Une retraite pour les employés peut constituer une excellente pause par rapport au quotidien de votre lieu de travail, ce qui vous permet d'explorer de nouvelles stratégies et de vous constituer en équipe. Pour le rendre aussi efficace que possible, vous devez planifier votre retraite bien à l’avance. Commencez par planifier la logistique, puis passez au calendrier.

Première partie de trois:
Planification de la logistique

  1. 1 Identifier un objectif. Avant de décider comment vous souhaitez organiser votre retraite, vous devez avoir un objectif en tête. Vous voulez peut-être une retraite qui construira l'unité parmi votre personnel. Alternativement, peut-être vous voulez une retraite où vous réfléchissez de nouvelles idées pour votre entreprise. Une autre option est une retraite destinée à former vos employés à de nouvelles compétences. Quoi que vous choisissiez, cela déterminera comment vous planifiez votre retraite.[1]
    • D'autres objectifs pourraient inclure le fait de rassembler des personnes sur de longues distances ou d'encourager tous les employés à prendre part à la planification de ce qui attend la société.[2]
    • Vous pouvez trouver que vous avez besoin de différents types de retraites à des moments différents. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de retraites de team-building lorsque vous démarrez une entreprise pour la première fois ou lorsque vous avez un chiffre d'affaires important. Plus tard, vous pouvez avoir besoin d'une retraite axée sur les changements dans votre entreprise.[3]
  2. 2 Préparez votre budget. Avant de pouvoir vraiment planifier votre retraite, vous devez décider exactement combien vous pourrez y consacrer. Cela comprend les frais d'hébergement et de repas et de voyage. Vous devez également réfléchir à la durée pendant laquelle le bureau doit être arrêté (voire pas du tout), ainsi qu'au temps que les employés consacreront à la préparation de la retraite. Tenez compte de tous ces facteurs lorsque vous établissez votre budget.[4]
  3. 3 Assurez-vous que d'autres personnes ont leur mot à dire dans la retraite. Si vous voulez que les gens obtiennent quelque chose de votre retraite, ils doivent être investis. Prenez les suggestions des employés sur le type de retraite qui fonctionnerait le mieux et sur ce qui doit être discuté lors de la retraite. S'ils ont leur mot à dire, ils seront plus enclins à participer.[5]
    • Essayez d'envoyer un email demandant des suggestions. Vous pouvez également avoir une boîte à suggestions anonyme sur la retraite.
    • Une autre option consiste à envoyer une question à tous les employés. Avoir les réponses envoyées au facilitateur. Par exemple, vous pourriez demander: "Qu'est-ce qui fera de cette retraite un succès?"
  4. 4 Choisissez un endroit loin du bureau. Il peut être tentant d’avoir une retraite dans votre bureau pour économiser de l’argent. Cependant, cela ne suffit généralement pas pour être vraiment efficace. Sortir les gens de leur routine peut aider à générer de nouvelles idées et de nouvelles relations.[6]
    • Même si votre entreprise n'a pas beaucoup d'argent à consacrer à une retraite, vous pouvez toujours aider vos employés à quitter le bureau. Par exemple, vous pouvez louer une chambre dans une bibliothèque locale ou même l’avoir dans le pavillon du parc à proximité si le temps le permet. Une autre option consiste à demander aux clients d'utiliser les espaces dont ils disposent.
    • Si vous avez plus d'argent, le ciel est la limite. Vous pouvez vous isoler dans un endroit boisé ou opter pour quelque chose de plus excitant, comme Las Vegas.
  5. 5 Assurez-vous que votre emplacement a tout ce dont vous avez besoin. Lorsque vous regardez un emplacement, assurez-vous de vérifier les détails. Il doit avoir un endroit où vous pouvez tous travailler ensemble. Internet doit être rapide si vous prévoyez de travailler sur vos ordinateurs, ainsi que les endroits où vous devez vous connecter. Vous aurez également besoin d’avoir accès à de la bonne nourriture, même si vous n’avez qu’à commander. avoir un bon arrière-plan, donc ça ressemble vraiment à une retraite, plutôt que juste plus de travail.[7]
  6. 6 Décidez si vous voulez un facilitateur. Vous pensez peut-être que vous pouvez organiser la retraite vous-même, et vous avez peut-être raison. Cependant, une aide extérieure peut être utile. Les animateurs peuvent provenir de votre entreprise, si votre entreprise est importante, par exemple du département des ressources humaines ou d'un autre service qui interagit peu avec le vôtre. Ils peuvent également provenir d'un cabinet de conseil externe.[8]
    • L'animateur doit être un expert en dynamique de groupe, pas dans votre domaine. L'animateur aidera à orienter les discussions, à faciliter les décisions et à encourager le travail d'équipe. Un animateur peut également vous aider à planifier la retraite et à définir un objectif et un calendrier pour la retraite. En outre, le facilitateur agit comme un enregistreur officiel de l'événement, de sorte que vous sachiez ce qui a été dit.[9]
    • Avoir un facilitateur vous permet de participer à la retraite plutôt que de simplement l'exécuter. Cela peut aussi vous aider si vous avez des problèmes de bureau et que vous utilisez la retraite pour résoudre ces problèmes. Un animateur peut être mieux équipé pour gérer un grand groupe, en particulier si votre retraite compte plus de 20 personnes.
    • En outre, un animateur peut aider à générer de nouvelles idées d'une manière que vous ne pourrez peut-être pas réaliser. C'est-à-dire que vous travaillez régulièrement avec vos employés afin qu'ils vous répondent de manière prévisible. Avoir quelqu'un de nouveau peut aider à créer une atmosphère différente avec vos employés, en les ouvrant à plus de participation.
  7. 7 Décidez comment vous allez faire la nourriture. En retraite, vous pouvez avoir de la nourriture fournie par l'hôtel ou un traiteur extérieur. Vous pouvez laisser les gens se procurer de la nourriture par eux-mêmes avec une allocation journalière, ou vous pouvez même encourager le travail en équipe en organisant des repas tous les soirs. Quoi qu’il en soit, vous devez planifier à l’avance.[10]
    • Assurez-vous de répondre aux besoins alimentaires de vos employés. Avoir à la fois des options saines et des options moins saines, ainsi que des options végétariennes et sans gluten, si cela est approprié.
    • Si vous servez de l'alcool et que vous avez engagé des barmans, assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel pour servir les boissons. De plus, assurez-vous que tout le monde a un chez-soi sûr si la conduite est en cause.
  8. 8 Donnez à vos employés des informations à l'avance. Un moyen de faciliter une meilleure discussion lors d'une retraite est de leur fournir des vidéos ou des présentations informatives à l'avance.De cette façon, ils peuvent lire les informations sur l’avion ou au travail et être prêts à en discuter lors de la retraite.[11]

