Que ce soit méticuleusement planifié, imprévu au hasard ou quelque part entre les deux, une succession aura toujours des dépenses finales, des factures et des taxes à payer. Si le défunt avait un testament, un exécuteur sera nommé par le tribunal pour administrer la succession. Si le défunt n'avait pas de testament, le tribunal nommera un administrateur chargé d'administrer la succession. L'exécuteur ou l'administrateur a de nombreuses tâches à accomplir, y compris le paiement des factures de la succession. Les étapes suivantes vous guideront tout au long du processus de paiement de factures.

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  1. 1 Obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) pour la succession. Ceci est nécessaire parce que tout revenu gagné par le défunt après la date du décès sera attribué à la succession, ce qui en fait une entité contribuable. En tant que tel, l'Internal Revenue Service exige qu'il ait un EIN.
    • Vous pouvez postuler en ligne pour un EIN pour la succession à http://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/How-to-Apply-for-an-EIN en suivant les instructions fournies sur le site.
    • Vous aurez besoin du nom du défunt, de sa date de décès et de son numéro de sécurité sociale.
    • Le site Web vous fournira instantanément un EIN et vous enverra une déclaration officielle de votre EIN à l'adresse que vous avez indiquée.
    • Vous pouvez utiliser l'EIN au lieu d'un numéro de sécurité sociale pour toute entreprise que vous effectuez pour le compte de la succession; Pensez-y comme numéro de sécurité sociale du domaine.
  2. 2 Ouvrez un compte courant pour la succession. Indiquez le nom sur le compte comme étant «Succession de [NOM DU DÉCÉDENT]» et utilisez l'EIN du domaine au lieu d'un numéro de sécurité sociale.
    • Vous pouvez ouvrir le compte à la banque ou à la caisse populaire de votre choix. Cependant, la banque du défunt peut être le meilleur choix, car les employés connaissent les actifs du défunt et peuvent vous aider à les transférer et à les collecter.
  3. 3 La commande vérifie le compte de la succession avec «Propriété du [NOM DU DÉCÉDENT]» imprimée en tant que titulaire du compte. À côté ou au-dessus de la ligne de signature, imprimez «par [VOTRE NOM] comme [ADMINISTRATEUR ou EXÉCUTOR]». De cette façon, lorsque vous signez un chèque, vous pouvez simplement signer votre nom.
    • Afin de déterminer si vous êtes administrateur ou exécuteur, vérifiez les lettres qui vous ont été délivrées par le tribunal. Si le défunt avait un testament, vous aurez des lettres testamentaires et serez un exécuteur testamentaire. Si le défunt n'avait pas de testament, vous aurez des lettres d'administration et serez administrateur.
  4. 4 Recueillez les biens de la succession et déposez-les dans le compte de la succession. Chaque société avec laquelle vous faites affaire, lors de la collecte des actifs, devra consulter vos lettres d’administration ou vos lettres testamentaires émises par le tribunal.
    • Visitez chaque banque où le défunt avait un compte. Fermez le ou les comptes et demandez à la banque d'émettre un chèque libellé à l'ordre de la succession pour le solde.
    • Contactez toutes les sociétés de courtage détenant des comptes d'IRA ou de retraite, qui ne seront pas transférées directement à un héritier et les fermeront, avec un chèque à l'ordre de la succession.
    • Collectez tous les chèques que vous avez reçus et qui sont payables à la personne décédée ou à la succession.
    • Si le défunt a reçu des prestations de sécurité sociale, contactez votre bureau local de sécurité sociale pour déterminer le montant dû à la succession et demandez les formulaires appropriés pour le réclamer.
    • Déterminez s'il existe des actions ou des obligations qui ne seront pas transférées directement à un héritier et demandez-leur de les encaisser et un chèque à l'ordre de la succession.
    • Recueillez le produit de tout bien réel ou personnel vendu lors de l'administration de la succession et déposez-le dans le compte de succession.
    • Déterminez s'il existe des polices d'assurance vie qui ne désignent pas de bénéficiaire et demandez qu'elles soient versées à la succession. Déposez les fonds dans le compte de succession.
  5. 5 Recueillez toutes les factures de la succession et déterminez s’il s’agit de dépenses légitimes. Signalez toutes les dépenses que vous estimez ne pas être légitimes à votre avocat et ne les payez pas.
    • Les dépenses qui ne sont pas légitimes peuvent inclure les primes d’assurance automobile ou maladie encourues après la date du décès, les dettes acquittées lors d’une faillite ou toute facture encourue après la date du décès.
  6. 6 Additionnez toutes les factures légitimes pour déterminer s'il y a assez d'argent pour les payer en totalité.
    • S'il n'y a pas assez d'actifs pour payer toutes les factures, ou si vous n'êtes pas certain de pouvoir payer toutes les factures, ne payez pas de factures et parlez à votre avocat de la déclaration de faillite.
    • S'il y a assez d'argent pour payer toutes les factures, vous pouvez les payer à partir du compte de vérification de la succession à mesure qu'elles deviennent exigibles.
    • Gardez à l'esprit que des frais supplémentaires seront dus lors de l'administration de la succession, tels que les honoraires d'avocat et autres honoraires professionnels, les frais de justice, etc.
  7. 7 Tenez des registres précis de chaque facture payée et de chaque dépôt effectué. Une comptabilité finale devra être déposée auprès du tribunal des successions, et des registres précis aideront à la préparation de la comptabilité. Vous devrez pouvoir montrer au tribunal qui vous avez payé, quand vous les avez payés, combien vous les avez payés et pourquoi vous les avez payés.
    • Faites et conservez une copie de chaque facture que vous payez à partir du compte de succession et de chaque chèque que vous déposez sur le compte.
    • Conservez tous les reçus et retraits, les copies des chèques compensés et les relevés bancaires.
    • Suivre tous les paiements et les dépôts dans une feuille de calcul ou en utilisant un logiciel capable d'imprimer sur une feuille de calcul. Cela aidera à assurer que la comptabilité finale peut être préparée rapidement et avec précision.
    • Conservez des relevés mensuels avec la facture du mois correspondant et vérifiez les copies et les reçus.