L'organisation des dossiers personnels peut sembler une tâche décourageante, mais choisir une méthode et s'y tenir peut vraiment simplifier le processus. Vous devrez probablement organiser les fichiers papier et les fichiers électroniques séparément. Choisissez d'organiser vos documents chronologiquement par employé ou triés par type de document. Assurez-vous de bien étiqueter les fichiers et de protéger les informations sensibles avec les mesures de sécurité appropriées.

Méthode One of Three:
Organisation des fichiers sur papier

  1. 1 Utilisez un système d'organisation chronologique. Ce type de système organisationnel est préférable pour les personnes qui ont tendance à classer les événements par ordre chronologique dans leur esprit, même si cela se résume à une question de préférence. Pour organiser vos fichiers personnels par ordre chronologique, vous créez un fichier distinct pour chaque employé. Dans ce fichier d'employé, vous allez inclure tous les documents pertinents dans l'ordre chronologique.[1]
    • Par exemple, le dossier d'un employé peut commencer par une demande d'emploi dûment remplie, un curriculum vitae / CV et un formulaire W-4, puis ajouter de nouveaux documents, comme les évaluations de rendement annuelles.
  2. 2 Organiser les fichiers en fonction du type de document. Ce type de système organisationnel est le meilleur pour les personnes qui ont tendance à considérer davantage la situation dans son ensemble, bien que la préférence personnelle soit le principal facteur déterminant. Pour ce type d'organisation, vous devez regrouper les fichiers par type de document, en conservant tous les fichiers similaires pour chaque employé. Par exemple, vous pourriez avoir un fichier contenant tous les tests de drogue des employés, un autre pour toutes les évaluations de performance des employés et un autre pour les dossiers médicaux nécessaires.[2]
    • Dans chaque groupe de types de documents, vous devez organiser les fichiers par ordre alphabétique afin de faciliter la recherche des formulaires de chaque employé, le cas échéant.
  3. 3 Inclure tous les documents nécessaires. La plupart des gouvernements ont mis en place des lois sur les documents qu’une société doit conserver pour chaque employé. Assurez-vous de vérifier avec les lois locales et nationales pour vous assurer que vous gérez vos dossiers personnels conformément à leurs exigences.[3]
    • Vos dossiers personnels doivent inclure toutes les informations relatives au processus de recrutement / candidature et à la relation entre l'employé et l'entreprise. Cela comprend les documents relatifs aux évaluations de performance, aux recommandations des employés et même aux mesures disciplinaires prises.
    • La plupart des lois exigent que les entreprises conservent la documentation (même après la cessation d'un employé) pendant au moins 3 ans, mais il est recommandé de les conserver pendant au moins 5 ans pour couvrir vos bases en cas de problème imprévu.[4]
  4. 4 Sauvegardez vos copies papier avec des copies électroniques. Bien qu'il soit important d'organiser et de gérer vos documents originaux, il est également judicieux de faire des copies électroniques de ces documents. Cela pourrait être utile au cas où quelque chose arriverait aux copies papier - perdues, endommagées, détruites, etc.
    • N'oubliez pas de sauvegarder continuellement vos copies électroniques pour vous assurer que votre filet de sécurité est à jour.