Deuxième partie de trois:
Définition d'un horaire

  1. 1 Décidez de la durée de la retraite. La durée de votre retraite dépendra de plusieurs facteurs. Une, bien sûr, sera combien d'argent vous avez pour financer une retraite. Cependant, le nombre de jours de travail que vous souhaitez abandonner limitera également la durée de la retraite. Une retraite peut être aussi courte qu'une journée ou d'une semaine, selon ce que vous voulez accomplir lors de la retraite.[12]
    • Par exemple, une retraite de team-building peut être accomplie en une journée, mais les retraites plus complexes, telles que celles visant à changer la direction de l’entreprise, nécessiteront plus de temps.
  2. 2 Décidez exactement quels problèmes vous allez traiter. Vous avez décidé d'un objectif principal, décomposez maintenant cela en petits problèmes. Gardez à l'esprit que vous ne voulez pas surcharger. Laissez vos employés disposer du temps dont ils ont besoin pour travailler sur chaque problème au lieu de court-circuiter chaque tâche, vous laissant ainsi des solutions à moitié terminées.[13]
  3. 3 Faites un horaire quotidien. Vous devriez avoir la journée programmée pour que vos employés sachent à quoi s’attendre. Essayez de ne pas le démarrer trop tôt, car c'est une retraite. Prévoyez du temps pour les séances de discussion et les présentateurs, ainsi que le temps prévu pour les repas et les pauses.[14]
    • Soyez réaliste à propos des repas. Si vous fournissez toute la nourriture, une heure au déjeuner peut être raisonnable. Si vous ne l'êtes pas et que vous êtes dans une nouvelle ville, vous voudrez peut-être laisser plus de temps à vos employés pour trouver le déjeuner et revenir.
    • N'oubliez pas de planifier le temps. Tout le monde n'a pas l'énergie mentale nécessaire pour travailler avec ses collègues toute la journée, tous les jours, même la nuit. Certaines personnes ont besoin de temps pour se ressourcer.[15]
  4. 4 Choisissez des présentateurs. Si vous souhaitez que certains sujets soient abordés, vous devez savoir à l'avance qui fera ces présentations. Vous pouvez faire appel à des consultants externes pour faire des présentations ou enseigner de nouvelles compétences, mais vous pouvez également demander aux employés de présenter des informations sur leurs départements ou projets en cours. Programmez ces présentateurs dans le programme, en gardant à l’esprit ce qui est le plus important à avoir au départ.[16]
  5. 5 Rendez les employés bien informés. Lorsque vous planifiez votre retraite, vos employés doivent être informés de tous les détails du voyage bien à l’avance. Un mois est le minimum, mais plus c'est l'idéal. Vous devez également décider comment les employés obtiendront où vous allez et comment ils seront remboursés. Par exemple, si vous voyagez, vous pouvez autoriser les employés à planifier leurs propres vols et à leur fournir une carte de crédit ou un remboursement après coup.[17]
    • Envoyez les détails dans plusieurs formats, y compris le courrier électronique et un paquet physique. Ayez également des informations affichées autour du bureau.

