Les documents de processus guident les lecteurs dans la séquence logique des étapes nécessaires pour mener à bien un processus. Par exemple, les articles wikiHow sont un type de document de processus. Le contenu d'un document de processus peut être compliqué ou simple, mais vous devrez déterminer les étapes à suivre, la séquence logique de ces étapes et ce que la séquence accomplira si elle est effectuée avec succès. En gardant ces bases à l'esprit, il est possible de créer une documentation de processus pour tout, de l'ébullition d'un œuf à l'exécution d'une campagne marketing internationale.

Première partie de trois:
Commencer un document de processus

  1. 1 Identifier le processus. Presque tout peut être divisé en un processus et transformé en un document de processus. Quelques exemples incluent:
    • Faire des pâtes
    • Apprendre à conduire
    • Écrit une lettre
    • Effectuer un roulement de tambour
  2. 2 Déterminez quelles ressources vos lecteurs auront besoin. Pensez à toutes les ressources dont vos lecteurs auront besoin pour compléter le processus que vous souhaitez décrire.[1] Comprendre les ressources impliquées sera utile pour décider comment décrire chacune des étapes. Voici quelques exemples de ressources nécessaires:
    • Faire des pâtes: eau, pâtes, sel, marmite, passoire, chaleur, temps
    • Apprendre à conduire: véhicule, enseignant, temps (apprentissage et pratique), connaissance du code de la route
    • Rédaction d'une lettre: compétences en écriture et en orthographe, papier, stylo ou crayon
    • Jouer du tambour: batterie, baguettes, expérience de la batterie, du temps
  3. 3 Considérez votre public. Avant d'aller plus loin, prenez le temps de réfléchir à votre public et à ce qu'il sait déjà de votre sujet. Cette connaissance peut vous aider à déterminer quelles informations vous devez inclure et quelles informations vous pouvez ignorer.[2]
    • Par exemple, si vous écrivez un document de processus sur la façon de cuisiner des pâtes pour un public général qui sait ou non savoir cuisiner, vous voudrez probablement définir des termes comme «al dente» et décrire ce que l'on entend par « Bouillir."
  4. 4 Créer un titre Chaque document de processus nécessite un titre clair expliquant quel processus vous détaillez. Pour déterminer ce que vous devez appeler votre document de processus, réfléchissez à ce que vous souhaitez que vos lecteurs apprennent à faire. Par exemple, vous pouvez appeler votre document de processus «Créer des pâtes», «Apprendre à conduire» ou «Rédiger une lettre».
    • Utilisez la forme impérative pour votre titre et vos étapes.[3] Votre document de processus doit commencer par un verbe au présent, tel que «make», «cook», «learn» ou «write». Vous devez continuer à utiliser ce temps pour décrire les étapes de votre processus.
  5. 5 Utilisez votre introduction pour attirer vos lecteurs. L'introduction de votre document de processus vous permettra d'expliquer ce que le document offrira et attirera également l'attention de votre lecteur. Dans votre introduction, il est judicieux de créer un sentiment d’urgence pour que votre lecteur puisse continuer à lire. Essayez de créer un problème pour vos lecteurs, puis proposez de le résoudre.[4]
    • Par exemple, en introduisant un document de processus qui explique comment fabriquer des pâtes, vous pourriez dire quelque chose comme: «La cuisson des pâtes peut sembler facile, mais il est facile de trop cuire ou de trop cuire les pâtes. C'est un problème parce que les pâtes trop moelleuses ou trop molles peuvent être peu appétissantes, quel que soit le type de sauce que vous utilisez. Mais si vous faites les pâtes de la bonne façon, alors vos pâtes seront aussi impressionnantes que votre sauce.

Deuxième partie de trois:
Décrire votre processus

  1. 1 Décomposez le processus. Pensez aux choses qui doivent se passer dans le cadre du processus que vous essayez de décrire. Notez toutes les parties du processus que vous pouvez pour commencer. Ceci est une stratégie de pré-écriture appelée "listing".[5] En faisant cela, essayez de décomposer le processus en petites étapes faciles à comprendre. Par exemple, si vous voulez expliquer comment fabriquer des pâtes, vous pouvez écrire:
    • Sortez un pot et remplissez-le d'eau.
    • Mettez le pot sur le feu et allumez le feu haut.
    • Sortez les pâtes.
    • Ajouter les pâtes à l'eau.
    • Diminuez légèrement le chauffage.
    • Cuire pour le temps indiqué sur l'emballage.
    • Égoutter les pâtes dans une passoire dans l'évier.
  2. 2 Placez vos pas dans l'ordre. Une fois que vous avez une liste de base des étapes que vos lecteurs devront suivre, examinez-les et assurez-vous qu'ils sont en ordre. Demandez-vous s'il serait plus judicieux de donner l'une de vos étapes plus tôt ou plus tard dans la séquence.
    • Par exemple, si vous décrivez le processus de fabrication des pâtes, vous pouvez vous demander s'il est plus judicieux de demander aux lecteurs de sortir les pâtes avant ou après le réchauffement de l'eau.
    • Si le processus que vous décrivez est quelque chose de très compliqué ou que vous pouvez faire sans y penser, vous devrez peut-être passer plus de temps à examiner la logique de vos étapes. Par exemple, si vous êtes un batteur expérimenté essayant de décrire comment effectuer un roulement de tambour, vous devrez peut-être vous asseoir sur votre batterie et faire quelques roulements de batterie.
    • Lorsque vous effectuez les étapes de votre processus, pensez à ce qui se passe en premier, deuxième, troisième, etc. Comparez cette séquence avec votre liste d'étapes.
  3. 3 Déterminez si vous devez offrir des informations supplémentaires. Réfléchissez au processus et essayez de déterminer s'il manque des informations dans le processus. Essayez de déterminer s’il ya quelque chose que les lecteurs devront faire avant de pouvoir effectuer l’une de vos étapes.
    • Par exemple, vous pouvez conseiller à vos lecteurs de définir une minuterie lors de l’ajout des pâtes à l’eau. Ou, vous pourriez conseiller aux lecteurs de vérifier un morceau de pâtes avant de vider le pot entier.
    • Essayez de lire vos pas à un ami pour voir si vous avez manqué quelque chose.Ne développez pas ce que vous avez écrit, lisez simplement vos étapes à un ami et demandez des suggestions.
  4. 4 Développez vos pas. Après avoir conçu une séquence solide pour vos étapes, vous devrez développer chacune de vos étapes. Chaque étape de votre document de processus doit inclure des informations utiles pour aider vos lecteurs à comprendre comment exécuter chacune des étapes. Essayez d'être aussi détaillé que possible.
    • Par exemple, lorsque vous conseillez aux lecteurs de sortir un pot et de le remplir avec de l'eau, vous devrez dire quel type de pot les lecteurs devraient utiliser et combien d'eau les lecteurs devraient ajouter au pot. Vous pourriez demander aux lecteurs d'utiliser une grande casserole pour cuire les pâtes et de la remplir avec 12 tasses d'eau.
  5. 5 Fournir des exemples. Des exemples peuvent aider vos lecteurs à avoir une idée plus claire de la manière de faire quelque chose qui pourrait être difficile à comprendre. Essayez d'utiliser des exemples faciles à comprendre pour vos lecteurs et expliquez comment cet exemple se rapporte au processus que vous décrivez.[6]
    • Par exemple, si vous essayez d'expliquer aux lecteurs comment bien tenir un pilon pour faire un roulement de tambour, vous pouvez utiliser l'exemple de la tenue d'un crayon pour décrire la pression requise. Les lecteurs pourront se servir d'un stylo ou d'un crayon et utiliser ces connaissances pour les aider à tenir un pilon dans le bon sens.
  6. 6 Offrez des conseils de dépannage. Réfléchissez aux erreurs courantes que commettent les utilisateurs lorsqu'ils tentent d'achever ce processus et assurez-vous de traiter ces erreurs courantes dans votre document.[7] Vous pourriez trouver un moyen de traiter ces informations dans l'une de vos étapes ou vous pourriez fournir ces informations à la fin de votre document.
    • Par exemple, la raison pour laquelle beaucoup de gens finissent par trop cuire leurs pâtes est peut-être parce qu'elles oublient de régler une minuterie. Ou peut-être que beaucoup de gens luttent avec les rouleaux de tambour parce qu'ils tiennent leurs baguettes trop serrées.

Troisième partie de trois:
Finition du document

  1. 1 Inclure les transitions au besoin. Les transitions sont des mots qui aident à améliorer le flux de votre écriture. Les transitions peuvent vous aider à déterminer quand les lecteurs sont censés faire les choses dans votre processus. Par exemple, vous pourriez conseiller à vos lecteurs de régler la minuterie AVANT d’ajouter les pâtes à l’eau bouillante. Ou, vous pourriez conseiller à vos lecteurs de mettre des gants de cuisine et de verser les pâtes dans la passoire de l’évier. Parmi les autres mots de transition à utiliser dans un document de processus, citons:[8]
    • prochain
    • après
    • premier
    • dernier
    • aussi
  2. 2 Simplifiez votre langue. Lorsque vous décrivez un processus pour un large public, il est important de vous assurer que les mots que vous utilisez sont suffisamment simples pour que la plupart des gens les comprennent. Utiliser beaucoup de jargon (langage technique) peut empêcher les lecteurs de comprendre les instructions. Prenez une minute pour lire vos instructions et chercher des moyens de simplifier le langage.
    • Si vous devez utiliser un mot spécial pour décrire votre processus, assurez-vous de le définir pour vos lecteurs.[9] Par exemple, si vous décrivez comment fabriquer des pâtes, vous devez expliquer ce que signifie «al dente».
  3. 3 Testez le processus. Il est important de vous assurer que le processus que vous avez décrit peut être exécuté avec succès en suivant vos instructions. Essayez de terminer le processus que vous avez décrit en suivant chaque étape de l'ordre dans lequel vous les avez placées et en utilisant uniquement les informations que vous avez incluses.
    • Au fur et à mesure que vous testez votre processus, essayez d’identifier toute information manquante ou tout ce qui pourrait ne pas être clair pour vos lecteurs.
    • Demandez à quelqu'un d'autre de tester également votre processus. Avoir quelqu'un d'autre pour tester votre processus peut garantir encore plus de précision dans votre document de processus. Demandez à un ami ou à un membre de votre famille d'utiliser vos étapes pour terminer le processus que vous avez décrit.
  4. 4 Formatez votre document. Selon la manière dont vous prévoyez d'utiliser votre document de processus, vous devrez peut-être le formater. Par exemple, si votre document de processus est destiné à être formaté comme un essai de style MLA pour une affectation de classe, vous devrez examiner les directives de votre instructeur et vous assurer que votre document les respecte. Si vous utilisez votre document pour un site Web, vous devrez formater votre document pour répondre à vos besoins.
    • Les documents de processus peuvent décrire une étape différente dans chaque paragraphe ou chaque étape peut commencer par un nombre ou une puce.