Un plan d'amélioration de la performance (PIP en abrégé) est un outil standard pour aider les employés qui ne sont pas performants. Le but d’un plan d’amélioration de la performance est d’aider l’employé à résoudre les problèmes de son travail. En tant que superviseur, il est important de développer un plan d'amélioration de la performance avant de prendre des mesures disciplinaires contre un employé afin de l'inclure dans la stratégie d'amélioration de la performance.

Première partie de trois:
Identifier le (s) problème (s)

  1. 1 Problèmes de performance des documents. Avant de mettre un employé sur un plan d'amélioration de la performance, vous avez besoin d'une preuve précise qu'il est en situation de sous-emploi. Utilisez des informations objectives, factuelles et détaillées pour documenter les problèmes de performance d'un employé. Il est généralement considéré comme la meilleure pratique d'utiliser un format cohérent dans la documentation du rendement des employés afin que tous les employés soient évalués équitablement. Votre documentation doit inclure les éléments suivants:
    • Informations sur l'employé (nom, titre, numéro d'identification, le cas échéant, etc.)
    • Dates pertinentes
    • Description de la différence de performance
    • Description de la performance attendue
    • Description de la performance réelle
    • Toute règle ou politique spécifique susceptible d'avoir été violée [1]
  2. 2 Parlez à votre employé de vos préoccupations. Mener une rencontre franche avec l’employé en question pour partager les problèmes observés avec ses performances. Partager vos observations avec votre employé est important pour qu'il comprenne votre point de vue et reconnaisse qu'il y a un problème. Utilisez votre documentation pour fournir autant d'informations spécifiques à l'employé que possible. Soyez objectif et n'utilisez pas de langage incendiaire ou accusatoire, de sorte que l'employé ne se sente pas attaqué.
  3. 3 Mettez en évidence les manières dont le comportement de votre employé s'écarte du comportement attendu. Dites à l'employé s'il a commis une infraction spécifique à la politique, s'il ne respecte pas les quotas de travail ou s'il ne répond pas simplement aux attentes du poste. Concentrez-vous sur les résultats du comportement plutôt que sur l'individu afin que votre employé puisse voir comment son comportement affecte les résultats au travail ou sur le lieu de travail dans son ensemble.

Deuxième partie de trois:
Développer un plan d'action

  1. 1 Établissez des objectifs d'amélioration spécifiques et mesurables pour votre employé. Les objectifs doivent être définitifs et, si possible, inclure des chiffres pouvant être mesurés ultérieurement pour évaluer efficacement les progrès. Évitez les généralisations ou les termes pouvant être interprétés de différentes manières. La spécificité dans les objectifs d'amélioration évitera les malentendus quant aux attentes entre vous et votre employé. Voici quelques exemples d’objectifs spécifiques:
    • "L'employé produira au moins 150 unités par mois."
    • «L’employé entrera au travail au plus tard à 9h00 tous les jours.»
    • "L'employé n'aura pas plus d'une erreur de calcul par rapport."
  2. 2 Inclure une liste détaillée des ressources disponibles. Toutes les ressources auxquelles votre employé a accès doivent être répertoriées (et éventuellement expliquées). Cela vous aide à documenter que vous avez fourni de l'aide à l'employé et lui donne une idée des outils qui peuvent l'aider à s'améliorer. Assurez-vous que l'employé est conscient de ces supports et de la manière dont il devrait les utiliser de manière appropriée.
    • Ces ressources peuvent inclure des fonds, du matériel de formation, du temps passé loin des responsabilités normales ou du temps et de l'expertise d'autres personnes.
    • Par exemple, un employé aux prises avec la gestion du temps pourrait avoir accès à un outil de planification administrative qui aide à organiser et à fixer des objectifs de temps pour le travail accompli.
  3. 3 Créez un calendrier pour atteindre les objectifs d'amélioration de la performance. Cela permettra à l'employé d'atteindre ses objectifs et de progresser régulièrement vers l'amélioration de la performance globale.
    • Indiquez les dates de début et de fin dans le plan d'amélioration des performances de l'employé, généralement une période de 30 à 90 jours.
    • Indiquez les dates entre les dates de début et de fin et identifiez les objectifs de référence à atteindre à ces dates.
  4. 4 Identifiez la métrique qui sera utilisée pour mesurer les progrès. Pour éviter toute confusion de la part de l'employé, soyez aussi précis que possible sur la manière dont vous évaluerez ses progrès vers l'atteinte des objectifs. Différents objectifs nécessiteront différentes méthodes de mesure. Par exemple, si l'objectif est d'améliorer la fréquentation, indiquez comment vous allez suivre la présence d'un employé. Certains exemples sont:
    • "L’employé utilisera un logiciel informatique _______; le superviseur examinera les registres de présence de ce programme."
    • "L’employé se présentera au superviseur au début de chaque journée de travail."
  5. 5 Indiquez les conséquences attendues après l'achèvement du plan d'amélioration de la performance. Incluez les actions spécifiques que vous entreprendrez si les objectifs sont atteints ou non atteints à la fin du plan d'amélioration de la performance. Votre employé devrait être pleinement conscient de ce qui se passera lorsque le plan prendra fin, afin qu’il sache à quoi s’attendre pour aller de l’avant. Voici quelques exemples de conséquences:
    • "L'employé est en probation jusqu'à ce qu'il réussisse au moins trois des cinq cibles décrites dans le plan d'amélioration de la performance."
    • "L'emploi sera résilié si deux cibles ou plus décrites dans le plan d'amélioration de la performance ne sont pas atteintes."
    • "L'employé sera réaffecté au poste de _____________________________________________________________________" si tous les objectifs décrits dans le plan d'amélioration des performances ne sont pas atteints. "
  6. 6 Examinez le plan d'amélioration de la performance avec votre employé. Il est important de revoir attentivement un plan d'amélioration de la performance avec votre employé afin que vous compreniez et soyez à l'aise avec les termes du plan. Ceci est un accord entre deux parties et peut servir de document juridique à l'avenir, si nécessaire.
    • Fournir à l'employé une copie du plan d'amélioration de la performance.
    • Promenez-vous verbalement à travers chaque aspect avec lui.
    • Permettre à l'employé de répondre et de donner son avis.
    • Apportez tous les ajustements nécessaires au plan pour vous assurer qu'il répond aux besoins des deux parties.
    • Obtenir l'affirmation verbale de l'employé qu'il comprend pleinement les termes du plan.
    • Inscrivez-vous sur le plan avec votre employé pour accuser réception et examen.