Troisième partie de trois:
Après quelques directives de base

  1. 1 S'éloigner du quotidien Une retraite de travail est l’occasion de s’éloigner de toutes les banalités de la vie quotidienne au travail. C'est l'occasion de prendre du recul et de voir la situation dans son ensemble. Ne perdez pas votre temps à vous concentrer sur les petits détails. Tenez-vous en arrière et concentrez-vous sur l'avancement de votre entreprise.[18]
    • Une façon de se concentrer sur la plus grande image est de parler des 3 W. Autrement dit, concentrez-vous sur qui vous êtes en tant qu’organisation, ce que vous faites en tant qu’organisation et pourquoi vous le faites.
  2. 2 Décidez comment les décisions seront prises. Si le but de votre retraite est de prendre des décisions importantes concernant l’entreprise, vous devez décider de la manière dont ces décisions sont prises. Les participants devraient savoir, par exemple, si les décisions seront prises à la majorité des voix.[19]
    • De plus, les participants doivent savoir s'ils font des recommandations au leadership ou s'ils prennent des décisions que les dirigeants respecteront. Cela peut saper le travail que vous faites à la retraite si les participants pensent que les dirigeants vont se plier à leurs décisions, puis les dirigeants choisissent de ne mettre en œuvre que certaines parties.
  3. 3 Laissez tout le monde avoir son mot à dire. La discussion devrait être ouverte à tous ceux qui sont en retraite, pas seulement aux leaders. Si vous voulez seulement que certaines personnes aient leur mot à dire, c'est à vous de choisir. N'amenez pas les gens juste pour faire taire leurs opinions.[20]
    • Une façon de le rendre plus accessible à tous est de distribuer du papier et des marqueurs similaires. Ensuite, les gens peuvent écrire des idées sur papier pour générer une discussion.
    • Vous pouvez également demander au facilitateur d’encourager les gens à parler qui n’ont pas encore beaucoup parlé de la retraite.
  4. 4 Réalisez que vous pouvez avoir plus d'un objectif. En d'autres termes, vous pouvez vous concentrer sur la génération de nouvelles idées pour l'entreprise, mais malgré tout, vous pouvez consacrer du temps à développer votre équipe. Faites des exercices de team-building pour encourager les gens à travailler ensemble et à se connaître.[21]
    • Le travail d'équipe peut faire partie du travail. C'est-à-dire que lorsque vous travaillez sur un problème, encouragez les gens à travailler ensemble pour le résoudre.
  5. 5 Ne vous concentrez pas uniquement sur le travail. Quel que soit l’objectif de votre retraite, c’est aussi le moment pour les gens de faire connaissance. Assurez-vous de ne pas utiliser les ordinateurs lorsque les gens peuvent manger ensemble ou assister à un spectacle ensemble. Si vous êtes dans les bois, faites en sorte que les repas soient une occasion pour tous de se retrouver et de cuisiner.[22]
  6. 6 Restez sur le sujet. Lors des retraites, comme lors de n'importe quelle réunion, il peut être tentant de partir en tangentes. Cependant, il est important de rester sur le sujet autant que possible. Un moyen d’aider le groupe à rester sur le sujet est de sauvegarder d’autres idées pour plus tard. Si quelqu'un commence à sortir sur une tangente, notez-le et revenez à ces idées enregistrées plus tard dans la journée.[23]
  7. 7 N'ayez pas peur d'entrer dans de plus petits groupes. Les plus petits groupes peuvent parfois attaquer les problèmes plus efficacement. Si vous travaillez sur un gros problème ou un grand projet, divisez-le en plusieurs parties et laissez les équipes individuelles travailler sur chaque partie. De cette façon, plus de personnes ont leur mot à dire dans le résultat final.[24]
  8. 8 Faites un plan d'action. Si le but de votre retraite est de mettre en œuvre de nouvelles stratégies ou de résoudre un problème, vous ne pouvez pas vous contenter d’idées. Vous devez prendre des mesures concrètes pour savoir comment il sera mis en œuvre lorsque vous retournerez à votre bureau. Attribuez des tâches à des individus ou à des équipes et laissez-les élaborer un plan sur la manière dont cela fonctionnera au bureau. Vous devez également créer des délais, en collaboration avec la personne ou l’équipe, pour ces plans.[25]
  9. 9 Attendez-vous à un débriefing de la part de l'animateur. Le travail de l'animateur consistera en partie à résumer et à évaluer ce qui s'est passé lors de la retraite. En une semaine, vous devriez recevoir cette évaluation et vous devriez pouvoir transmettre toute analyse appropriée à vos employés. Le rapport devrait se concentrer sur ce qui a bien fonctionné mais aussi sur ce qui peut être amélioré à l’avenir.[26]