Si vous avez une nounou travaillant à temps plein ou à temps partiel dans votre ménage, vous devrez probablement payer des taxes de nounou à votre État et à l'Internal Revenue Service (IRS). Bien que le paiement de ces taxes soit un fardeau, il ne fait aucun doute qu’il vaut mieux se faire imposer une amende importante en cas de non-conformité. Rationalisez le processus fiscal dès le début en gardant des registres de la paie de votre nounou. Devenez immédiatement un employeur reconnu par l'IRS et déposez vos impôts dans les délais. Si vous avez de la chance, vous pourriez même réclamer quelques allégements fiscaux pour compenser partiellement la taxe nounou.

Méthode One of Three:
Mise en place de l'emploi de votre nounou

  1. 1 Communiquez avec les agents des impôts de l’État ou du gouvernement fédéral pour savoir ce qu’un «impôt sur la nounou» couvre. Cette taxe comprend des paiements à la fois à votre État et au gouvernement fédéral. Une partie de ces taxes seront des «impôts sur le revenu», tandis que les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie (FICA) sont également couvertes.[1]
    • Certains États n'exigent pas non plus la partie impôt sur le revenu de la taxe nounou. Contactez le département des finances et de l'administration de votre état pour plus d'informations. Le site Web de l'Internal Revenue Service fournit également une liste complète des contacts étatiques.
  2. 2 Vérifiez l'admissibilité de votre nounou à l'emploi. Allez chercher un formulaire I-9 auprès de votre bureau IRS local ou demandez une copie numérique via le site Web de l'IRS. Ensuite, relisez les exigences et demandez l'aide de votre nounou pour fournir toutes les informations. Le formulaire nécessitera que votre nounou vous présente au moins 2 types de documents d'identité, tels qu'une carte de sécurité sociale, un passeport ou un permis de conduire.[2]
    • Si vous ne vérifiez pas le statut de votre nounou, alors vous pourriez faire face à des amendes pour avoir employé quelqu'un illégalement. Protégez-vous en remplissant un I-9 dès son embauche.
  3. 3 Vérifiez si vous avez besoin d'une couverture d'indemnisation des travailleurs. Tous les États n'exigent pas que vous obteniez cette couverture pour vos employés, mais certains le font. Si l’entité fiscale de votre État constate que vous n’êtes pas couvert (e), alors il peut vous imposer une amende plutôt lourde pour non-conformité. Bien que les primes d’indemnisation puissent être élevées, l’amende est généralement plusieurs fois supérieure à ce taux.[3]
    • Vous pouvez parler avec votre agent d'assurance de la couverture ou vous pouvez en discuter avec l'entreprise qui gère la paie de vos employés.

