Dans le monde des affaires au rythme effréné d'aujourd'hui, il est probable que vous ayez plus d'une chose à gérer à un moment donné. Pour réussir continuellement, vous devez savoir gérer plusieurs projets à la fois. Cela commence par l'attribution de priorités à tout ce que vous travaillez, la rédaction de plans détaillés et la conservation des informations de projet. Vous pouvez commencer par travailler sur des projets redoutés, faire la transition entre les projets lorsque vous êtes bloqué et réduire les tâches inutiles. Lorsque vous gérez d'autres personnes, il est bon de savoir comment elles communiquent et assurez-vous de déléguer et de laisser les gens travailler.

Méthode One of Three:
S'organiser efficacement

  1. 1 Priorisez vos projets pour garder les choses en perspective. Tout ce que vous travaillez n’a pas le même résultat en finissant ou en ne finissant pas. Lorsque vous travaillez sur des projets et que vous en ajoutez constamment à votre liste, utilisez une sorte de système pour vous rappeler ce qui est le plus important et ce que vous pouvez reporter à long terme.[1]
    • Une façon de prioriser consiste à prendre note de la date d'échéance et à vous assurer que vous travaillez principalement sur les choses qui sont dues le plus tôt possible. Vous aurez toujours besoin de travailler sur des projets à plus long terme au lieu d'attendre la date limite.
    • Vous pouvez également définir des priorités en fonction de la taille du projet ou de la difficulté à le faire. Il peut être utile de donner une priorité plus élevée aux projets difficiles afin d'éviter de les repousser et de les presser à la dernière minute.
    • Développez un système de codage couleur qui vous donne un aperçu des niveaux de priorité relatifs. Par exemple, même si vous décidez d'attribuer des priorités, rendez le rouge le plus élevé, violet au milieu et bleu le niveau que vous pouvez conserver.
  2. 2 Rédigez un processus détaillé pour chaque projet. Chaque projet comportera plusieurs phases, étapes ou aspects. Prenez l'habitude de décomposer les projets en morceaux spécifiques. Écrivez-les et établissez un plan de travail pour chaque étape du processus. Attribuez une limite de temps pour chaque tâche et respectez-la, mais surestimez combien de temps cela prendra pour que vous ayez un certain coussin.[2]
    • C'est le genre d'habitude qui peut sembler simplement utiliser du temps supplémentaire, mais si vous avez un guide détaillé sur ce qui doit être fait avant de commencer, cela vous aidera à ne pas oublier quelque chose en cours de route.
    • N'ayez pas peur d'aller trop loin dans les détails, car plus vous développez les choses, plus ce sera clair. De plus, vous vous sentirez comme si vous accomplissiez plus lorsque vous parcourez chaque petite partie du projet.
  3. 3 Conservez les informations importantes dans un seul lieu désigné. Stocker des informations vitales sur vos différents projets dans un seul endroit vous permet de ne jamais perdre la trace de ces informations. Cela pourrait signifier un cahier ou une feuille de calcul, ou un dossier spécifique pour tous les documents du projet. Cet endroit unique pourrait avoir des sections pour des informations de base sur tous les projets et des informations spécifiques sur chaque projet individuel.[3]
    • Si cela n'a pas de sens de stocker des informations provenant de projets distincts dans un lieu central, assurez-vous au moins de stocker toutes les informations pour chaque projet dans un seul endroit.
    • Lorsque vous travaillez avec une équipe qui a tous besoin d'accéder à l'ensemble de documents, assurez-vous que tous les mots de passe sont nécessaires ou que des copies de documents physiques sont nécessaires.
    • Une fois le projet terminé, envisagez d'éliminer ses documents (si cela est logique) ou de transférer toutes les informations du projet. Peut-être que vous ne jetteriez jamais ou ne supprimeriez jamais le travail que vous avez fait, mais vous pouvez au moins le stocker dans un endroit distinct, spécialement conçu pour les articles finis.

Méthode deux sur trois:
Maintenir la productivité

  1. 1 Choisissez quelque chose que vous redoutez et commencez à travailler dessus dès le matin. Éviter les choses que vous craignez de faire ne facilite jamais la tâche. Forcez-vous à affronter les choses difficiles en début de journée alors que vous êtes un peu frais. Vous cesserez rarement de redouter quelque chose si vous le remettez plus longtemps. Une fois que la tâche redoutée est terminée, vous vous sentirez soulagé et cela vous encouragera pour le reste de la journée.[4]
    • Les tâches redoutées ne sont peut-être pas toujours les priorités les plus élevées, mais constituent une exception à la règle de priorité.
    • Si vous redoutez quelque chose qui se révèle être une tâche fastidieuse, pensez-y bien. Peut-être pourriez-vous aborder une partie importante du processus le matin et le terminer le lendemain matin.
  2. 2 Corrigez le parcours lorsque vous frappez un mur. Vous aurez des moments où vous travaillez sur quelque chose d'important, mais vous frappez simplement un mur et arrêtez de progresser. Regarder le mur et se battre ne sont pas utiles, alors passez facilement à d'autres tâches. Vous devrez peut-être revenir rapidement, mais faire une pause vous aidera à rester productif.[5]
    • La désactivation d'une autre tâche peut ne pas toujours être une option, surtout si vous êtes confronté à un manque de temps. Considérez votre situation et agissez en conséquence. Peut-être que vous n'avez pas le temps de passer complètement à un autre projet, mais vous pouvez prendre une pause de cinq minutes et vous recentrer.
    • Si vous avez le temps de passer à un autre projet, accordez-lui toute votre attention. Cela ne sert à rien de changer de projet si votre esprit est bloqué sur le premier.
  3. 3 Éliminer les aspects inutiles du travail. Vous pouvez avoir des habitudes en travaillant sur des projets, mais vous réalisez que ces choses ne contribuent pas directement au travail en cours. Ne faites pas de travail supplémentaire pour vous-même. Évaluez vos processus et recherchez les choses que vous pouvez arrêter de faire. Cela libèrera du temps pour les choses importantes et rationalisera vos efforts.[6]
    • Par exemple, vous faites peut-être toujours un tableau d'affichage à thème pour de nouveaux projets, ce qui est vraiment une tactique pour retarder le démarrage. Ou peut-être que vous proposez des noms de code amusants aux membres de l'équipe, mais vous ne les utilisez jamais pendant le projet.
    • Vous ne voulez pas commencer à couper les choses qui sont des pratiques valables, mais essayez d'être honnête à propos de ce qui contribue et de ce que les choses ne font pas.