Troisième partie de trois:
Suivi

  1. 1 Observez vos employés et documentez la progression. À l'aide de la mesure établie dans le plan d'amélioration de la performance, mesurez les progrès de l'employé dans la réalisation de ses objectifs et documentez les progrès aussi complètement que possible. Cela vous fournira des preuves objectives des progrès de l'employé et vous aidera à partager des commentaires utiles avec votre employé.
  2. 2 Rencontrez votre employé régulièrement pour discuter des progrès. Établissez des réunions de suivi régulières avec l'employé (quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, etc.). Cela tient l'employé responsable de l'amélioration de ses performances et peut l'aider à rester motivé et déterminé à réussir. L'objet de ces réunions est d'aider votre employé à réussir.[2]
    • Fournir à l'employé un retour sur sa progression vers les objectifs d'amélioration.
    • Permettre à l'employé de poser des questions, demander conseil ou demander des clarifications sur les objectifs de performance.
    • Offrir des conseils et des suggestions pour aider l'employé à rester sur la bonne voie.
    • Apprenez-en plus sur votre employé pour mieux comprendre comment vous pouvez l’aider.
  3. 3 Évaluer l'efficacité du plan d'amélioration de la performance. Décidez si votre employé réalise une croissance raisonnable avec le plan d'amélioration de la performance. Si cela ne fonctionne pas, décidez si les lacunes sont liées au plan ou à l'employé. Cela vous aidera à comprendre comment progresser dans vos relations avec l'employé.[3] Si les problèmes découlent du plan d'amélioration des performances, modifiez-le pour rendre les objectifs plus réalisables. Voici quelques questions à poser pour évaluer l’efficacité d’un plan:
    • Le délai doit-il être prolongé?
    • Les objectifs de performance sont-ils trop difficiles à atteindre?
    • Les résultats n'étaient-ils pas entièrement sous le contrôle de l'employé?
  4. 4 Passer à l'action. Si le plan d'amélioration de la performance fonctionne, fournissez à l'employé une rétroaction positive et, le cas échéant, récompensez-le de la manière que vous avez décrite dans le plan (par exemple, en sortant de la probation). Si le plan ne réussit pas à améliorer le rendement et que vous avez écarté les lacunes du plan, prenez les mesures décrites dans votre plan pour aller au mieux des intérêts de votre organisation.