5 façons de gérer les employés distants | Réponses à tous vos "Comment?"

L'embauche d'employés à distance est un excellent moyen de puiser dans les talents du monde entier. Déterminer comment gérer efficacement les employés distants peut sembler irrésistible au début, mais vous pouvez utiliser quelques astuces et outils pour garder vos télétravailleurs productifs et heureux.

Méthode One of Four:
Définition des attentes

1 Déterminez vos attentes pour vos employés distants. Si vos employés ne comprennent pas ce que vous voulez ou avez besoin d'eux, ils ne pourront pas réussir. Détaillez toutes vos attentes dans des documents en ligne, des vidéos ou des diaporamas et transmettez-les à vos employés. Assurez-vous qu'ils contiennent toutes les informations clés dont vos employés ont besoin pour réussir dans leur travail.^[1]
- Par exemple, vous pouvez créer un document d'introduction à l'intention de vos employés distants lorsque vous les engagez, qui décrit leurs responsabilités et leur donne des instructions spécifiques pour leur travail. Vous pouvez même inclure des liens vers d'autres documents ou vidéos traitant de scénarios spécifiques que vos employés peuvent rencontrer afin qu'ils sachent ce que vous attendez d'eux dans ces situations.
2 Utilisez des délais pour aider vos employés distants à répondre à vos attentes. Sans délais, vos employés distants ne sauront pas combien de temps ils devraient consacrer à leur travail ou à quel moment ils devraient le faire. Les délais aideront vos employés à gérer efficacement leur temps et vous donneront une idée beaucoup de travail est effectué par vos employés.^[2]
- Les délais sont également un bon moyen de suivre la productivité de vos employés distants. Si un employé ne respecte pas les délais, vous saurez que vous devez les contacter et revoir vos attentes.
- Vous pouvez toujours ajuster vos délais plus tard s'ils ne fonctionnent pas. Si vous réalisez qu'une date limite que vous définissez n'est pas réaliste, vous pouvez la prolonger de quelques jours.
3 Donnez un quota à vos employés si les délais ne s'appliquent pas au travail qu'ils effectuent. Parfois, les employés distants sont embauchés pour effectuer de nombreuses tâches courtes et consécutives, pour lesquelles les délais n’ont aucun sens. Si tel est le cas pour vos employés, essayez de trouver un quota à respecter pour les aider à gérer leur temps et à être productifs.
- Par exemple, si vous embauchez des employés distants pour répondre aux demandes des clients pour votre entreprise, vous pouvez informer vos employés que vous attendez d'eux qu'ils répondent à 3 à 4 demandes de renseignements par heure.
- Si vous avez besoin d'aide pour définir un quota, essayez de faire le travail de vos employés distants pendant un jour ou deux afin de voir ce qui peut être accompli de manière réaliste par une seule personne.
4 Dites à vos employés s'ils ne répondent pas à vos attentes. Si vous remarquez que l'un de vos employés ne respecte pas les délais ou les quotas, contactez-le. Mentionnez vos préoccupations et demandez si elles ont des questions ou ont besoin d’aide pour quelque chose. Si le problème est récurrent, déterminez si l'employé convient à votre entreprise.^[3]
- Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à votre employé et lui dire «Hey Jon, j'ai remarqué que vous n'avez pas respecté vos délais au cours des 2 dernières semaines. Il est très important que vous travailliez à temps. Est-ce que je peux faire quelque chose pour aider?