Méthode deux sur trois:
Dépôt de vos taxes

  1. 1 Contactez l'IRS pour obtenir votre numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN). Ceci est l'une des premières étapes que vous devrez prendre pour payer vos taxes de nounou. Allez sur le site Web de l'IRS pour remplir une demande en ligne pour un FEIN. Vous devrez fournir des informations sur vos revenus personnels sur le formulaire de demande et toutes les pièces doivent être remplies avant de les soumettre.[4]
    • Après avoir soumis votre demande, le système IRS vérifiera les informations que vous avez fournies. Ensuite, votre FEIN sera envoyé à votre email de contact. Ce numéro restera avec vous tant que vous êtes un employeur.
    • Soyez averti que votre numéro de sécurité sociale ne remplace pas votre numéro d'identification fédéral.
  2. 2 Vérifiez auprès de l'IRS et de l'État pour connaître les exigences de revenu minimum. Si vous payez votre nounou plus d'un certain montant au cours d'une année civile, alors vous devez payer des taxes de nounou. Le seuil minimum pour les paiements de nounou varie chaque année, alors assurez-vous de vérifier chaque fois avant de déposer.[5]
    • Le montant standard oscille généralement autour de 2 000 $ par année civile.
  3. 3 Payez vos taxes de nounou par les délais étatiques et fédéraux. Si vous ne parvenez pas à respecter l'échéance pour soumettre tous les formulaires requis à l'IRS ou à l'État, vous risquez probablement de payer une lourde amende. Les délais changent un peu d'année en année, mais vos documents fédéraux devront généralement être soumis avant la fin du mois de janvier. Contactez vos autorités fiscales pour connaître leurs délais.[6]
  4. 4 L'état du fichier retourne chaque trimestre. Vous devrez déposer des taxes fédérales une fois par an. Cependant, la plupart des États exigent que vous produisiez des déclarations trimestrielles, ce qui signifie tous les trois mois. Certains États exigent même que vous fournissiez des informations fiscales sur les employeurs tous les mois. Vérifiez auprès de l'autorité fiscale de votre état, juste pour être en sécurité.
    • Bien que le gouvernement fédéral exige seulement que vous transmettiez une déclaration une fois par année, il acceptera des paiements multiples pour un solde d’impôt futur.
  5. 5 Payer les heures supplémentaires de nounou si elles travaillent plus de 40 heures par semaine. Comme une nounou est considérée comme un employé standard et non comme un habitant, elle est censée recevoir un salaire et demi pour toute activité dépassant une semaine de travail à temps plein de 40 heures. Si votre nounou vit avec vous, les règles peuvent être un peu plus souples. Discutez avec votre autorité fiscale pour savoir si votre nounou résidente a droit au paiement des heures supplémentaires.[7]
    • C'est l'une des exigences de la Fair Labor Standards Act.
  6. 6 Utilisez une calculatrice en ligne «taxe nounou». Il existe un certain nombre de sites Web et d’applications en ligne qui vous aideront à estimer le revenu total de votre nounou et le montant de vos impôts. La plupart de ces sites ne promettent pas une précision de 100%, ils doivent donc être utilisés avec prudence. Mais ils vous donneront une idée de votre charge fiscale.
    • Par exemple, les sites Web care.com et homeworksolutions.com proposent tous deux un calculateur de taxe pour nounou.
  7. 7 Réclamez des allégements fiscaux. Dans le cadre de vos impôts, vous pourriez peut-être demander une réduction d'impôt pour la garde d'enfants. Cette pause pourrait compenser une partie des taxes de garde et même des salaires que vous avez payés pour l'année. Le montant total varie chaque année, mais cela vaut certainement la peine d’être revendiqué.[8]
    • Certains employeurs vous permettent également de mettre de l'argent de côté dans un compte de dépenses flexible pour les soins de nounou. Ce sont des dollars avant impôts que vous pouvez utiliser pour la garde des enfants.
  8. 8 Engagez une entreprise ou un agent pour préparer vos impôts. Garder une trace des salaires et déposer tous les documents fiscaux associés à la taxe nounou peut être écrasant.Pour cette raison, beaucoup de gens choisissent d'externaliser ce fardeau à des sociétés indépendantes. Discutez avec votre conseiller financier ou votre banque pour obtenir des recommandations sur les experts en rémunération des ménages.

Méthode trois sur trois:
Gestion de la paperasse

  1. 1 Gardez une trace du salaire brut de votre nounou. Additionnez les heures travaillées par votre nounou pour chaque période de paie et notez ce numéro dans une feuille de calcul, une application ou un journal papier. Ensuite, prenez ce total horaire et plusieurs fois le salaire horaire de base. Le nombre que vous obtenez est le salaire brut de votre nounou pour cette période de paie en particulier.[9]
    • Par exemple, si votre nounou travaille 40 heures par semaine et reçoit 14 dollars de l'heure, le salaire brut pour 2 semaines serait de 1 120 dollars.
  2. 2 Classer votre nounou en tant qu'employé à des fins fiscales. Beaucoup de gens font l'erreur de mettre leur nounou dans la catégorie «entrepreneur indépendant» sur leurs impôts. C'est une erreur qui peut être très coûteuse. En fait, vous n'avez pas besoin de remplir le formulaire 1099 de l'entrepreneur, car votre nounou est considérée comme un employé traditionnel.[10]
    • Le dépôt de taxes désignant votre nounou en tant qu'entrepreneur est qualifié d'évasion fiscale.
  3. 3 Fournissez un formulaire W-2 à votre nounou. À la fin de chaque année d'imposition, vous devrez remettre à votre nounou un formulaire W-2 dûment rempli. Vous pouvez obtenir un document W-2 auprès d'un bureau IRS ou vous pouvez en télécharger une copie depuis le site Web de l'IRS. Vous devrez remplir ce formulaire pour indiquer le salaire brut de votre nounou ainsi que les montants de toutes les taxes payées. Votre nounou devra avoir ce formulaire en main avant de pouvoir produire ses impôts personnels.[11]
  4. 4 Comprendre les avantages de payer votre nounou avec un revenu imposable. Il peut être tentant de payer votre nounou de poche pour la simplicité pour toutes les parties. Cependant, payer des taxes de nounou vous rend éligible aux allégements fiscaux. Vous n'aurez pas non plus à vous soucier de l'état ou de l'IRS en examinant votre historique fiscal et en trouvant des problèmes.