Méthode deux sur trois:
Organisation de fichiers électroniques

  1. 1 Choisissez une organisation basée sur les employés ou basée sur les documents. Pour organiser des fichiers électroniques, vous devez créer des dossiers expliquant clairement votre méthode d'organisation. Vous pouvez organiser les fichiers par employé, auquel cas vous aurez un dossier contenant le nom de l'employé contenant tous les documents associés. Dans le dossier de l'employé, vous pouvez inclure d'autres sous-dossiers pour aider davantage l'organisation (par exemple, «évaluations de performance»). Vous pouvez également choisir de les organiser par type de fichier, auquel cas vous aurez un dossier avec le type de document comme étiquette (comme «évaluations de performance» ou «documents d'application») et inclure les informations de chaque employé dans une sous-section clairement étiquetée. -dossier. Peu importe la méthode d'organisation choisie, tout dépend de vos préférences personnelles.[5]
  2. 2 Étiquetez soigneusement les dossiers de fichiers. Lors de l'organisation de dossiers de personnel électroniques, il est essentiel que vous étiquetiez les fichiers correctement et clairement. Quiconque accède aux fichiers doit être en mesure de comprendre l'étiquette que vous attribuez au fichier.[6]
    • Assurez-vous de bien étiqueter les noms des employés: «Nom, Prénom».
    • Un exemple de document clairement étiqueté peut être «Smith.John.PerformanceEvaluation.April2017». Ce nom de fichier vous indique le nom de l'employé, le type de document et la date.
    • Un exemple de document mal étiqueté pourrait être «SmithEvaluationApril». Ce nom de fichier vous indique le nom de famille de l'employé, mais cela peut être déroutant s'il y a plus d'un employé avec le nom de famille «Smith». quel type d'évaluation ou l'année, seulement le mois.
    • Cela permettra d'éviter que des fichiers soient perdus ou égarés, et de permettre aux utilisateurs de les retrouver facilement en cas de besoin.
  3. 3 Sauvegardez vos fichiers. Tous les fichiers électroniques du personnel doivent être sauvegardés sur papier, sur un autre disque dur ou sur un stockage cloud sécurisé. Vous ne voulez pas perdre tous vos fichiers personnels si quelque chose arrive à votre système ou à l'ordinateur sur lequel vous stockez les informations.[7]
    • Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement pour garantir que tous les fichiers personnels sont toujours conservés et protégés. Une bonne règle à suivre est de sauvegarder vos fichiers toutes les 4 à 6 semaines, même si ce nombre change en fonction du nombre d'employés et de fichiers de votre entreprise.

Méthode trois sur trois:
Prendre les précautions appropriées

  1. 1 Conservez toutes les copies papier contenant des informations sensibles dans une armoire verrouillée et sécurisée. Si vous disposez de fichiers personnels contenant des informations sensibles sur les employés de l'entreprise, ces documents doivent toujours être conservés sous clé pour éviter tout accès non autorisé.Assurez-vous que seules les personnes autorisées ont accès aux clés permettant de déverrouiller ces armoires.[8]
    • Cela inclut tout document contenant des informations relatives à des informations médicales, des handicaps, l'âge, la race, le sexe, l'origine nationale, les croyances religieuses, l'état matrimonial ou d'autres informations d'identification (comme les numéros de sécurité sociale).
    • Vous voudrez peut-être envisager d’investir dans une armoire résistante au feu, mais gardez à l’esprit que ces armoires peuvent coûter très cher. Vous devrez donc évaluer les avantages de cette protection supplémentaire par rapport à la simple sauvegarde de vos copies électroniques.
  2. 2 Protégez les fichiers électroniques sensibles avec des mots de passe. Assurez-vous de mettre en place une procédure d’authentification pour tous les fichiers électroniques à protéger pour des raisons de confidentialité. Seules certaines personnes devraient avoir accès à ces fichiers, utilisez donc des mots de passe pour protéger ces informations.[9]
    • L'ingénieur réseau ou l'informaticien de votre entreprise doit pouvoir vous aider à activer les mots de passe sur certains dossiers.
  3. 3 Laissez le service de la paie tenir ses propres fichiers de paie organisés. Le service de la paie doit être tenu d’organiser et de sécuriser ses propres fichiers. Comme ces types de documents contiennent presque toujours des informations sensibles, l’accès doit être très restreint. Seuls les gestionnaires de paie doivent avoir accès à ces fichiers verrouillés et sécurisés.[10]
    • Cela inclut des choses comme les W-4, les informations sur la paie, les saisies-arrêts, les registres de tenue de temps et les formulaires de retenue d’état.
    • D'autres départements peuvent également avoir besoin de suivre leur propre documentation. Par exemple, les ressources humaines peuvent avoir besoin de conserver des documents relatifs à la santé et aux antécédents médicaux des employés, aux plaintes interservices ou à toute mesure disciplinaire liée au comportement des employés.