Comment archiver des documents

L'archivage est le stockage ou la conservation des informations. Les organisations convertissent chaque jour des documents papier au format numérique pour augmenter la durée de vie des documents. Cela, associé à l’immense quantité de données générées par les ordinateurs actuels, signifie que l’archivage des documents ne fera que gagner en importance. Si vous savez comment archiver des documents, vous pouvez libérer de l'espace pour que votre ordinateur gère plus efficacement les documents actuels.

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1. 1 Archiver des documents dans un fichier zip. Particulièrement utiles avec les fichiers importants, mais rarement nécessaires, les fichiers zip réduisent l'espace occupé par les documents sur votre disque dur.
   • Mettez simplement en surbrillance les fichiers que vous souhaitez convertir en format zip.
   • Faites un clic droit avec votre souris, puis choisissez "Envoyer à".
   • Vous souhaitez envoyer les fichiers dans un dossier "compressé (zippé)".
   • Vérifiez que les fichiers sont bien là en double-cliquant sur le dossier zip. Si tel est le cas, vous pouvez alors supprimer les fichiers originaux.
2. 2 Migrez vos documents vers un support de stockage distinct. Les choix populaires pour l'archivage numérique sont les lecteurs de bande externes, les disques durs externes ou les clés USB.
3. 3 Sauvegardez vos documents sur un CD ou un DVD si vous avez un graveur de CD ou de DVD. Les sauvegardes sont un autre moyen d'archiver, même si vous connaissez probablement cette méthode sous un autre nom: graver un disque. Par exemple, Windows utilise un système de fichiers en direct et un format maîtrisé (meilleur pour la compatibilité dans d’autres appareils) pour la copie de fichiers sur CD ou DVD.
   • Insérez un CD ou un DVD inscriptible dans le graveur de CD ou de DVD de votre ordinateur pour le système de fichiers en direct.
   • Lorsque la boîte de dialogue apparaît, cliquez sur "Graver des fichiers sur un disque de données".
   • Nommez le disque, puis cliquez sur "Suivant".
   • Attendez qu'un dossier vide pour le disque apparaisse. Cela signifie que le disque est formaté et prêt à copier des fichiers.
   • Ouvrez le dossier contenant les documents à archiver et faites-les glisser dans le dossier du disque vide.
   • Pour le format maîtrisé, insérez un CD ou un DVD inscriptible dans le graveur de CD ou de DVD de l'ordinateur.
   • Lorsque la boîte de dialogue apparaît, cliquez sur "Graver des fichiers sur un disque de données".
   • Nommez le disque et cliquez sur "Afficher les options de formatage".
   • Choisissez "Mastered" et cliquez sur "Next".
   • Attendez qu'un dossier vide pour le disque apparaisse. Cela signifie que le disque est formaté et prêt à copier des fichiers.
   • Ouvrez le dossier contenant les documents à archiver et faites glisser ces fichiers dans le dossier du disque vide.
4. 4 Envoyer des documents à un stockage hors site.
   • En plus de fonctionner comme un emplacement pour les fichiers archivés, les emplacements de stockage hors site sécurisés protègent les données contre les catastrophes telles que les incendies et les pannes de disque dur.
   • Avec autant de sociétés offrant ce service, vous devez contacter directement une entreprise pour obtenir des informations sur leur fonctionnement et les garanties incluses dans l'archivage de documents hors site.
5. 5 Utilisez un logiciel pour l'archivage numérique.
   • L'une des méthodes les plus connues pour préserver l'apparence d'un document consiste à créer un fichier PDF. Offert par Adobe, ce logiciel - appelé Adobe Acrobat - facilite la conversion de documents au format PDF à partir de divers logiciels. Il existe également plusieurs programmes gratuits qui créeront ces fichiers.
   • Le fait que les spécifications soient publiques signifie que les futures versions du logiciel Adobe pourront lire les versions antérieures des documents.
   • De plus, les lecteurs PDF sont disponibles en téléchargement gratuit sur le site Web d'Adobe.
6. 6 Restez à jour avec la technologie pour archiver des documents. Avec le déploiement rapide de la technologie, ce qui est aujourd’hui actuel peut être obsolète demain. Cela peut être un problème lors de la migration des fichiers archivés vers un nouveau système.