Méthode deux sur quatre:
Communiquer efficacement

1 Communiquez avec vos employés distants de manière claire et concise. Travailler avec des employés à distance pose un problème: il est plus difficile de clarifier les malentendus. Comme vous n'êtes pas en train de répondre à leurs questions en personne, il est important que vous soyez le plus clair possible lorsque vous communiquez avec eux. Si vous donnez des instructions à vos employés ou si vous envoyez un courrier électronique de groupe, écrivez-le d'abord et lisez-le pour vous assurer qu'il est clair. Évitez d'utiliser un langage compliqué et vague autant que possible.^[4]
- Demandez à quelqu'un d'autre au bureau de lire votre mémo avant de l'envoyer pour voir s'il est facile à comprendre.
2 Planifier des vidéoconférences individuelles de routine. La communication vidéo avec chaque employé vous permet d'expliquer plus en profondeur les mises à jour et les attentes de l'entreprise et constitue un excellent moyen de vous connecter en face à face avec vos employés distants. Vous pouvez choisir parmi de nombreuses plateformes de chat vidéo, comme Skype et Google Hangouts. Essayez de participer à au moins une vidéoconférence chaque mois et individuellement avec chaque employé.^[5]
3 Communiquer en groupe en utilisant des plateformes de discussion. Envoyer des messages sur une plate-forme de discussion est plus facile que d'utiliser un courrier électronique de groupe. Chaque fois que vous avez un message à partager avec un groupe de vos employés, vous pouvez rapidement ajouter tous les destinataires de la plate-forme à un message et l'envoyer. Les plates-formes de discussion constituent également un excellent moyen pour vos employés distants de communiquer entre eux et de poser rapidement des questions sans avoir à envoyer de courrier électronique.^[6]
4 Prendre en compte les différences de temps lors de la communication. Comme vous travaillez avec des employés distants, il y a de fortes chances que tout le monde ne travaille pas dans le même fuseau horaire. Si possible, essayez de planifier des appels et des discussions de groupe lorsque tout le monde travaille. Il peut être utile de conserver une liste de tous les fuseaux horaires de vos employés pour pouvoir vous y référer lorsque vous planifiez des événements.
- Si vous avez besoin de contacter un de vos employés à propos de quelque chose mais qu'il est tard où ils habitent, demandez-vous s'il peut attendre jusqu'au lendemain. Vous pouvez également leur envoyer un email pour qu'ils l'obtiennent dès le matin.
5 Utilisez des émoticônes et des GIF pour que vos employés se sentent à l'aise. Les indices non verbaux comme le sourire et la hochement de tête jouent un grand rôle dans la communication, ce qui rend parfois difficile la communication avec les employés distants par courrier électronique ou sur une plate-forme de discussion. Vous pouvez contourner ce problème en ajoutant des émoticônes ou des GIF aux messages que vous envoyez à vos employés. Ils apprécieront le geste gentil et cela évitera que vos messages ne semblent trop agressifs.^[7]
- Par exemple, si vous demandez à l'un de vos employés pourquoi ils ont fait quelque chose d'une certaine manière, vous pouvez inclure une émoticône en forme de smiley à la fin du message pour leur montrer que vous n'êtes pas en colère.

Méthode trois sur quatre:
Suivi de la productivité

1 Demandez à vos employés distants de consigner leur productivité. Créez un formulaire ou une feuille de calcul dans lequel vos employés peuvent soumettre les tâches qu'ils effectuent et le temps nécessaire pour les exécuter. Vous pouvez revoir leurs soumissions régulièrement pour vous assurer qu'elles sont sur la bonne voie. Si quelqu'un se glisse derrière vous, vous pouvez le détecter rapidement et résoudre le problème.^[8]
2 Planifiez des appels de groupe réguliers pour discuter de ce que tout le monde a accompli. Les appels de groupe réguliers sont un excellent moyen de garder vos employés distants responsables et de surveiller leur productivité. Vous pouvez utiliser la fonction d'appel sur une plate-forme de discussion pour que vos employés distants puissent prendre un appel en même temps. Demandez ensuite à tout le monde de dire ce sur quoi ils ont travaillé et quels projets ils ont achevés récemment. Prenez des notes pendant l'appel et passez-les en revue plus tard pour vous assurer que tout le monde travaille suffisamment.^[9]
3 Essayez un logiciel de suivi du temps. Il existe une variété de logiciels et d'applications disponibles qui vous permettent de surveiller le temps que vos employés distants consacrent à leurs projets. Certains programmes prennent même des captures d'écran des écrans d'ordinateur de vos employés pendant les heures de travail afin que vous puissiez surveiller ce sur quoi ils travaillent.^[10]
- Si vous décidez d'utiliser un logiciel de suivi du temps, assurez-vous d'être transparent et expliquez à vos employés pourquoi vous le faites afin de maintenir un environnement de confiance et de respect.

Méthode quatre sur quatre:
Créer un environnement d'équipe

1 Envoyez une newsletter hebdomadaire pour renseigner les employés distants sur les mises à jour de l'entreprise. Même si vos employés distants ne travaillent pas au bureau, vous souhaitez qu'ils se sentent comme faisant partie de l'équipe. Comme ils ne seront pas là pour assister à de grands changements ou événements dans l'entreprise, rédigez une lettre d'information chaque semaine pour les tenir au courant et les faire se sentir inclus. Vous pouvez également inclure des conseils utiles en matière de productivité et d’efficacité dans le bulletin d’information, ce qui les rend encore plus utiles.^[11]
2 Offrez à vos employés des vêtements d'entreprise pour qu'ils se sentent inclus. Les t-shirts, les porte-clés, les sacs ou d'autres articles portant le logo de votre entreprise fonctionneraient tous. Donner à vos employés distants une petite partie de l'entreprise les aidera à se sentir comme s'ils faisaient partie de l'équipe.^[12]
3 Organisez des réunions en personne pour vos employés distants. La planification d'une rencontre est un excellent moyen pour vous et vos employés d'apprendre à se connaître en dehors du courrier électronique et de la vidéoconférence. Vous pouvez inviter vos employés à visiter le siège social de votre entreprise ou organiser un voyage dans un lieu différent et amener des personnes du bureau avec vous.^[13]