Si vous êtes responsable d'autres personnes, la documentation est un outil de communication que vous pouvez utiliser pour préserver les faits et éliminer les ambiguïtés. Une documentation précise de la performance, bonne et mauvaise, et de la discipline si nécessaire, est essentielle pour les soins à long terme des employés.

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  1. 1 Documenter les questions relatives au personnel au fur et à mesure qu'elles surviennent, pas des semaines ou des mois plus tard. Pour atteindre leur objectif, les documents doivent refléter un compte rendu complet et précis de ce que les individus ont discuté et des événements qui se sont produits à une date donnée.
  2. 2 Mettez de côté un peu de temps. Les avantages de la documentation l'emportent largement sur le temps et les efforts nécessaires aux conversations liées aux performances avec vos employés. Indiquez quels sujets ont été discutés, qui était présent, quels problèmes ou préoccupations ont été soulevés et quelles promesses ou accords ont été conclus, vous construisez une trace papier pour référence future. Amasser un dossier d'employé bien documenté évite les malentendus entre toutes les parties et offre une protection juridique à vous et à votre employeur en cas de litige.
  3. 3 Décrivez les faits saillants d'une conversation. Résumez les termes négociés (c'est-à-dire qui fera quoi, à quelle échéance), les avertissements émis à un employé, les mesures de performance spécifiques que vous avez examinées ensemble et les engagements détaillés de toutes les parties.
  4. 4 S'en tenir aux faits. Ne traitez pas vos notes de conversations avec les employés comme un journal personnel où vous exprimez des opinions et partagez vos émotions. Les documents peuvent devenir publics dans un tribunal, alors gardez les notes professionnelles claires. Ecrivez sur un ton détaché, comme si vous étiez un outsider détaillant ce qui s’était passé à distance. Concentrez-vous sur la qualité du travail, le comportement et la conduite, l'assiduité et la disponibilité. N'attaquez pas le personnage d'un employé.
  5. 5 Inclure des expositions et autres supports pour créer une documentation étanche à l'air. Ce sera différent selon la situation que vous entraînez. Les exemples incluent les suivants: les lettres de plainte des clients comme preuve de la mauvaise prestation de service d'un employé; copies de cartes de pointage comme preuve du retard chronique d'un employé; copie de l'analyse d'un consultant sur la faible productivité d'un employé.
  6. 6 Documenter les réunions disciplinaires avec les employés en prenant des notes qui résument trois éléments des conversations.
    1. La norme acceptable de performance ou d'attente minimale telle qu'elle s'applique à la question en discussion.
    2. La mesure dans laquelle l'employé a atteint ou n'a pas atteint l'objectif spécifié ci-dessus. Indiquez les violations et / ou les mesures disciplinaires en résultant.
    3. Le point de vue, la réponse ou la position de l'employé face au problème. Donnez un compte rendu détaillé de ses points, même si vous n'êtes pas d'accord ou doutez de leur validité.
  7. 7 Demandez à un employé d'examiner et de signer un accusé de réception de votre documentation. Bien que certains travailleurs puissent refuser de se conformer, votre offre est de bonne foi. Si votre employé refuse de signer les documents, expliquez-lui que sa signature indique que vous en avez parlé, et non pas qu'il est d'accord avec ce qui est dit. S'ils ne sont pas d'accord, encouragez-les à déposer un amendement.