Méthode trois sur trois:
Travailler avec les autres

  1. 1 Définissez les limites et dites non. Vous avez un seuil pour combien vous pouvez gérer de façon réaliste. Il est important de connaître cette limite et de rester dans la bonne position. Si vous êtes à pleine capacité et qu'une autre opportunité se présente, apprenez à dire non. Il peut être préférable de manquer quelque chose et de faire ce que vous avez déjà que de vous lancer dans un autre projet et de tout rater.[7]
    • Apprendre où est exactement votre limite peut nécessiter des essais et des erreurs. Si vous ne le faites pas correctement la première fois, ne vous laissez pas aller. Vous devez trouver votre limite d'une manière ou d'une autre, même si cela implique de laisser tomber la balle une ou deux fois.
    • Peut-être que le nouveau projet proposé n'est pas quelque chose que vous pouvez vous permettre de laisser passer. Considérez soigneusement quand c'est le cas. Vous pouvez graver un pont en lâchant quelque chose sur lequel vous vous êtes déjà engagé à travailler.
  2. 2 Attribuer des tâches et ne pas microgérer. Lorsque vous travaillez avec une équipe ou que vous la supervisez, il est toujours préférable de déléguer autant de travail que possible. Vous avez peut-être tendance à vouloir contrôler, mais vous avez des gens qui aident pour une raison. Donner des affectations aux personnes au début d'un projet et les laisser faire ce qui leur est assigné. Ne reprenez pas le contrôle à mi-chemin.[8]
    • Lorsque vous avez de bons travailleurs, un groupe de personnes peut faire plus que vous seul. Si vous avez tendance à faire tout le travail mais que la délégation est une option, envisagez de passer une partie du travail. Si vous avez des travailleurs à votre disposition, ne laissez pas leur aide gaspiller.
    • Si vous êtes responsable, il est toujours de votre responsabilité de vous assurer que tout est fait. Fixez quelques fois que vous allez vérifier les progrès et laisser votre équipe seule, sauf pendant ces périodes spécifiques.
  3. 3 Apprenez les styles de communication des membres de votre équipe et travaillez avec eux. Vous pouvez être responsable de personnes qui travaillent très différemment de vous. Pour être efficace, vous devez l'accepter. Savoir comment chaque membre de votre équipe communique le mieux vous aidera à en faire plus. Sans trop exagérer, adressez-vous un peu à chaque personne pour en tirer le meilleur travail possible.[9]
    • Cela pourrait s'appliquer spécifiquement aux formes de communication telles que le téléphone et le courrier électronique. Certains membres de l'équipe peuvent préférer un appel lorsque vous leur donnez leur avis. D'autres apprécieront l'efficacité du courrier électronique.
    • Cela s'applique également à qui aime plaisanter, qui préfère être sérieux et comment vous devez encadrer vos commentaires. Vous voulez vous entendre avec votre équipe autant que possible pour qu'ils travaillent avec vous.
    • Conservez des notes sur votre personnel afin que vous puissiez être sûr d'appliquer ce que vous apprenez à leur sujet. Vous pouvez leur demander directement certaines de leurs préférences ou vous feriez mieux de les comprendre avec le temps.
  4. 4 Restez en communication concernant les progrès. Que vous soyez en charge ou que vous rendiez compte à quelqu'un d'autre, les mises à jour des progrès sont importantes. Définissez les horaires avec les personnes dont vous avez la charge pour qu’ils vous mettent à jour. Soyez proactif en ce qui concerne le signalement à votre superviseur lorsque vous faites avancer les choses. Des mises à jour cohérentes, voire constantes, permettront à un projet de se dérouler sans heurts.
    • Il peut être utile d’avoir établi des délais pour les rapports d’étape à différentes étapes d’un projet. Cela pourrait être quotidien pour les projets courts, ou une fois par semaine pour les projets en cours.
    • Ceci est particulièrement important si une partie d'un projet s'appuie sur la partie avant. Si Tom attend que Leslie termine sa partie avant de pouvoir travailler sur le sien, il doit savoir jusqu'où elle est.
    • Il est important de définir les attentes au début pour la gestion des mises à jour des progrès. Vous ne voulez pas être à mi-chemin d'un projet et surprendre les gens avec un contrôle de progression.