Les gestionnaires et chefs d’équipe efficaces surveillent activement leurs employés de diverses manières pour s’assurer que les employés peu performants sont rapidement disciplinés et que les employés les plus performants sont récompensés. La surveillance des employés peut également vous aider à identifier les domaines où les employés gaspillent du temps ou des ressources sur des questions privées. Avec le bon logiciel, vous pouvez bloquer les sites Web inappropriés ou non applicables aux opérations commerciales. La surveillance efficace des employés, sans causer de frictions inutiles au bureau, devrait être l'objectif de tout gestionnaire efficace.

Méthode One of Four:
Définir les attentes

  1. 1 Créez une explication écrite de vos règles. Vos politiques ne seront efficaces que si elles sont expliquées en termes clairs dans un manuel ou un guide de l'employé. Ce guide devrait être facilement accessible à tous les employés et définir ce que sont vos politiques et ce qui sera fait en cas de non-respect. Pour toute politique de surveillance que vous avez, comme la surveillance par Internet ou par téléphone, vous pouvez également expliquer le processus de réflexion qui a conduit à vos stratégies. Expliquer pourquoi vous le faites peut aider à réduire la méfiance des employés en surveillant leurs activités.[1]
    • Définissez des règles claires sur le chronométrage, les heures facturables (le cas échéant), les appels téléphoniques personnels et l'utilisation personnelle d'Internet au travail. Encouragez les employés à faire des pauses, le cas échéant.
  2. 2 Assurez-vous que les employés sont au courant de ces politiques. Si des contrôles sont effectués au-delà de la vérification standard des progrès, par exemple si vous utilisez la surveillance téléphonique ou Internet, vous devez en informer directement vos employés. Organisez une réunion ou envoyez un courrier électronique en masse pour expliquer les modifications apportées à la politique de surveillance et expliquez précisément quand et comment les informations seront enregistrées, enregistrées et supprimées.
    • Dans certains États, comme le Connecticut et le Delaware, vous êtes légalement tenu d'informer vos employés de toute surveillance sur Internet.
    • Même si vous n'êtes pas obligé d'informer vos employés de la surveillance, il peut y avoir des réactions négatives si vous ne le leur dites pas et qu'ils découvrent par eux-mêmes.[2]
  3. 3 Suivez les directives disciplinaires exactement. Lorsqu'un employé ne respecte pas vos politiques, assurez-vous que la mesure disciplinaire indiquée pour cette infraction est prise. Assurez-vous d'appliquer les règles de manière égale à tous les employés. Soyez clair sur vos intentions. Documenter les mesures disciplinaires et faire signer à l'employé des plans disciplinaires. Si vous ne suivez pas correctement ces directives, les employés en viendront à croire que vos stratégies soigneusement définies ne seront pas réellement appliquées.[3]
  4. 4 Gardez vos politiques dans des limites raisonnables. Ne pas enregistrer trop souvent ou instituer des politiques Internet trop restrictives. Un patron curieux peut réduire le moral et rendre les employés nerveux. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur le processus. Si un employé produit un bon travail et travaille bien en équipe, ne mettez pas trop l'accent sur les détails.[4]
    • Accordez plus de liberté à votre personnel supérieur. Bien qu'il puisse être approprié de donner à un assistant temporaire ou administratif qui investit peu dans votre entreprise un ordinateur faisant face à un espace ouvert que vous pouvez surveiller, le personnel de haut niveau attendra de la confiance.
    • La liberté de travailler à sa manière rendra probablement le personnel de haut niveau plus productif, pas moins.

