Nous avons tous entendu les plaintes selon lesquelles il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans la journée pour accomplir tout ce qui doit être fait. Quelques compétences de base en organisation et en gestion du temps peuvent vous aider à maximiser le temps dont vous disposez. Apprenez à organiser votre temps à bon escient pour en faire plus dans le temps dont vous disposez.

Méthode One of Three:
Identifier comment vous passez votre temps

  1. 1 Gardez une trace des activités quotidiennes. Surveillez ce que vous faites quotidiennement et notez le temps que vous passez à le faire. Vous pourriez être surpris par le temps que vous perdez réellement au cours de la journée par rapport à la quantité réelle de travail que vous faites.[1]
    • N'oubliez pas de suivre également les tâches banales, comme préparer le petit-déjeuner, nettoyer la maison, prendre une douche, etc.
  2. 2 Consignez toutes vos activités dans un cahier. Une fois que vous avez compris ce que vous faites chaque jour et combien de temps vous passez à le faire, écrivez-le dans un cahier. Mettre toutes ces informations en un seul endroit et les voir sur une seule page vous permettra d’identifier les modèles et, éventuellement, les domaines dans lesquels vous perdez votre temps.[2]
    • Soyez complet et clair lorsque vous faites des entrées dans ce cahier. Ne confondez pas les événements séparés en une seule entrée, ne négligez pas les tâches mineures et assurez-vous de noter les heures exactes lors de l'évaluation de la façon dont votre journée tombe en panne.
    • Il peut être utile de classer certains types d’activités. Par exemple, écrivez les tâches ménagères en bleu, les activités de travail en rouge et les activités de loisirs en noir. Cela vous aidera à visualiser comment votre temps est passé.
  3. 3 Évaluez comment votre temps est passé. Une heure par jour passée à zoner? 2 heures pour décider où manger? 8 heures de navigation sur internet? Recherchez des tendances dans la façon dont vous passez votre temps et déterminez ce qui est nécessaire et ce qui ne l’est pas.[3]
    • Perdez-vous du temps parce que vous ne vous maîtrisez pas? Est-ce que vous tergiversez trop souvent? Êtes-vous trop responsable? Ce sont toutes des questions que vous devez vous poser en évaluant comment vous passez votre temps.[4]
    • Vous trouverez peut-être que vous divisez les activités tout au long de votre journée de manière à ne pas avoir de sens. Par exemple, il n'est probablement pas sage de travailler pendant une demi-heure, puis de consacrer 10 minutes à des questions insignifiantes, simplement pour revenir au travail pendant une demi-heure. Vous serez plus concentré et productif si vous ne travaillez que pendant une heure et que vous vous attaquerez à des questions insignifiantes plus tard.
    • Il est préférable d'attaquer vos tâches en "coupant". Chunking est une méthode dans laquelle vous consacrez une quantité de temps prédéterminée à une tâche unique sans distraction.
  4. 4 Envisager des ajustements. Maintenant que vous savez exactement où et à quelle heure vous allez, commencez à faire des ajustements actifs à votre horaire. Assurez-vous d'identifier les zones qui ne peuvent ou ne doivent pas être réduites simplement pour des raisons de temps. Ce n'est pas parce que quelque chose prend beaucoup de temps que le temps est perdu.[5]
  5. 5 Si vous passez 3 heures par jour à envoyer des e-mails professionnels, il est peu probable que vous puissiez réduire le temps consacré à cette activité. Toutefois, si vous envoyez quatre ou cinq e-mails personnels entre les e-mails professionnels, vous pouvez certainement réduire le temps que vous consacrez aux e-mails.
  6. 6 Changez vos habitudes et vos normes. Quel que soit votre problème de gestion du temps, il existe une solution. Une fois que vous avez décidé où vous perdez du temps ou comment vous devriez passer votre temps, vous devrez faire un effort concerté pour changer vos habitudes de gestion du temps.[6]
    • Si vous passez trop de temps à nettoyer votre maison ou à préparer vos repas, envisagez de faire appel à une aide domestique comme une femme de chambre ou un cuisinier. Pour certaines personnes, leur temps est plus précieux que leur argent.
    • Peut-être que vous passez une bonne partie de votre journée à surfer sur Internet sans but. Vous pouvez restreindre votre accès à certains sites Internet ou comptes de réseaux sociaux lorsque vous êtes censé travailler sur autre chose.
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Méthode 1 Quiz

Quel est l'avantage d'écrire toutes vos activités quotidiennes?

