suffisamment de temps pour chaque jeu, ainsi que du temps pour nettoyer entre les matches. Lorsque vous finalisez l'horaire, faites des copies pour que chaque équipe y ait accès le jour ou le week-end du tournoi.
  2. 2 Acheter des fournitures. Attendez d'acheter des fournitures jusqu'à ce que vous ayez une idée du nombre d'équipes qui participeront. Les fournitures incluront des trophées, de la nourriture de concession, des panneaux, du matériel d'enregistrement et des t-shirts si vous en avez. Vous devrez peut-être commander de la nourriture à l'avance, alors contactez votre fournisseur pour savoir ce que vous devez faire pour être prêt le jour du tournoi.
  3. 3 Configurez le terrain à l'avance. Pour être professionnel, votre tournoi doit être prêt avant l'arrivée des participants. Sortez sur le terrain la veille pour vous assurer que l'installation est en bon état, puis allez sur le terrain tôt le matin pour mettre en place la table d'enregistrement et des concessions.
    • Dites à vos volontaires l'heure exacte à laquelle ils doivent arriver pour qu'ils ne présument pas que c'est au début du tournoi. Sinon, vous pouvez vous installer seul.
  4. 4 Attribuer à tous les volontaires un devoir spécifique. Vos volontaires ont besoin de savoir quel est leur travail et comment le faire correctement. Alors que certains peuvent faire double emploi, ne vous attendez pas à ce que vos volontaires fassent chaque travail. Réglez-les de temps pour être en service et où ils devraient travailler.
    • Par exemple, une mission de bénévolat pourrait être de 13 heures à 15 heures dans le stand de concession ou de 8 heures à 10 heures, en fournissant des indications près de l’entrée.
  5. 5 Vérifiez les équipes à un endroit désigné. Un représentant de l'équipe doit s'attendre à venir voir avec vous ou votre personnel du tournoi. Placez le point d’enregistrement dans une zone centrale, par exemple près des portes du terrain ou à l’endroit où la plupart des gens entrent sur le terrain à partir du parking. Fournissez une copie des règles du tournoi, le calendrier de jeu et une carte à chaque représentant de l'équipe.
    • Essayez d'utiliser une table ou un stand pour rendre la zone d'enregistrement plus visible.
    • Si votre tournoi comporte des t-shirts, vous pouvez distribuer des chemises lors de l'enregistrement. Regroupez les maillots par nom d’équipe, puis vous pourrez remettre chaque paquet au représentant de l’équipe.