Méthode deux sur quatre:
Evaluer la productivité

  1. 1 Vérifiez vos employés. De temps en temps, vérifiez auprès du personnel dans leur propre bureau à une heure non programmée. Si un membre du personnel «clique souvent» depuis une fenêtre lorsque vous entrez ou raccrochez, vous devrez peut-être exprimer certaines préoccupations. Regarder les employés en personne peut également vous aider à formuler des critiques constructives pour leur travail.[5]
  2. 2 Demandez une explication de ce sur quoi un employé a travaillé. Un moyen simple de responsabiliser les employés est de discuter régulièrement avec eux de la manière dont leur travail se déroule. Demandez-leur ce qu'ils ont fait depuis votre dernière conversation, posez plus de questions et évaluez leurs réponses au fur et à mesure que la conversation se développe. Demandez des détails et des preuves tangibles des résultats.[6]
  3. 3 Faire en sorte que les employés documentent leur propre travail. Demandez à vos employés d’enregistrer leurs progrès dans les journaux d’activité, les listes de contrôle ou les rapports d’activité. Cependant, les rapports ne doivent pas être trop lourds ni trop occupés, mais ils doivent encourager les membres de l'équipe et la direction à rester en contact et à rester sur la même page. N'ayez pas peur de demander une preuve de travail décrite dans un rapport lorsque vous parlez avec l'employé.[7]
  4. 4 Evaluez les travaux en cours. Si vous êtes préoccupé par la productivité, demandez des preuves concrètes de performances mesurables et limitées dans le temps. Si un employé est un chef de projet, définissez des jalons mais demandez également des plans et des échéanciers pour le projet. Consultez d'autres membres du personnel pour vous assurer que tous les membres de l'équipe de projet communiquent. Suivre personnellement l'avancement des projets à plus long terme et évaluer leur exactitude et leur exhaustivité.
    • Par exemple, vous pouvez surveiller les entrées de données pour un employé affecté à la gestion d'une base de données. Vous pouvez évaluer la ponctualité des entrées, leur exactitude et leur respect des directives de l'entreprise.[8]
  5. 5 Demandez aux autres des interactions avec les employés. Demandez aux fournisseurs, aux clients et à d’autres employés de vous parler de leurs interactions avec un employé donné pour avoir une idée de la manière dont cet employé se comporte. Cependant, vous avez besoin d'un moyen d'accroître l'objectivité de ces observations afin que les employés ne soient pas injustement représentés. Lorsque vous demandez ces informations, demandez des détails sur l'interaction au lieu des impressions. Demandez des descriptions des interactions au lieu des évaluations. Et gardez toujours un esprit ouvert; vous ne savez jamais quand un employé est dénaturé.[9]

Méthode trois sur quatre:
Surveillance de l'activité en ligne

  1. 1 Choisissez un logiciel de surveillance. Le logiciel de surveillance peut être configuré de différentes manières. La première chose à considérer est la configuration d’un système complet avec un serveur.Cela inclut la protection antivirus et anti-malware, ainsi que la surveillance des employés. Si vous n'avez pas de personnel informatique chargé de la maintenance de l'équipement, vous pouvez utiliser un service basé sur le cloud, tel que Trend Micro Business Security ou Symantec Cloud, pour obtenir ces services. Ces services ne sont pas extrêmement coûteux. s'attendre à payer environ 150 dollars par an.
    • Si vous essayez simplement de suivre l'utilisation du Web par les employés et de bloquer certains sites, un logiciel plus simple fera l'affaire. Ce service sera moins cher et vous permettra de surveiller et de filtrer les pages Web, d'afficher les frappes au clavier et de capturer des captures d'écran. Par exemple, Interguard Sonar fournit ces services.
    • Dans certains cas, vous pouvez même obtenir gratuitement des systèmes de suivi rudimentaires. Par exemple, ActivTrak surveille le trafic Web du système et produit un rapport mensuel pour vous.[10]
  2. 2 Bloquer les sites Web nuisibles ou inappropriés. Les employeurs ont le droit de surveiller les pages Web visitées par leurs employés et de bloquer les sites Web qu’ils jugent sans importance pour les opérations commerciales, inappropriés ou potentiellement dangereux. Principalement, les employeurs bloquent certains sites Web pour s’assurer que les employés sont productifs, par exemple en bloquant les sites Facebook ou les sites d’échange qui les distraient, ou pour s’assurer que les employés ne harcèlent pas leurs collègues ou ne commettent pas d’espionnage.
    • Les employeurs peuvent également bloquer des sites considérés comme pornographiques ou détestables.
    • Certains packages de surveillance permettent de définir des délais sur certains types de sites Web, par exemple en autorisant chaque jour une durée définie sur les sites de médias sociaux.[11]
    • Lorsque vous remarquez que vos employés visitent un site Web sans lien avec le travail, bloquez ce site Web, puis envoyez un courrier électronique leur rappelant qu'ils sont en déplacement.[12]
  3. 3 Surveiller le courrier électronique. La surveillance des e-mails est plus difficile à justifier pour les employeurs. Avant de lire les e-mails d'employés, les employés doivent être informés de la politique autorisant la lecture de leurs e-mails. En outre, l’employeur a généralement besoin de connaître les soupçons qui les ont amenés à lire les e-mails, comme un incident documenté avec cet employé. Il est également difficile pour les employeurs de justifier la lecture de courriels s'ils affirment à l'origine que les courriels seront confidentiels.[13]
  4. 4 Assurez-vous que vous êtes en conformité avec la loi. Certaines mesures de surveillance peuvent interférer avec le droit à la vie privée de vos employés. Vérifiez auprès d'un avocat de l'emploi avant d'installer un logiciel de surveillance. Assurez-vous qu'il existe une documentation écrite sur le logiciel que les employés ont signé et que tout le monde comprend à quoi sert le logiciel.[14]