Méthode deux sur trois:
Éviter les distractions

  1. 1 Identifiez les distractions dans votre vie. Les plus grandes menaces pour passer votre temps à bon escient sont des distractions constantes. Vous voudrez déterminer quels types d'activités ou quelles personnes ont tendance à perdre votre temps. Que ce soit un ami qui n'arrête pas de parler ou un plaisir coupable qui vous éloigne du travail, vous pouvez trouver des moyens d'éviter ces pertes de temps.[7]
    • Si vous consacrez une grande partie de votre temps à quelque chose qui ne produit aucun résultat souhaitable, il ne s'agit probablement que d'une distraction dans votre vie qu'il convient d'éviter.
    • Travailler dans un bureau, vous êtes susceptible de voir beaucoup de vos collègues de travail comme des distractions. Assurez-vous d’éviter les petites conversations ou les bavardages sans valeur lorsque vous êtes au réveil. Cependant, gardez à l'esprit que votre attitude au bureau est aussi importante pour votre avancement de carrière que vos compétences en gestion du temps, alors ne soyez pas impoli.
  2. 2 Évitez les longues conversations téléphoniques. Si vous constatez que vous passez une bonne partie de votre temps dans de longues conversations téléphoniques, vous devez ajuster vos habitudes téléphoniques. Souvent, vous pouvez réaliser plus de rencontres face à face que vous ne le pouvez sur le téléphone, alors éliminez les longues conversations téléphoniques.[8]
    • De nombreuses discussions téléphoniques, en particulier au début ou à la fin de la conversation, incluent des conversations superflues et inutiles. Les gens ont tendance à perdre leur concentration et à errer au téléphone, alors soyez conscient de cela. La tenue de réunions en personne constitue un impératif supplémentaire pour traiter exclusivement des problèmes liés au travail. C'est parce qu'aucune des parties n'est entourée de distractions lorsqu'une réunion en personne a lieu.
  3. 3 Ne surfez pas excessivement sur le Web. De nombreuses personnes utilisent Internet comme outil essentiel pour accomplir les tâches dont elles ont besoin. Cependant, autant de personnes sont coupables de dériver vers des articles de presse inutiles, des faits saillants sportifs et des photos de célébrités, de chatons ou de chiots.Restez concentré lorsque vous êtes sur Internet. Il existe des programmes disponibles qui bloqueront certaines applications, sites Web et domaines pouvant contribuer à réduire les distractions liées à Internet.[9]
    • Évitez Facebook, Twitter et d'autres sites de réseaux sociaux lorsque vous êtes censé vous concentrer sur autre chose.
    • Googler divers sujets est également une perte de temps dangereuse. Vous pensez peut-être que vous allez juste chercher une chose rapide et avant que vous le sachiez, vous avez cherché dans les vastes profondeurs d'Internet pendant plus de 3 heures.
  4. 4 Utilisez un panneau «Ne pas déranger». Vous connaissez probablement le panneau que vous accrochez sur la porte de votre chambre d’hôtel. Ce signe peut également être efficace dans un bureau ou un lieu de travail. Vous pouvez obtenir un panneau comme celui-ci en le prenant dans le prochain hôtel où vous vous trouvez, ou vous pouvez imprimer le vôtre et le joindre à la porte de votre espace de travail si nécessaire. Cela éliminera la petite conversation qui vous distrait de votre travail.[10]
    • Si vous travaillez à domicile, il est essentiel de disposer de votre propre espace de travail. Ne travaillez pas dans les parties communes de votre maison, car la télévision, le téléphone ou la machine de jeux vidéo peuvent facilement vous distraire de votre travail.[11]
  5. 5 Prenez le temps pour les distractions inévitables. Il y a des distractions que certaines personnes ne peuvent tout simplement pas éviter. Parfois, c'est votre patron qui veut prendre un peu de temps pour un chat social ou un membre de la famille âgé qui a constamment besoin d'aide pour des tâches simples. Quelles que soient ces distractions inévitables, si vous les planifiez à l'avance, elles ne prendront pas le temps nécessaire pour mener à bien d'autres activités et projets.[12]
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Méthode 2 Quiz

Quel est le moyen le plus efficace de gérer vos inévitables distractions?

