Les modifications apportées aux procédures sur le lieu de travail produisent généralement des résultats positifs, permettant à l'entreprise d'économiser du temps et de l'argent ou de promouvoir un environnement de travail plus positif. Le changement est passionnant pour ceux qui s'y adaptent facilement, mais pour certains employés, le changement peut être inconnu, bouleversant ou même effrayant. Ils peuvent avoir du mal à accepter l'inconnu, à causer de la détresse, ou à développer des angoisses quant à l'adhésion aux nouvelles politiques. En tant que leader sur le lieu de travail, vous devez vous assurer que toute transition se déroule le mieux possible. Apprendre à introduire et à mettre en œuvre de nouvelles procédures en milieu de travail aidera vos employés à faire la transition aux changements de manière efficace tout en maintenant un moral élevé en milieu de travail.

Première partie de trois:
Concevoir des changements de procédure

  1. 1 Soyez conscient des coûts. Si vous effectuez un changement de procédure pour économiser de l'argent au cours des prochaines années, cela peut sembler un choix clair. Mais si ce changement nécessite une installation coûteuse de nouveaux équipements, un recyclage important du personnel ou le recrutement de nouveaux employés pour assumer de nouveaux rôles, vous devrez peut-être comparer les coûts pour voir s'ils l'emportent sur les économies et les avantages à long terme.[1] Discutez avec un comptable des coûts relatifs par rapport aux économies à long terme afin de déterminer si votre entreprise peut se permettre de mettre en œuvre ces changements ou essayez d'effectuer une analyse coûts-avantages simple.
    • Une analyse coûts-avantages compare les coûts anticipés aux avantages escomptés pour déterminer le meilleur plan, le plus rentable.[2]
    • Pour effectuer une analyse coûts-avantages simple, divisez une feuille de papier en deux colonnes. Énumérez les avantages dans une colonne et les coûts dans l'autre colonne. Comparez les deux listes pour voir quelle action est la plus bénéfique et la plus rentable.
  2. 2 Rendez-le facile à introduire. Même si les modifications procédurales que vous introduisez changeront radicalement le mode de fonctionnement de votre entreprise, il est important de faciliter leur introduction et leur mise en œuvre. Dans la mesure du possible, essayez de mettre en œuvre les nouvelles modifications par étapes ou phases. De cette façon, vos employés trouveront plus facile de s’adapter et de s’adapter aux nouvelles procédures.[3]
    • Si possible, implémentez les modifications de manière à permettre aux employés de s’adapter progressivement. Essayez d'étaler les nouveaux changements de procédure sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois, pour permettre une adaptation optimale.[4]
  3. 3 Mesurer son succès Des modifications de procédure importantes doivent être apportées pour une raison. Une fois que vous avez déterminé pourquoi vous apportez ces modifications, il est important de trouver un moyen de mesurer le succès relatif des modifications. Si les modifications sont censées réduire les coûts, effectuez une comparaison des coûts pour évaluer l'efficacité des modifications après plusieurs mois. Si les modifications sont censées améliorer la satisfaction des clients, prenez des enquêtes et surveillez le nombre de clients qui sont satisfaits des modifications apportées.[5]
    • Pensez à utiliser un outil financier gratuit ou peu coûteux pour suivre le succès de votre entreprise avant et après la mise en œuvre des modifications. Vous pouvez trouver des outils gratuits en ligne comme inDinero ou Corelytics, ou vous abonner à un service mensuel plus approfondi fourni par ces mêmes fournisseurs.[6]
  4. 4 Avoir un plan d'évacuation. Évidemment, avec les nouveaux changements de procédure, vous espérez que cela améliorera les conditions de travail. Mais que faites-vous si le contraire finit par se produire? Tout bon plan pour les changements de procédure doit avoir un plan de sauvegarde ou, si tout le reste échoue, un plan d’évasion pour abandonner complètement les modifications.[7]
    • Déterminez si vous revenez par défaut aux anciennes procédures en cas d'échec des nouvelles modifications ou si vous allez implémenter un plan de sauvegarde. Si vous choisissez un plan de sauvegarde, prévoyez des plans concrets au cas où.
    • Vous voudrez peut-être éviter de dire à vos employés que vous avez un plan de sauvegarde ou que vous pouvez revenir aux anciennes procédures. En leur disant que ces choses peuvent vous paraître faible ou inefficace en tant que chef de file, cela peut accroître la résistance des employés face aux changements s'ils savent que suffisamment d'opposition vocale renverra les choses telles qu'elles étaient.

