Si vous avez un employé dont le comportement ou la performance pose problème, vous vous demandez peut-être quoi faire ensuite. Discipliner quelqu'un est toujours stressant, surtout si les politiques de votre entreprise ne sont pas claires. Apprendre à organiser et à gérer une réunion disciplinaire peut vous aider à corriger les performances et le comportement de votre employé tout en vous assurant de suivre le protocole de l'entreprise.

Première partie de trois:
Convocation d'une réunion disciplinaire

  1. 1 Effectuer une enquête sur l'incident. Avant de tenir une réunion disciplinaire pour un employé, il est impératif que vous examiniez minutieusement l'incident en question. L'enquête peut impliquer des entretiens avec d'autres employés ou des témoins pour des détails sur l'incident. Assurez-vous qu'un représentant des ressources humaines est présent lors de toutes les interviews.[1]
    • Demandez à n'importe qui que vous interviewez de signer une dictée écrite avec précision de leur déclaration.
    • Compiler et examiner les preuves pour et contre l'employé. Si la preuve suggère de manière écrasante que l'employé était en faute, vous devrez procéder à une procédure disciplinaire.
    • Documenter tout ce qui est dit sur l'incident et sur l'employé, y compris par l'employé lui-même.[2]
    • Pour les infractions mineures ou les premières infractions, un avertissement verbal informel est généralement suffisant. Pour des infractions plus graves ou des récidives, une réunion disciplinaire formelle peut être convoquée.
  2. 2 Tenez l'employé au courant de l'enquête. Votre employé a le droit de savoir qu'une enquête est en cours et peut mener à une réunion disciplinaire. Vous ne voulez pas retenir cette information, car la mise en aveugle d'un employé avec des mesures disciplinaires viole généralement les politiques de ressources humaines de la plupart des entreprises.[3]
  3. 3 Planifiez une date, une heure et un lieu pour la réunion. Une fois que vous avez décidé de procéder à une réunion disciplinaire, vous devez prendre les dispositions nécessaires pour la réunion. Choisissez une date et une heure qui conviennent à votre emploi du temps et qui sont réalisables pour l'horaire de l'employé (par exemple, à un moment où l'employé doit être au bureau).
    • Le lieu de la réunion doit être privé et ne sera pas interrompu. Le respect de la vie privée est important pour le respect du protocole et le maintien du moral au travail.
  4. 4 Aviser l'employé par écrit de la réunion. Après avoir réservé un emplacement pour la réunion et programmé une date et une heure, vous devez informer votre employé. L'avis de l'employé doit être envoyé par écrit afin qu'il dispose d'un document écrit détaillant l'incident et la procédure à venir.[4]
    • L'avis doit inclure les détails de l'allégation. Il doit également informer l'employé de la date, de l'heure et du lieu de la réunion disciplinaire, ainsi que de tous les participants présents.
    • Selon les politiques de votre employeur et les règles relatives aux audiences disciplinaires, vous devrez peut-être autoriser l'employé à faire appel à un représentant syndical ou à un collègue de travail. Cela devrait être mentionné dans l'avis écrit.

Deuxième partie de trois:
Tenir la réunion

  1. 1 Avoir un représentant des ressources humaines présent. Il est préférable d'avoir un représentant des ressources humaines (RH) présent à toutes les réunions disciplinaires. Ceci est bénéfique à la fois pour l'employé et pour vous en tant que gestionnaire.[5]
    • Les employés peuvent voir la présence d'un représentant des RH comme une forme de protection contre les procédures disciplinaires injustes.
    • En tant que responsable, vous pouvez souhaiter qu'un représentant des ressources humaines y siège comme témoin.
  2. 2 Réitérer les allégations contre l'employé. Il est préférable de commencer la réunion en rappelant à l'employé ce qu'il a fait de mal. Qu'il s'agisse d'un problème de comportement ou d'un problème de performance au travail, l'examen de ce qui s'est passé et la raison pour laquelle il s'agissait d'un problème constituent une première étape impérative du processus disciplinaire.[6]
    • Soyez clair et complet dans votre résumé des allégations / infractions. Ne négligez aucun détail et assurez-vous que l'employé comprend quel incident est examiné et pourquoi.
    • Si les allégations impliquent une infraction à la loi, vous ne pourrez peut-être pas divulguer tous les détails à l'employé. Cela est particulièrement vrai si une enquête pénale est en cours ou en instance.
    • Consultez un agent de police avant de procéder si l'employé fait ou peut faire l'objet d'une enquête criminelle.
  3. 3 Passez en revue les normes de conduite ou de performance. Après avoir réitéré les allégations à l'encontre de l'employé, il est judicieux de comparer ce comportement avec les normes de conduite et de performance prescrites dans votre entreprise. Cela aidera à clarifier ce que l'employé a fait de mal et ce qui aurait dû être fait différemment. L'examen des normes aide également à protéger la direction contre toute allégation selon laquelle l'employé n'était pas au courant des règles. Il rappelle à l'employé que les règles sont clairement écrites et disponibles pour tous les employés.[7]
  4. 4 Décrivez la politique disciplinaire de l'entreprise. Maintenant que l'employé a été rappelé de ce qui aurait dû être fait différemment et pourquoi, vous voudrez informer l'employé de ce que votre entreprise peut légalement faire pour réprimander cette infraction. L'employé doit être clair sur ce que la direction peut et ne peut pas faire en réponse au mauvais comportement, et vous devez exposer toutes les options disciplinaires disponibles à votre disposition.[8]
    • Bien que vous ne soyez pas arrivé à une décision, il est important que l'employé comprenne ce qui peut arriver après la procédure.
    • L'examen de la politique disciplinaire de l'entreprise aide également à protéger la direction contre les allégations de traitement injuste.
  5. 5 Arrivez à une décision. La décision prise lors de votre réunion disciplinaire dépendra de la nature de l'infraction / de l'inconduite de votre employé ainsi que de la politique disciplinaire en vigueur dans votre entreprise.En général, les infractions mineures justifient des mesures disciplinaires mineures, tandis que les infractions plus graves justifient des mesures plus graves.
    • Les infractions graves peuvent comprendre le vol, les voies de fait ou des actes importants d'insubordination.[9]
    • Maintenez les notes que vous prenez pendant que vous délibérez sur une décision. Ces notes et tous les documents justificatifs de l'enquête et de la réunion doivent être conservés dans le dossier personnel de l'employé ou dans un lieu sûr et verrouillé.
  6. 6 Informez l'employé de votre décision. Une fois que vous avez pris une décision, vous devez informer votre employé de ce qui va se passer ensuite. En fonction des politiques de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être transmettre la décision par écrit à l'employé ou au moins proposer une explication écrite en plus d'une annonce verbale.[10]
    • Gardez la décision confidentielle. Les seules personnes à dire sont l’employé, son représentant syndical (s’il en a un) et le représentant des ressources humaines qui a servi de témoin.
    • Si l'employé doit être suspendu, une brève réunion de suivi devrait être prévue.
    • Différents employeurs peuvent avoir des politiques disciplinaires différentes, mais en général, un avertissement verbal est la première forme de discipline. Les avertissements verbaux sont généralement suivis de réprimandes écrites, de suspensions et d'éventuels licenciements.[11]

Troisième partie de trois:
Suivi après la réunion

  1. 1 Informez l'employé de ce qu'il faut faire différemment. Le but des procédures disciplinaires n'est pas de punir l'employé au point de corriger les problèmes de comportement et de performance. En tant que tel, vous devrez peut-être donner à votre employé des rappels de temps à autre sur ce qu'il devrait faire différemment.[12]
    • Donnez des exemples clairs. Décrivez ce qui aurait dû être fait différemment dans l'incident étudié et fournissez des exemples hypothétiques de situations similaires.
    • Ne soyez pas autoritaire et ne corrigez pas votre employé devant ses collègues. Évaluez la situation et demandez à parler en privé si nécessaire.
  2. 2 Surveiller les performances de l'employé après la réunion. Au fil du temps, votre employé devrait avoir appris de la réunion disciplinaire. Ils doivent mettre en œuvre les modifications que vous avez recommandées et leur comportement (bon ou mauvais) doit être surveillé au fil du temps.[13]
    • Recherchez les améliorations et les infractions futures. Félicitez l’employé pour son comportement corrigé et donnez votre avis verbal sur le comportement qui doit encore être corrigé.
  3. 3 Organisez des réunions de suivi si nécessaire. Si le comportement ou la performance de l'employé ne change pas pour répondre aux attentes de l'entreprise, de futures conversations peuvent être nécessaires avec l'employé. Ces conversations peuvent mener à d'autres réunions disciplinaires, ou peuvent être aussi simples que de fournir des commentaires et des conseils, en fonction de la nature de l'infraction et de la réponse de l'employé aux commentaires.[14]