Méthode quatre sur quatre:
Instituer d'autres types de surveillance

  1. 1 Enregistrer des conversations téléphoniques. La loi fédérale permet aux employeurs de surveiller les conversations téléphoniques des employés. Toutefois, cela ne vaut que pour les appels liés à l'entreprise, comme ceux avec des clients ou des fournisseurs. Un employeur n'est généralement pas autorisé à surveiller les appels personnels et doit cesser d'enregistrer et de surveiller l'appel lorsqu'il se rend compte qu'il est personnel. La seule exception est que les appels téléphoniques personnels sont explicitement interdits par la politique du lieu de travail.
    • L'enregistrement et la surveillance des messages vocaux ne devraient être effectués qu'avec justification, à l'instar d'un soupçon de mauvaise conduite.[15]
    • Les conversations téléphoniques peuvent être enregistrées à l'aide de touches téléphoniques ou d'un système d'enregistrement électronique. Dans certains cas, cela peut être lié à votre autre logiciel de surveillance.
  2. 2 Mettre en place la surveillance vidéo. Les entreprises utilisent généralement la vidéosurveillance pour dissuader les clients de voler des produits. Cependant, certaines entreprises utilisent également la vidéosurveillance pour s'assurer que les employés sont productifs et ne violent pas les règles de l'entreprise. Surveiller les employés de cette manière peut vous fournir une preuve impartiale d'inconduite des employés et peut également les inciter à travailler plus diligemment. Cependant, le sentiment constant d'être surveillé peut rendre les employés mal à l'aise et entraîner une baisse du moral. Pour ces raisons, examinez attentivement les avantages et les inconvénients avant d'utiliser la vidéosurveillance.
    • Dans de nombreux États, la vidéosurveillance est aussi soigneusement réglementée par la loi de l'État. Vérifiez avec vos lois d'état avant de mettre en œuvre ce type de surveillance.
    • Enregistrer des employés en train de faire certaines activités, comme utiliser les toilettes ou changer, est toujours illégal et peut entraîner des sanctions pénales.[16]
  3. 3 Suivez les emplacements de vos employés. Certaines applications, telles que Xora et TSheets, permettent aux employeurs de suivre les mouvements des employés via leurs smartphones. Ceci est généralement utilisé pour le pointage ou la sortie et est légal si l'employé donne son consentement. Cependant, certains employés sont suivis 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en utilisant le logiciel, ce qui pourrait leur donner des bases juridiques pour poursuivre leurs employeurs en justice pour violation de la vie privée. Si vous appliquez ce type de politique, consultez un avocat pour vous assurer que vous le faites légalement.
    • Les entreprises de transport maritime ou de conduite peuvent également utiliser des trackers dans les véhicules pour s'assurer que les conducteurs restent sur la route. C'est une pratique courante et généralement acceptable.[17]