Méthode trois sur trois:
Utiliser votre temps efficacement

  1. 1 Notez tout. Ne comptez pas sur votre mémoire pour vous aider à accomplir les tâches dont vous avez besoin. Écrivez tout ce que vous devez faire au même endroit et soyez prêt à référencer cette liste souvent pour atteindre tous vos objectifs.[13]
    • Même si une tâche semble mineure ou banale, notez-la. Votre agenda doit être rempli de petits commentaires comme "Appelez Steve", "Recherchez les marges bénéficiaires" ou "Courriel au patron".
    • Assurez-vous de toujours avoir sur vous un bloc-notes et de noter les tâches à mesure qu'elles apparaissent. Vous pensez vous souvenir de les écrire plus tard, mais vous ne le pouvez pas.
  2. 2 Utiliser un calendrier L'ajout simple d'un calendrier ou d'un planificateur quotidien à votre ensemble d'outils organisationnels vous aidera à organiser votre temps efficacement. Notez chaque nouvelle date limite, affectation ou réunion ajoutée à votre emploi du temps. Prenez le temps chaque matin de revoir votre calendrier pour la journée afin de savoir ce qui vous attend.[14]
  3. 3 Évitez de commettre deux fois. Organisez votre emploi du temps en évitant de vous surbooker ou en vous engageant à trop de projets ou d'événements à la fois. Vérifiez votre calendrier avant d'accepter quoi que ce soit pour vérifier que le temps nécessaire est gratuit. Cela gardera votre temps organisé et vous gardera en contact avec votre horaire régulier.
  4. 4 Omettez les distractions. Organisez votre temps de manière productive en supprimant les éléments qui pourraient être des distractions ou vous faire perdre du temps et prendre du retard. Gardez le système de télévision et de jeu vidéo hors de la zone où vous étudiez ou réalisez les factures afin de vous concentrer sur les tâches qui doivent être effectuées en premier et de sauvegarder les éléments amusants pour plus tard.[15]
  5. 5 Prioriser vos tâches. Gérez votre temps à bon escient en planifiant en premier lieu les tâches les plus importantes ou les plus urgentes. Notez-les dans votre calendrier avec un surligneur couleur spécial ou un petit autocollant. Planifiez d'abord ces tâches prioritaires afin de vous donner suffisamment de temps pour les accomplir, puis travaillez sur des tâches moins urgentes autour des priorités.[16]
    • Soyez prêt à modifier vos priorités de temps en temps. Les choses arrivent à la dernière minute et nécessiteront votre attention immédiate. Vous devrez arrêter ce que vous faites et recentrer votre énergie et votre temps sur cet objectif de dernière minute de temps en temps. Assurez-vous simplement que cela ne se produit pas trop souvent.
    • Si vous réorganisez constamment vos priorités tout au long de la journée, quelque chose ne va pas. Bien que l'on puisse s'attendre à des ajustements mineurs de son emploi du temps, le fait de devoir faire des ajustements cohérents signifie probablement que vous ne définissez pas correctement les priorités.
  6. 6 Être réaliste. Accordez-vous un temps réaliste pour accomplir chaque tâche. Si vous pensez que quelque chose prendra entre une demi-heure et une heure, donnez-vous l'heure complète. Etre réaliste quant à la durée de traitement vous empêchera d'être dépassé ou en retard.[17]
    • Il est toujours plus prudent de faire preuve de prudence et de prendre plus de temps que nécessaire. Si vous terminez votre tâche plus tôt, vous serez libre de passer à la tâche suivante, ce qui ne devrait finalement pas avoir d’impact sur votre productivité.
  7. 7 Planifier les bases. N'oubliez pas d'inclure les horaires pour les rudiments du quotidien, comme manger et prendre une douche, dans votre horaire. Celles-ci peuvent sembler une seconde nature, mais il est important de leur laisser le temps parmi vos autres tâches planifiées pour vous assurer de ne pas les ignorer et de ne pas vous mettre en retard.
  8. 8 Utilisez un système de rappel. En plus de votre planificateur quotidien, utilisez des rappels simples pour vous aider à vous souvenir des tâches ou des délais importants. Utilisez des notes autocollantes ou des alertes vocales ou textuelles sur votre téléphone portable à certains moments pour vous rappeler de faire quelque chose ou que vous ayez quelque chose de prévu. Ce système de sauvegarde vous aidera à ne pas oublier les choses.[18]
    • Évitez de compter sur d'autres personnes pour vous rappeler quelque chose. Ils sont tout aussi susceptibles de l'oublier que vous l'êtes.
    • Si quelque chose est extrêmement important, organisez plusieurs rappels pour vous-même. Vous pouvez ignorer une seule note autocollante ou une alerte téléphonique.
  9. 9 Demander de l'aide. Demandez à quelqu'un d'autre de vous aider et déléguez des tâches plus petites si nécessaire.Votre horaire sera globalement bénéfique si vous avalez votre fierté et demandez à quelqu'un de vous présenter quelques petites tâches à la maison ou de vous occuper d'un dîner en semaine. [19]
    • Assurez-vous de déléguer des responsabilités à des personnes qualifiées. Quelqu'un qui fait le travail ne suffit pas. Vous voulez qu'ils fassent bien le travail.
    • Ne prenez pas l'habitude de gaver vos collègues. Cela ne reflète pas de bonnes compétences en gestion du temps. Cela vous donne juste l'air paresseux et démotivé.
  10. 10 Évaluez votre productivité. De temps en temps, il est nécessaire de prendre du recul et d’analyser ce que vous avez accompli, votre performance et le temps nécessaire. Le fait de faire le point sur ces aspects de votre travail et de votre vie peut vous aider à modifier votre horaire et votre mode de fonctionnement quotidien, produisant des résultats étonnamment efficaces.
  11. 11 Récompense toi. Travailler trop dur ou trop souvent peut mener à un épuisement, ce qui rend difficile de se concentrer sur les tâches les plus simples. Alors, prenez le temps de célébrer ce que vous avez accompli de temps en temps et récompensez-vous avec quelque chose que vous aimez vraiment.[20]
    • Assurez-vous que votre temps d'arrêt est dédié à vous amuser. Éteignez votre téléphone professionnel et évitez de répondre aux e-mails. Si vous mélangez le travail avec vos loisirs, vous ne vous récompensez pas vraiment et n'évitez pas l'épuisement.
    • Si vous travaillez du lundi au vendredi, prenez le week-end de congé. Si vous avez travaillé pendant trois mois directement sur un projet, prenez de brèves vacances lorsque vous en avez terminé.
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Méthode 3 Quiz

Si vous réorganisez constamment vos priorités tout au long de la journée, cela signifie: