Lorsque vous achetez une police d'assurance contre les accidents du travail, votre assureur évaluera votre exposition aux accidents du travail. Vos primes seront définies en fonction de cette estimation. Toutefois, à l'expiration de votre contrat, votre assureur auditera vos dossiers pour l'année afin de déterminer vos primes réelles. Si nécessaire, vous devrez peut-être payer plus pour compenser la différence. Vous pouvez vous préparer à cet audit en rassemblant les enregistrements nécessaires et en désignant quelqu'un pour répondre à toutes les questions du vérificateur. Après l'audit, examinez les feuilles de travail de l'auditeur à la recherche d'erreurs.

Première partie de trois:
Collecte des enregistrements requis

  1. 1 Demandez ce que vous devez fournir. Vous ne devriez pas donner plus d'informations que demandé.[1] Pour cette raison, vous devriez vous demander quels documents l'auditeur doit voir et ensuite rassembler ces documents à l'avance.
  2. 2 Recueillez les dossiers de paie. L'auditeur demandera probablement des registres de paie, donc mettez-les en ordre. En règle générale, vous devez fournir des copies des éléments suivants:[2]
    • journal de paie et résumé (la masse salariale comprend les salaires, les commissions, les heures supplémentaires et les primes)[3]
    • rapports de chômage de l'état
    • records de gains individuels
    • rapports fiscaux fédéraux (941 rapports)
    • votre carnet de chèques
    • toutes les heures supplémentaires (réparties par employé)
  3. 3 Rassemblez vos dossiers d'employés. Vous devrez probablement également fournir des dossiers détaillés sur les employés, que vous devez rassembler avant l'arrivée de l'auditeur. Trouvez ce qui suit:[4]
    • nombre d'employés
    • heures, jours et semaines travaillés pendant l'année
    • explication détaillée des tâches pour chaque employé
    • ventilation en dollars si un employé travaille dans plus d'un code de classification
  4. 4 Trouvez vos décaissements Vous devrez présenter cette information à l'auditeur, alors trouvez-la à l'avance. Vérifiez que tous les chiffres sont exacts:[5]
    • paiements à des sous-traitants et des entrepreneurs indépendants
    • matériaux
    • travail occasionnel
  5. 5 Rassemblez vos certificats d'assurance. Selon votre état, des primes d'indemnisation pour les travailleurs indépendants et les sous-traitants peuvent vous être facturées. Vous voudrez des certificats d'assurance actuels pour chaque sous-traitant que vous avez utilisé pendant la période d'assurance.
    • Les certificats doivent indiquer que l'assurance contre les accidents du travail est fournie. Certains contractants ne bénéficient que d'une assurance responsabilité civile générale sans indemnisation des travailleurs.[6]
    • Dans certains États, les propriétaires uniques et les partenaires peuvent se soustraire à l'obligation d'indemnisation des travailleurs.[7]

Deuxième partie de trois:
Mise en place de l'audit

  1. 1 Déterminez votre type d'audit. Vous pouvez avoir deux types d'audits: un audit physique ou un audit volontaire. Vous devez savoir à l'avance ce que vous aurez:[8]
    • Un audit physique implique qu'un auditeur vous contacte par téléphone ou par courrier et planifie un rendez-vous. Ils doivent vous contacter dans les 60 jours suivant l'expiration de votre contrat. Vous fournirez à l'auditeur des documents. L'auditeur travaille sur une échéance, généralement trente jours après avoir assigné votre audit.
    • Un audit volontaire implique que vous receviez un formulaire par la poste de votre compagnie d'assurance. Vous devez remplir le formulaire et le soumettre à votre assureur. Bien que les formulaires soient simples, vous devez appeler l'assureur si vous avez des questions.
  2. 2 Identifier un contact principal. L'audit se déroulera mieux si votre entreprise désigne un contact principal pour travailler avec l'assureur. Assurez-vous de choisir une personne qui connaît l'ensemble de l'entreprise. Cette personne devrait également connaître les fiches de paie.[9]
    • Ce contact principal devrait être familier avec tous les audits antérieurs. Ils devraient examiner les feuilles de travail de l'auditeur et les politiques antérieures afin de connaître les problèmes pouvant survenir.
  3. 3 Dégagez un espace pour l'auditeur. L'auditeur peut travailler hors des locaux. Toutefois, s'ils travaillent dans votre bureau, faites-leur un espace de travail confortable. Il devrait être bien éclairé et calme.
    • Essayez de faire en sorte que l'auditeur travaille dans vos locaux. Cela facilite le partage des informations et vous pouvez fournir autant d'informations détaillées que possible. Il peut être difficile de partager des informations lorsque les auditeurs travaillent hors site.[10]
  4. 4 Passez en revue la politique d'origine. Cette politique était basée sur une estimation. Cependant, vous devriez revoir la politique pour découvrir ce qui a été utilisé pour calculer vos primes initiales. Considérer ce qui suit:[11]
    • Paie Les taux d'indemnisation des travailleurs sont généralement liés à votre masse salariale. Pour chaque cent dollars, un tarif vous est facturé.
    • Taux. Le tarif sera basé sur le type de travail effectué. Ce travail sera classé en fonction d'un système de classification utilisé pour déterminer le nombre de travailleurs.
    • Codes de classification. Tous les travaux ne comportent pas le même risque de blessure. L'auditeur déterminera quelle est la classification qui génère le plus de masse salariale. Toutefois, certains travailleurs se voient attribuer leur propre classification, par exemple les employés de bureau et les vendeurs externes.[12]
    • Facteur de modification de l'expérience. Après avoir déterminé la classification, l'auditeur multiplie le taux par votre masse salariale. Cependant, l'auditeur peut ajuster ce montant en fonction de vos antécédents d'indemnisation des travailleurs.
  5. 5 Analyser les informations publiques sur votre entreprise. Regardez votre site Web et voyez s'il existe des informations erronées. Votre auditeur examinera toutes les informations accessibles au public concernant votre entreprise.[13] Vous devez corriger tout ce qui est inexact.

Troisième partie de trois:
Gestion de l'audit

  1. 1 Maintenir une relation professionnelle avec le vérificateur. L'audit peut être stressant car l'assureur peut augmenter considérablement vos primes. Vous pouvez faire en sorte que le processus se déroule mieux en étant toujours amical et utile pour l'auditeur.[14]
    • En fonction de votre politique, l’auditeur peut probablement demander tout document financier, tel que les déclarations de revenus.Vous devez le fournir rapidement et sans désaccord.
    • Vous préféreriez que l'auditeur travaille avec des informations précises plutôt que de deviner. Lorsque les auditeurs devinent, ils fournissent des informations sur le «scénario le plus défavorable», ce qui augmente probablement vos primes.
    • Vous pouvez généralement vous attendre à payer 25% de plus lorsque vous ne respectez pas l'auditeur.[15]
  2. 2 Passez en revue les feuilles de travail de l'auditeur. Parfois, les auditeurs commettent des erreurs qui profitent à la compagnie d'assurance (et vous font mal). Vous devriez examiner attentivement le travail de l'auditeur une fois qu'ils ont terminé. Vous devrez demander à l'assureur des copies des feuilles de travail du vérificateur.[16]
    • Un assureur n'offre généralement pas ces feuilles de calcul à moins que vous le demandiez.
    • Évitez de signer un audit incomplet.[17]
  3. 3 Comparez l'audit à la politique d'origine. Parfois, les primes auditées seront supérieures aux estimations que vous avez reçues lorsque vous avez acheté la police. Vous voulez vous assurer que toute augmentation est légitime. Recherchez les éléments suivants:[18]
    • Si le facteur de modification de l'expérience est plus élevé dans l'audit que dans la stratégie d'origine. Ça ne devrait pas être.
    • S'il y a des codes de classification plus chers sur l'audit que dans la politique d'origine. Parfois, vos opérations commerciales changent pour que ces classifications changent. Cependant, ils ne devraient généralement pas être confrontés à un changement majeur dans vos opérations.
    • Si le crédit ou le débit de la planification a changé. Si oui, vous pourriez être en mesure de contester le montant.
  4. 4 Rencontrer un avocat en assurance. Si vous avez des questions, planifiez une consultation avec un avocat. Montrez-leur les feuilles de travail de l'auditeur et votre politique d'origine. Votre avocat peut décider si vous avez des raisons de contester l'audit.
    • Vous pouvez trouver un avocat en contactant votre association d’État ou de barreau local et en demandant un renvoi.
    • Vous pouvez trouver le barreau le plus proche en visitant le site Web de l'American Bar Association: http://shop.americanbar.org/ebus/ABAGroups/DivisionforBarServices/BarAssociationDirectories/StateLocalBarAssociations.aspx. Entrez votre adresse.
    • Appelez et planifiez une consultation. Assurez-vous de demander combien cela coûtera.
  5. 5 Contester l'audit. Votre assureur devrait vous dire comment contester la détermination de l'audit. Par exemple, vous devrez peut-être soumettre des enregistrements à l'assureur dans un certain délai. Si vous attendez trop longtemps, l'assureur supposera probablement que vous êtes d'accord avec la vérification.[19]
    • Ne tardez pas. Appelez votre assureur et déplorez que vous n'êtes pas d'accord avec l'audit. Demandez ce que vous devez fournir et la date limite.