Deuxième partie de trois:
Maintenir la confiance et le contrôle

  1. 1 Transmettez votre vision. Si vous pensez que les changements de procédure que vous apportez amélioreront l'entreprise et / ou le lieu de travail, communiquez-le. Faites savoir à vos employés comment vous envisagez l’entreprise dans un an et définissez les stratégies (y compris ces changements de procédure) qui aideront votre entreprise à s’implanter.[8]
    • Partagez votre vision avec vos employés. Soyez clair et concis en décrivant ce que vous voulez pour votre entreprise.[9]
    • Comprenez vos employés.
    • Renforcez l'autonomie de vos employés en leur permettant d'exprimer leurs opinions, leurs préoccupations et leurs commentaires sur les modifications que vous proposez. Cependant, ne perdez pas la structure organisationnelle de votre entreprise.
    • Décidez s'il est préférable de communiquer votre vision et d'annoncer les changements en personne ou par courrier électronique. Les problèmes urgents sont mieux livrés en personne et les messages écrits / envoyés par courrier électronique peuvent être facilement ignorés.
  2. 2 Vendez le changement. Quelles que soient les modifications procédurales sur le lieu de travail que vous essayez d’implémenter, il ne suffit peut-être pas de simplement dire à vos employés: «C’est comme ça que ça va se passer». En tant que chef de file, c'est votre rôle à jouer et cela signifie que vos employés doivent être à 100%. Une fois les modifications annoncées, vendez-les à vos employés. Aidez-les à voir pourquoi ces changements sont bénéfiques pour l'entreprise et, en fin de compte, bénéfiques pour les employés.[10]
    • Informez vos travailleurs de votre motivation (ou de celle de l'entreprise) pour mettre en œuvre ces changements. Si les modifications permettent d'économiser de l'argent, dites-le. S'ils créent un meilleur environnement de travail, faites-le savoir à tous. Quelle que soit la motivation, indiquez clairement que les avantages de ces changements l'emporteront sur les coûts et les problèmes de mise en œuvre.[11]
    • Indiquez pourquoi l'ancienne façon de faire était inappropriée ou inefficace.Un contraste clair pourrait aider les employés à comprendre pourquoi ce changement était nécessaire.
  3. 3 Supprimer toute incertitude. L'une des principales raisons pour lesquelles les employés résistent au changement est la peur qu'ils ressentent pour l'inconnu. En cas d’incertitude sur le fonctionnement de l’entreprise au quotidien ou sur les rôles très spécifiques que vous et vos employés allez jouer dans ces modifications, vous devrez supprimer ces incertitudes. Vous pouvez le faire en anticipant les questions, les doutes et les craintes que vos employés peuvent avoir et en les atténuant avant leur apparition.[12]
    • Soyez méticuleux dans la planification du fonctionnement de l’entreprise et des changements éventuels dans le rôle de vos employés. Dites-leur que leurs rôles ne changeront pas ou que leurs rôles seront affectés de quelque manière que ce soit, alors soyez clair dès le départ.
    • Essayez de cadrer les changements de procédure de manière à ce que les employés voient ces changements comme une amélioration de leur fonctionnement. Si vous éliminez le doute qui entoure les annonces procédurales vagues et reformulez ces modifications afin de créer un meilleur environnement de travail ou d’améliorer l’ordre des opérations, vos employés seront probablement plus présents à bord.[13]
  4. 4 Fais le bon choix Certains experts du secteur des affaires estiment que le moment choisi pour l’annonce des procédures pourrait être le facteur le plus important pour faire participer les employés.[14] Il n'y a pas de règle précise quant au moment opportun, car chaque situation et chaque lieu de travail sont différents, mais le fait de savoir comment les changements affectent vos employés peut vous aider à réduire un peu l'annonce et la mise en œuvre.
    • Si les nouvelles procédures nécessitent une formation supplémentaire, essayez de programmer la mise en œuvre de ces procédures de manière à donner à vos employés le temps de se préparer. Par exemple, n'annoncez pas de nouvelles procédures un vendredi si elles entrent en vigueur le lundi suivant. Cela peut obliger les employés à venir au cours de la fin de semaine pour suivre une formation ou se démener pour trouver des solutions le jour où les modifications seront mises en service.
    • Dans la mesure du possible, annoncez les changements de procédure quelques semaines avant qu'ils aient lieu. Cela permettra à chacun de lire les nouvelles procédures, de comprendre en quoi elles diffèrent des anciennes et d’apprendre comment apporter les modifications nécessaires.

Troisième partie de trois:
Mise en œuvre des modifications

  1. 1 Ne perdez pas l'identité de votre entreprise. Les changements de procédure sont généralement bons, mais ils ne devraient pas être tellement radicaux que vos employés ne reconnaissent plus l'entreprise - du moins pas du jour au lendemain. N'oubliez pas qu'en plus du confort que vous connaissez, beaucoup de vos employés peuvent être loyaux et dévoués envers l'entreprise pour son image / identité ou sa mission d'origine. Il est acceptable de transférer ces aspects dans un plan à long terme, mais des changements radicaux sur une courte période peuvent aliéner ou alarmer vos employés les plus fidèles.[15]
  2. 2 Rechercher l'entrée. Le degré de satisfaction de vos employés sera l'un des meilleurs indicateurs de l'efficacité des changements. Bien sûr, certains employés résisteront au changement, peu importe ce qui se passe, mais les autres employés peuvent apprécier l'orientation générale tout en émettant des réserves quant à la manière dont ces changements sont effectivement mis en œuvre.[16]
    • Un moyen simple de garantir la satisfaction des employés et d'évaluer les modifications futures qui pourraient s'avérer nécessaires consiste à demander aux employés des commentaires sur les modifications. Dites-leur que même si vous n'êtes pas disposé à inverser les changements, vous accordez une grande importance à la contribution et à la collaboration des employés en ce qui concerne la mise en œuvre de ces modifications.[17]
    • Envisagez de former un groupe de travail ou un comité chargé de recueillir des commentaires sur la manière dont les changements sont mis en œuvre et de fournir des informations sur la manière dont les changements pourraient être mis en œuvre avec plus de succès.[18]
  3. 3 Récompenser la performance des employés. L'un des moyens d'aider les employés à intégrer de nouveaux changements de procédure consiste à générer des objectifs à court terme pour vos employés et à récompenser ceux qui atteignent ces objectifs. Cela peut sembler insignifiant, mais cela peut aider à apporter un soutien aux changements et inciter fortement à mettre en œuvre ces changements.[19]